Eet die kikker op je meest productieve moment van de dag

Je wekker gaat af, je draait je om en snoozed nog een paar keer. Op je gemak ga je naar de douche of drink je een kop koffie. Je vindt het heerlijk om de dag rustig op te starten.

Fout!
Volgens experts ben jij de eerste uren van de dag het meest productief.

Geen tijd om te treuzelen dus! Maak er gebruik van!

Stop met uitstellen!

Productief door een goede nachtrust

Er zijn veel studies die beweren dat ook jouw eerste uren van de dag de meest productieve uren van de dag zijn. Dit komt doordat je zintuigen in de nacht zijn hersteld en optimaal functioneren als je net wakker bent. Een mooie tijd dus om die kikker, dat vervelende klusje, direct aan te pakken.

Ben je geen vroege vogel? Geen probleem, al zijn jouw eerste uren van de dag pas in de middag, als je maar de eerste uren nadat je wakker bent inzet voor die groene kikker! Als je dat doet, dan weet je zeker dat je to-do-lijst slinkt.

Weet wat je wilt gaan doen

Wil je productief zijn op de meest productieve uren van je dag? Weet dan vooraf al wat je wilt gaan doen tijdens deze meest productieve uren.

Nu we hebben geconstateerd dat een langzame start van de dag je productiviteit aantast, is het zinvol om de avond van tevoren al te weten welke kikkers er op je liggen te wachten.
Welke klussen wil je echt van je lijstje afstrepen? Welke daarvan is het meest uitdagend en schuif je liever voor je uit?

Zet de taak die je steeds voor je uitschuift als eerste op je agenda en je zult merken dat je je voor niets druk hebt gemaakt.

Begin daarom je dag niet met het inventariseren van je taken voor deze dag, maar sluit de dag af door de taken voor de volgende dag al op een rijtje te zetten.

Laat je mail even links liggen

Het is zonde om je mail te lezen en weg te werken op de meest productieve uren van je dag. Laat je mail nog even links liggen en begin met het werk dat écht aandacht van je vraagt. Sta desnoods iets eerder op zodat je afleidingen gemakkelijker voorbij gaat.

Je zult merken dat je de rest van de dag lekker werkt, want het ergste/moeilijkste werk is dan al gedaan.

Hoe kom je erachter wat jou meest productieve uren van je dag zijn?

Geen mens is hetzelfde en misschien geldt voor jou wel dat je hele andere uren productief bent.
Hoe kom je daar nu achter?

1. Houd een dagboek bij van je productiviteit
   Noteer elke dag de tijd en duur van je meest productieve uren en vergelijk ze aan het eind van de week om patronen te ontdekken.
2. Luister naar je lichaam
   Let op wanneer je je het meest alert en gefocust voelt. Dit kan bijvoorbeeld zijn, zoals onderzoek heeft aangewezen, als je net wakker wordt. Maar misschien geldt het wel voor jou wel dat je het meest productief in de avond bent, als je al een aantal taken hebt volbracht.
3. Monitor je slaap
   Slaap speelt een cruciale rol in onze energieniveaus en cognitieve prestaties. Als je bijhoudt hoeveel slaap je krijgt en op welke tijdstippen, ontdek je wanneer je het best presteert. Misschien is dat wel na een powernap.
4. Experimenteer
   Probeer verschillende werkschema’s uit om te zien wanneer je het meest productief bent. Probeer bijvoorbeeld een week lang elke ochtend een kikker weg te slikken en een week lang elke avond. Observeer wat het beste werkt voor jou.

Productiviteit is afhankelijk van diverse factoren

Er is niet één bepaalde techniek voor iedereen om de meest productieve uren van je dag effectief te gebruiken. Productiviteit hangt af van factoren als leeftijd, levensstijl en persoonlijke voorkeuren. Maximaliseer jouw productiviteit door kikkers weg te slikken wanneer jij op je best bent.

  Dat is de manier om je bedrijf te laten groeien.

Chaos in je hoofd? Stop dan met het verliezen van jezelf in een zee van informatie

Hoe komt die chaos in je hoofd?

