Zelfs als je geen structuurfreak bent zoals ik, ga je fan worden van Toggl. Ik neem je graag mee in de wonderen wereld van Toggl. Deze tool helpt je om effectief te werken. Toggl biedt een oplossing voor veel voorkomende problemen.

Top 5 van veel voorkomende problemen:

1. Je resultaten van je dag vallen tegen

Je kent het wel. Je staat ‘s morgens op met lekkere energie en je wilt een hoop doen. Aan het einde van de dag heb je één hooguit twee van die dingen gedaan.

Dat kan verschillende oorzaken hebben:

1. Je kreeg te maken met een crisis die voorrang had.
2. Je had last van uitstelgedrag.
3. Je had simpelweg geen flow.
4. Je motivatie was ineens ver te zoeken.
5. Of een taak duurde langer dan je dacht.

Vaak zit de frustratie op punt 5. In je hoofd heb je het zo gedaan maar in de praktijk ben je er gewoon veel langer mee bezig. Aan het einde van de dag kan je een frustrerend gevoel hebben dat je dingen niet af hebt gekregen, terwijl je juist goed bezig bent geweest.

2. Je klant vraag om inzicht in de rekening

Als je op basis van uurtarief werkt is dit een veel voorkomende vraag. Het bedrag op je factuur valt de klant tegen. Of je even kunt uitleggen wat je hebt gedaan en wat er dan zoveel tijd heeft gekost?
Dat kan frustrerend zijn, want je hebt knetterhard gewerkt en je uiterste best gedaan, dat weet je wel. Maar wat je precies allemaal hebt gedaan en hoeveel tijd dat heeft gekost, dat weet je gewoonweg niet meer dat heb je ingeschat. Je moet het doen met je geheugen en jouw beleving tegen de beleving van je klant. Dat kunnen uitdagende gesprekken zijn.

3. Je wilt effectiever werken maar weet niet hoe

Je bent je ervan bewust dat tijd je grootste waarde is. Je wilt jouw tijd daarom zo efficiënt mogelijk inzetten. Je volgt mij al een tijdje en probeert hier en daar een tip uit. Dat geeft je wel wat verlichting maar je weet niet goed waar je nu het beste in kunt investeren om het grootste rendement te halen. Alle apps en systemen leren kost immers ook veel tijd.

Waar ben je eigenlijk de meeste tijd mee kwijt? Hoe kan je je workflow optimaliseren?

4. Je laat je afleiden

Je bent begonnen aan die grote taak, voor jezelf of voor je klant. Je zit er nét lekker in en je wordt gebeld. Het is je zoon, hij is zijn telefoon kwijt of je even wilt kijken of hij op zijn kamer ligt. Je ziet op de trap was liggen die je meteen mee naar boven neemt, je stelt je zoon gerust dat zijn telefoon hier ligt en uit liefde voor je kind ga je hem zijn telefoon maar even brengen. Op de terugweg ga je meteen even een boodschap doen, dan is dat ook gebeurd. Terug achter je pc vraag je je af, waar was ik ook alweer mee bezig?

Afleiding is er ook gewoon achter je bureau. Je hoort je telefoon pingen en ziet dat er iemand heeft gereageerd op je post. Je kijkt even want een reactie van die persoon is toch wel heel erg leuk. Je stuurt een privé berichtje en kijkt meteen even wat er nog meer gebeurt online. Je krijgt een berichtje terug en heel even gaat dit zo over en weer.

Je kijkt terug op het scherm van je computer en bedenkt je: Wat was ik ook alweer aan het doen?

5. Je wilt het beste uit jezelf halen

Als ondernemer wil je het beste uit jezelf halen. Je weet inmiddels ook dat je meer voor elkaar krijgt als je regelmatig rust neemt. Maar hoeveel rust moet je dan nemen? En wanneer? Je hebt gehoord dat je om de zoveel tijd 10 minuutjes pauze moet nemen. Maar als je eenmaal aan het werk bent, gaat de tijd ongemerkt voorbij en werk je te lang door. Of 10 minuten voelen als een eeuwigheid als je net lekker in die flow zit wil je er niet uit.