Ik zie chaos in je hoofd als een bibliotheek zonder systeem.

Stel je voor dat je in een grote bibliotheek rondloopt. Overal zie je rekken met boeken van alle soorten en maten met allerlei informatie.
Heerlijk!
Je kunt natuurlijk een beetje rondsnuffelen en maar zien welk boek je uiteindelijk in je handen hebt. Of je bent op zoek naar specifieke informatie.

Maar hoe vind je dat specifieke boek zonder een zoeksysteem?
Geen categorieën?
Geen letters of kleuren?
Geen leeftijden of onderwerpen?

Alles is willekeurig in de boekenkasten gezet en kijk maar of je het vindt.
Niet te doen toch?

Zo werkt je geheugen! Voor je het weet heb je uit je geheugen een ‘boek’ gepakt met informatie waar je nu helemaal niets aan hebt en kun je het ‘boek’ over wat je wel nodig hebt niet vinden.

Herken je dat?

Van chaos in je hoofd naar een rustig hoofd

Als ondernemer heb je veel informatie te verwerken en zijn er veel ‘losse eindjes’ waar je wat mee moet doen.
Je kunt dit natuurlijk onthouden. Je brein heeft genoeg capaciteit om veel informatie op te slaan. Maar als je het niet goed opslaat dan wordt het een chaos in je hoofd. Jij en ik weten allebei dat een chaos in je hoofd niet echt zinvol is voor je business.

Dat betekent vooral fouten maken…

Problemen van een chaotisch hoofd

Bij het verkeerd opslaan van dingen die je wilt onderhouden overbelast je je werkgeheugen. En dat levert problemen op:

• Gevoel van overweldiging
  Als je te veel informatie tegelijkertijd wilt verwerken kan dit leiden tot een gevoel van overweldiging en angst.
• Slecht geheugen
  Als je hoofd te vol zit kan het moeilijk zijn om nieuwe informatie op te nemen en te onthouden. Je brein is te druk bezig met het verwerken van alle verschillende informatie. Een error net zoals je dat krijgt als je te veel opdrachten geeft aan je computer.
• Slechte concentratie
  Een teveel aan informatie en taken kan leiden tot een afname van de concentratie. Het wordt steeds moeilijker om je te richten op één taak.
• Fysieke symptomen
  Te veel stress kan leiden tot allerlei andere problemen. Denk aan hoofdpijn, vermoeidheid, spierspanning of hartkloppingen.

Wat is te veel chaos in je hoofd?

Wat voor jou te veel is, kan voor een ander geen enkel probleem zijn. De drempel is namelijk voor iedereen anders, maar als jij of de ander de grens bereikt, voelt die grens voor allebei net zo sterk.

Een te veel aan taken en verantwoordelijkheden, afspraken en verwerken van informatie kan wel degelijk leiden tot een te vol hoofd.
Zeker als jij je brein als jouw persoonlijke PA gebruikt.

Hoe voorkom je dat je jezelf verliest in de hoeveelheid werk?

Ik kan je natuurlijk gaan uitleggen hoe je het beste dingen kunt onthouden. Maar die training is vele malen zwaarder dan de volgende acties:

1. Stop met je brein te gebruiken als persoonlijk PA.
2. Ga structuur aanbrengen in jouw bibliotheek.
3. Stel prioriteiten.
4. Neem de afspraken met jezelf net zo serieus als afspraken met anderen.
5. Gun je brein wat rust en gebruik een extern geheugen.
6. Geef je brein de kans om te denken. Dit doe je door rust te nemen.

Zijn dit voor jou open deuren?

Je hebt dit vast eerder gehoord. Maar toch lees je nu dit blog.

Waarom is dat?
Heb je nog chaos in je hoofd?
Wat weet je wel maar doe je nog niet?
En waarom is dat zo?

Het begint natuurlijk altijd met het erkennen van je uitdaging.
En pas dan kunnen we samen gaan zoeken naar een oplossing die bij jou past.

Hoe doe je dat dan?

Hoe je van een chaotisch hoofd naar een rustig hoofd komt ga ik je vertellen in mijn programma: https://www.inekeswart.nl/structuur-traject/

Neem contact met mij op als je er meer over wilt weten.
Dan gaan we samen aan de slag en weet je hoe jij jouw geheugen het beste kunt ondersteunen.

Het wordt nu tijd dat je stopt met jezelf te verliezen in een zee van informatie.
Gun jezelf meer rust en houvast.

Gaat privé boven werk voor klanten, of gaan juist je klanten voor privé-afspraken?

Kiezen tussen je klanten of privé, waar leg je de prioriteit? Het is een spagaat waar veel enthousiaste en betrokken ondernemers tegenaan lopen. Wat nou als je beloofd hebt om met je dochter naar paardrijles te gaan maar je klant zit op je huid met een probleem dat hij/zij graag snel opgelost wilt hebben?

En je raadt het al, jij hebt de oplossing!
Wat doe je?
Waar liggen je prioriteiten?

Vooraf je prioriteit vastzetten

Om niet in deze spagaat terecht te komen is het mega belangrijk dat jij voor jezelf helder hebt waar jouw prioriteiten liggen. Daarna mag je kijken naar hoe je deze prioriteiten ook prioriteit kán geven zonder je schuldig te voelen.

Want laten we eerlijk zijn? Hoe vaak heb jij een belofte aan jezelf of aan een dierbare verbroken omdat werk nu eenmaal voorgaat? En hoe vervelend is dat schuldgevoel?

Je hoeft niet te kiezen

De ondernemers die ik spreek moeten vaak kiezen en voelen zich daar rot bij. Want als je op het punt komt dat je moet kiezen, dan moet je iemand teleurstellen. En dat doe je natuurlijk liever niet. Maar de afspraken aan jezelf zijn ook belangrijk. Heb jij je voorgenomen om te gaan sporten maar laat je deze afspraak met jezelf liggen omdat je klanten voorgaan? Dit is niet goed voor je energie en dus ook niet voor je productiviteit.
Dat moet anders!
Dat kán anders!

Hoe zorg je er nu voor dat je niet hoeft te kiezen?

Iedereen tevreden houden kan natuurlijk nooit. Dat moet je ook niet willen. Maar jezelf tevreden houden kan wel. Daar heb je immers zelf alle touwtjes voor in handen. Herken je het gevoel dat je overal tekort komt omdat je iedereen tevreden wilt houden?

Dan is het nu tijd om eens serieus je prioriteiten op orde te krijgen.

Prioriteren komt voor planning!

Je kunt geen goede planning maken als je niet goed hebt nagedacht over wat voor jou prioriteit heeft. Advies: Zet jezelf op de 1e plaats!

Jij bent jouw bedrijf en als met jou niet goed gaat dan gaat het ook niet goed met je bedrijf.

Begin dus om na te denken over de dingen die jou energie geven en plan deze direct in je agenda. Beloof jezelf dat je deze taken de hoogste prioriteit geeft, ook al lijken ze minder belangrijk, dat zijn ze zeker niet! Ontspanning komt voor inspanning!

7 stappenplan om te prioriteren

1. Plan eerst je vrije tijd in, je vakanties, verjaardagen en weekendjes weg.
2. Zorg dat je alles wat je wilt en moet doen in 1 overzicht hebt. Dus geen losse briefjes, herinneringen of krabbeltjes in verschillende checklisten. Gebruik 1 helder systeem.
3. Bekijk de Matrix van Eisenhouwer en verdeel zorgvuldig alle taken die je hebt. Durf ook taken te laten vervallen?
4. Bekijk per taak het tijdspad wanneer het klaar moet zijn. Is dat realistisch? Kan je nog wat veranderen aan de deadline zodat het wel haalbaar is of moet je taken gaan uitbesteden?
5. Maak elke dag een 3-doelen-plan. Zet drie taken op je lijstje van de dag. Als je die 3 taken klaar hebt is je dag geslaagd. Maar blijf realistisch. Krijg je die taken ook af? Ben je afhankelijk van anderen en zijn deze anderen beschikbaar voor jou? Met je dochter naar paardrijles gaan kan 1 van deze taken zijn. Zie dat ook zo.
6. Maak een gewoonte van het plannen van je taken in je agenda. Vaak staan daar alleen je afspraken en dan lijkt het alsof je veel tijd hebt, maar aan het einde van de dag kom je erachter dat je niet hebt gedaan wat je wilde doen.
7. Bepaal wanneer je stopt. Blijf niet doorbuffelen als iets niet lukt. Bepaal vooraf wanneer je stopt. Wanneer je pauze hebt of wanneer het een paar minuten lummeltijd is. Dit lijkt verloren tijd maar het tegendeel is waar.