Voor al deze uitdagingen is er Toggl!

Maak een gratis account aan om een start te maken. Dit kan via de app op je telefoon of computer maar ook in de browser. Zelf werk ik graag voor het bijhouden van mijn uren met de Toggl desktop app op mijn computer (alleen voor Windows gebruikers) en vind ik werken met de browser prettiger voor de diverse overzichten, deze geeft mij meer inzicht.

Oplossing probleem 1: Waaraan besteed jij je tijd?

Op Toggl kun je je klanten en projecten toevoegen en bijhouden. Telkens als je aan een taak begint, zet je de timer aan en als je klaar bent, zet je de timer uit. Zo krijg je een heel helder inzicht hoeveel tijd een taak kost en waar je de meeste tijd mee kwijt bent.

• Als je vanuit de browser werkt: Ga nadat je bent ingelogd naar Track.toggl.com/timer en klik in het menu links op timer
• Als je vanuit de desktop app werkt: Open Toggl
• Rechts bovenin zie je een driehoek icoon staan waar je de tracker mee aan kunt zetten.
• Als de timer loopt, kun je details toevoegen zoals het project/klant en
• Je kunt een beschrijving meegeven van de taak waar je mee bezig gaat.
• Als je de timer hebt aangezet, begint deze te lopen en de timer zet je uit met het vierkante icoontje.
• Alle taken waar je mee bezig bent geweest zie je als lijst.

Je hebt een overzicht van je tijd vandaag.

Oplossing probleem 2: Inzicht geven aan je klant.

In Toggl kun je ook per klant ook projecten aanmaken. Bedenk voordat je dit doet aan wat jij makkelijk vindt voor je overzicht. Geef een beschrijving mee voor jezelf en je klant om te herkennen waar je mee bezig bent. Als je op deze manier werkt voor je klanten kun je je uren daarna verantwoorden met een rapportage uit Toggl.

• Als je vanuit de browser werkt: Ga nadat je bent ingelogd naar Track.toggl.com/timer en klik in het menu links op timer
• Als je vanuit de desktop app werkt: Open Toggl
• In de browser: Maak een project aan met het envelopje dat je rechtsboven in het scherm ziet door op het + te klikken.
• In de desktop app: klik bij ‘select project’ op het het haakje naar beneden; het dropdown menu opent; klik op + om een nieuw project te maken (je kunt hierbij een klant selecteren)
• Geef je project een naam die herkenbaar voor je is.
• Zet de timer aan en weer uit als je klaar bent.
• In de browser: Ga dan links in het menu naar reports.
• Dan zie je meteen een overzicht van allerlei taken.
• Als je een project met de naam van je klant hebt aangemaakt dan kan je deze aanklikken. Dan krijg je alle taken die je voor deze klant hebt gedaan in een overzicht.
• Je kunt dit overzicht downloaden door helemaal rechtsboven in het scherm op het pijltje naar beneden te klikken.
•  Dan kun je het overzicht uitprinten en gebruiken als document om het gesprek aan te gaan of je kunt het doorsturen naar je klant met bijvoorbeeld de rekening.

Nooit meer onzekerheid over de verantwoording van je uren.

Oplossing probleem 3: Effectiever werken

Toggl geeft op deze manier ook een goed inzicht van je werk en je besteedbare uren. Ik adviseer je om Toggl niet alleen te gebruiken voor je klanten maar ook voor jezelf. Houd de tijd bij van hoe lang je scrolt op social, het maken van post of een strategie, je pauzes, je meditaties, je visualisaties, je telefoongesprekken, je onderzoek, je acquisitie, je funnels, je website, je ontwikkeling etc. etc. Dan krijg je overzicht waar de hiaten zitten. Of waar je veel tijd mee kwijt bent en of je dat wel wilt. Misschien kom je erachter dat je veel tijd aan een klant kwijt bent maar dat de vergoeding veel te laag is ten opzichte van deze tijd.