Kies bewust kies voor jouw prioriteiten

Als je weet waar jouw prioriteit ligt kan je dit ook bespreken. Niet alleen privé maar ook met je klanten. Dat zorgt voor een helder verwachtingsmanagement.

Hoe vaak is het voorgekomen dat jij privé-afspraken hebt laten liggen om je klant te helpen? Maar dat diezelfde klant jouw werk vervolgens gemakkelijk dagen laten liggen? Vaak is het minder urgent dan op dat moment wordt aangegeven. Blijf objectief kijken naar je planning en je prioriteiten.

Dat geeft rust en helderheid.

Makkelijker gezegd dan gedaan?

Als je nu het gevoel krijgt dat het makkelijker gezegd is dan gedaan dan is deze boodschap zeker voor jou bedoeld! Dit stappenplan komt uitgebreid aan bod in het structuur traject. Bekijk hier wat dit inhoudt of neem gerust contact met mij op zodat we samen kunnen bepalen of dat is wat je nu nodig hebt.

Mens erger je niet

Mens erger je niet maar elimineer de blokkades die je op weg naar je doel tegenkomt.

Heb jij helder in beeld waar je bent en waar je naartoe wilt?
Misschien heb je samen met je businesscoach kernwaarden geformuleerd en pijlers gezet die richting geven aan de wijze waarop je je doel gaat bereiken.

Hoe behoud je je focus onderweg?

We hebben het al vaak gehad over uitstelgedrag en focus op je to-do-lijstje. Maar het is ook handig om je focus wat breder te trekken.
Focus is heerlijk als je een dagplan hebt of bij je weekplanning.
Maar hoe zit het met je jaarplan of meerjarenplan?

Mens erger je niet

Wanneer je je einddoel over 5 jaar hebt uitgeschreven, formuleer dan ook een einddoel per jaar.
Ik zie het als het spelletje ‘mens erger je niet.’
Je hebt een kleur gekozen en je weet waar je de pionnen moet parkeren. Maar gedurende de weg daarnaartoe word je door anderen van het bord geknikkerd. Er zit niets anders op dan opnieuw te beginnen.

Zo is het ook op weg naar jouw doel. Je weet wat je wilt en hoe je er wilt komen maar onderweg zijn er allemaal blokkades op je weg. Daardoor word je van je weg geknikkerd.
Het gevaar is dan dat je de weg aanpast of dat je het opgeeft.

Mens erger je niet.
Adem een keer diep in, en begin opnieuw. Voor je het weet gooi je weer een zes en loop je snel naar je doel.

Tussentijdse doelen geven moed

Zeker voor doelstellingen op lange termijn is het zinvol om kortere termijn doelstellingen te formuleren.

Net als het spelletje ‘mens erger je niet’. Je hebt meerdere pionnen naar de eindstreep van winst te brengen. Maar als er een pion is geparkeerd in de veilige haven, dan kan er niets meer gebeuren.
Dat geeft vertrouwen dat ook die laatste pion komt waar het moet zijn.

Zo is dat ook met tussentijdse doelen. Wanneer het tussentijdse doel is gehaald kan niets en niemand meer een blokkade opwerpen. Je wordt niet meer van de weg af gegooid. Je hebt het gehaald! En zo kan je door naar de andere delen van je plan.

Dat geeft vertrouwen en stimuleert je moed.

We kijken te weinig achterom

Als ambitieuze ondernemer kijk je te weinig achterom. Je kijkt vooruit en niet terug. Maar als je terugkijkt zie je dat je al een hele weg hebt afgelegd. En als dát je is gelukt dan lukt het ook om verder vooruit te komen.

Het vieren en afstrepen van je tussentijdse doelen geeft nieuwe positieve energie. De weg naar je volgende doel is in zicht en daardoor behoud je je focus.

Blokkades oplossen

De meeste blokkades zitten in je hoofd. Je denkt van alles en nog wat. Niet alleen voor je business maar ook privé lopen er allerlei taken door je hoofd. Dat zijn de blokkades op je weg.

Een Braindump helpt je om wat rust in dat hoofd te krijgen en de taken te structureren. Plan voor jezelf een dag of dagdeel waarop je al dat geneuzel in je hoofd wegwerkt.

Een dagdeel vol kleine op eerste gezicht niet echt belangrijke taken. Dat abonnement opzeggen, de boodschappen halen, de bonnetjes opbergen, de agenda bijwerken, dat ene lastige mailtje beantwoorden, de boekhouder bellen of wat dan ook. Allemaal kleine klusjes die je heel gemakkelijk kunt uitstellen maar wel ruimte in je hoofd innemen.

Mens erger je niet dagdeel

Al die taken vragen ruimte in je brein die daardoor vol raakt. Een vol brein zorgt ervoor dat je je gaat ergeren. O ja, dat moet ik echt niet vergeten!
Plan voor jezelf een ‘mens erger je niet dagdeel’.

Aan het einde van de ochtend heb je deze klusjes die al dagen of weken in je hoofd rondspelen opgelost. Want ben eens heel eerlijk ….Zoveel tijd had je er niet voor nodig.

Maar die taakjes vragen wel veel van je energie.
Dus hup, mens erger je niet langer en pak je agenda erbij en plan een dagdeel.
Zie het als het gooien van dubbele zes, je gaat als een speer vooruit op weg naar je doel.

Focus op de eindstreep

Als je regelmatig een Braindump doet en taken structureert kun je de blokkades op je weg naar succes wegwerken met een mens erger je niet dagdeel, op die manier heb je al je pionnen voor je het weet in de veilige haven.

Hoe klinkt dat voor jou?

Mens erger je niet langer en kies nu voor structuur in je planning zodat je focus houd op het eindresultaat en niet afgeleid wordt door geneuzel op je pad. Lees meer over mijn structuurtraject dat jou helpt je focus te houden en je doelen te behalen.

Mens, stop met ergeren.

Takenlijstje of Knoop in je zakdoek?

Hoe zorg je ervoor dat je dingen niet vergeet?
Mijn vader had vroeger een zakdoek van katoen in zijn zak. Je kent ze wel zo’n zakdoek waar van alles mee werd schoongemaakt inclusief de neus. Dat ding werd dus te pas en te onpas uit zijn zak gehaald.

Als mijn vader iets niet wilde vergeten legde hij een knoop in zijn zakdoek in de hoop dat zijn geheugen hem niet in de steek liet. Als hij dan zijn zakdoek weer uit zijn zak haalde voor een ‘schoonmaakklusje’ dan zag hij de knoop en dacht… wat moet ik niet vergeten (?) en na even na te denken dacht hij… oh ja!

Gelukkig doen we dat tegenwoordig anders

De moderne tijd is niet alleen fijn omdat we nu vooral papieren zakdoekjes gebruiken ;).  Maar ook omdat we digitale mogelijkheden hebben om je te helpen herinneren aan wat je nog moet doen. Je hoeft niet meer te gokken of je brein je in de steek laat of niet.

De mogelijkheden voor een extern geheugen zijn grenzeloos. Je maakt heel gemakkelijk via de app naar keuze een takenlijstje aan.
Je smartphone laat je dan op tijd weten dat je iets niet mag vergeten.