Je kunt pas verbeteren als je weet waar de schoen wringt, plan maandelijks een blok in je agenda van 15 minuten om je statistieken te bekijken en hier acties aan te verbinden.

Oplossing probleem 4: Je laat je afleiden

Er kunnen tiental reden zijn waardoor jij je laat afleiden. Terecht of niet terecht. Het is dan wel belangrijk dat je deze afleiduren niet meeneemt in Toggl. In bovenstaande voorbeelden blijft Toggl gewoon draaien terwijl jij niet achter je pc zit. Dit is natuurlijk vervuiling van je data. Toggl heeft een fantastische instelling die jou de melding geeft dat je niet actief bent op je scherm en of de timer dan wel moet doorlopen.

• Ga naar het tandwiel
• Klik op ‘preferences’
• Ga naar ‘General’
• Scroll naar beneden totdat je bij ‘use time tracking helpers’ bent en zet deze aan.
• Bepaal na hoeveel minuten Toggl je een seintje mag geven dat je niet actief op je computer bezig bent.

Oplossing probleem 5: Het beste uit jezelf halen.

Je kunt natuurlijk de pomodoro-techniek gebruiken. Dit kan overigens ook in je browser, ga dan naar promofocus.io/app. Deze tool geeft aan dat je 25 minuten werkt, 5 minuten een korte pauze pakt en weer 25 minuten vol focus werkt. Maar deze tool geeft geen ruimte om de tijd aan te passen naar jouw wens.

Misschien ben jij juist 40 minuten lekker in flow en neem je 10 minuten pauze. Dat kan wel in Toggl. Bovendien heb je dan alles prettig binnen 1 tool.

• Ga naar het tandwiel
• Klik op ‘preferences’
• Ga naar ‘General’
• Scroll naar beneden totdat je bij ‘pomodoro timer’ bent en zet deze aan.
• Bepaal hoeveel minuten je in focus wil werken en hoeveel minuten pauze je daarna neemt.
• Je kunt er voor kiezen dat de timer automatisch stopt, na (in dit geval 20 minuten) stopt de timer automatisch en gaan je 5 minuten pauze lopen. Hiervan geeft Toggl een seintje.

Ik ben fan van Toggl!

Je snapt nu denk ik wel waarom ik fan ben van Toggl. Ga het zelf gebruiken en voor je het weet ben je zelf ook fan. Inzicht in waar ik mee bezig ben, eenvoudig uren bijhouden en vele mogelijkheden om je effectief te laten werken.

Tot slot geef je graag nog 1 bonus tip: ik maak ook gebruik van de mogelijkheid om tags toe te voegen aan mijn uren. De tags die ik gebruik hebben te maken met de 4D-mix vanuit het boek ‘Het clockwork effect‘ van Mike Michalowicz:

1. Doe dingen
2. Beslis-dingen
3. Delegeer-dingen
4.  Ontwerp-dingen

In het Engels is dat de 4D-mix: Do, Decide, Delegate en Design.

Kort samengevat helpen deze tags mij om inzicht te krijgen in hoeveel tijd ik AAN mijn onderneming werk en hoeveel ik IN mijn onderneming werk. Je ziet in één oogopslag hoe jouw tijd zich verhoudt tot deze 4D-mix. Een kort voorbeeld: De ‘Design’ tijd heb je nodig om je bedrijf te ontwikkelen, te laten groeien. Als te veel van mijn tijd gaat zitten in de ‘Do’ taken is uitbesteden een overweging. Het verklaart ook waarom zaken stil staan als ik alleen in de ‘Do’ dingen zit. Zo helpen deze tags mij bij het bepalen van mijn strategieën van mijn onderneming.

Wil jij weten hoe jij in jouw onderneming Toggl het beste kunt inzetten/inrichten?
Plan dan eens met mij een Gratis Sparsessie. Misschien is dat net het duwtje in de rug dat je nu even nodig hebt.