Takenlijstje organiseren

Maar zo’n takenlijstje wordt door dit gemak ook langer en langer. Bij het wegstrepen van 1 taak komen er 2 bij. Ken je dat? Je zou er toch bijna gek van worden? Hoe ga je dat organiseren?

Als structuurfreak kan ik je allerlei tools en procedures geven om niet gek te worden. Maar dat helpt allemaal niets als jij niet anders naar je takenlijstje gaat kijken.

Het is maar net hoe je ernaar kijkt

Als je de manier verandert waarop je naar je dingen kijkt, veranderen
de dingen waarnaar je kijkt.

Laten we het eens proberen. Doe je mee?

1. Raak verslaafd aan het beloningshormoon

Je kunt verslaafd raken aan een beloningshormoon dit geeft je een lekker gevoel. Je ziet dit bijvoorbeeld bij roken, snoepen of gokken. Maar wist je dat het afvinken van een taak je ook een beloningshormoon geeft?

TIP: Als je ergens verslaafd aan wilt raken dan is het wel aan het afvinken van je taken. Lekker! Het geeft je een heerlijk gevoel van mentale rust en controle. Vink, next!

2. Krijg rust in plaats van stress door een takenlijstje

Het lijkt mode te zijn om te zeggen dat je het druk hebt en stress ervaart. Maar je wilt toch liever zeggen dat je rust ervaart omdat je alles onder controle hebt? Je vergeet niets want het staat op je takenlijstje. Je hebt er zelf prioriteit aan gegeven. Jij weet dus dat alles komt wanneer het moet komen. Dit geeft rust.

TIP: Om deze rust nog beter te ervaren is het slim om je taken zo gedetailleerd mogelijk op te schrijven. Dus niet ‘boodschappen halen’. Maar je boodschappenlijstje ook noteren. Je brein negeert generale opmerkingen maar gaat ‘aan’ bij details. Je krijgt een extra bonus als je de boodschap die je in je wagen legt kunt afvinken, nog meer beloningshormonen!

3. Jij mag kiezen

Jij mag een taak kiezen van jouw to-do-lijst. Als je jouw taken een prioriteit hebt gegeven, kan jij heel gemakkelijk jouw favorieten kiezen. En als je dan een taak hebt weggevinkt van je ‘moet ik nu echt doen lijstje’ dan pak je gewoon een taak van je ‘wil ik doen lijstje’. Dit is extra leuk omdat taken geen gevoelens hebben, je kunt ongegeneerd kiezen.

TIP: Houd de matrix van Eisenhower naast je takenlijst voor de juiste prioritering.

4. Jij bent de baas

De taak staat niet voor niets op je takenlijst. Jij hebt de taak erbij geschreven. Dat betekent dat jij ook wilt dat het gedaan wordt. Maar dat betekent óók dat jij het weer van je takenlijstje kan wissen. Jij bent de baas over je takenlijstje. Je takenlijstje is niet de baas over jou.

TIP: Houd de regie over je agenda en taken.

5. Maak er een feestje van

Sta echt even stil bij het wegstrepen van een taak. Maak er een feestje van!

You did it!

Of dit nu een grote of kleine taak is, je hebt het gedaan en dat is een feestje waard. Gun jezelf een momentje rust en euforie voordat je weer aan een andere taak begint. Dit zorgt er ook voor dat je optimaal blijft presteren. Dat verdien je!

Door anders naar je takenlijst te kijken, voel je voldoening aan het einde van de dag! Houd op met pleisters plakken en ga voor structurele oplossingen.

Vind je het lastig om je takenlijstje te managen?

Vind je het lastig om een start te maken? Geen paniek, ik help je graag op weg.

Wist jij al dat ik je ook snel kan helpen met een impact sessie? In deze sessie pakken we jouw specifieke vraagstuk samen aan. Reserveer vandaag nog jouw impact sessie en we gaan samen aan de slag.

Je kunt natuurlijk ook kiezen voor de kracht van eenvoud en de ‘knoop in je zakdoek’ herintroduceren.

Het is helemaal aan jou!