 

➡️. Direct een Gratis Sparsessie plannen 

 

 

 

 

Ik heb een hekel aan timemanagement

“Ik heb een hekel aan timemanagement.” Dat is wat ik veel hoor als ik in contact kom met ondernemers. Maar toch wil je meer doen in minder tijd. Toch wil je je doelen halen. Toch wil je werken aan de toekomst van je bedrijf. Toch?

Hoe zit dat?

Gruwelen bij het woord timemanagement, herken je dat?

Je bent vast geen ondernemer geworden om vast te zitten in allerlei timemanagementsystemen. Werken met mappen, in de cloud, kleuren, systemen. Plannen Blegh! Je wilt gewoon ondernemen en al je goede ideeën uitvoeren zodat je succesvol wordt in wat je doet.

De grootste misvatting van timemanagement

Herken jij de race tegen de klok? Zou je ook wel MEER werk willen verzetten in MINDER tijd? Dat is, denk ik, de reden dat er massaal gezocht wordt op Google op timemanagement of timemanagement cursus of op een timemanagement training. Je wilt niet vast zitten in systemen, maar je wilt wel meer voor elkaar krijgen.

In mijn beleving is de grote misvatting dat het gaat over meer dingen doen in minder tijd. Naar mijn mening gaat timemanagement het over de JUISTE dingen doen in je BESCHIKBARE tijd.

Quality time

Je bent meer dan een ondernemer. Familie en vrienden maken ook onderdeel uit van je leven en daar wil je tijd voor vrijhouden. Die waardevolle tijd wil je met aandacht voor elkaar doorbrengen. Dat gaat moeizamer als je weet dat er nog zoveel werk op je wacht.

In kaart brengen van je taken

Voordat je daar iets aan kunt veranderen is het belangrijk dat je eerst in kaart brengt wat er op dit moment speelt. Gun jezelf een momentje en maak een braindump. Schrijf alles op wat er in je hoofd speelt. Van die belangrijke vergadering, het functioneringsgesprek dat je nog wilt voorbereiden, een vakantie boeken tot de boodschappen halen of de was ophangen.

Structureren van je gedachten/taken

Pas als je alle taken opschrijft kun je beginnen met structureren. En bekijken of al deze taken wel bij jou thuishoren. En of het überhaupt wel moet gebeuren?

De matrix van Eisenhouwer gebruik je om je taken te structureren.
Welke taak of gedachte hoort er voor jouw gevoel in welk vakje?
Wat is urgent en kan echt niet wachten?
Welke urgente zaken zijn ook echt belangrijk zodat alleen jij dat kunt doen? Die taken doe je meteen.
En welke taken kan je een ander vragen te doen? Ga eens op onderzoek uit of iemand je wil helpen.

Welke belangrijke taken kun je vooruit plannen? Doe dat dan ook! Dat geeft rust.
Welke taken zijn eigenlijk nu je erover nadenkt én niet belangrijk én niet urgent? Die taken doe je niet of zet je op je ‘als-ik-ooit-tijd-over-heb-lijstje’.

Timemanagement ben jij!

Hoor jij jezelf wel eens zeggen: “Ik heb een hekel aan timemanagement.”?
Grote kans dat je dan niet de juiste dingen doet. Jij bent degene die zich laat afleiden of zaken uitstelt. Misschien heb je je doelen niet helder of verlies je ze uit het oog. Misschien doe je eigenlijk helemaal niet wat je diep van binnen wel heel graag wilt. Dit kost je tijd, tijd die je veel waardevoller wilt gebruiken.

Observeren van signalen

Het heeft niet zoveel zin om te zeggen dat je niet doet aan timemanagement doet of ‘”Ik heb een hekel aan timemanagement”. Het is zinvoller om de signalen te observeren en te herkennen zodat je er iets mee gaat doen. Is het wel timemanagement waar je een hekel aan hebt? Of speelt er iets anders dat je te veel energie kost?

• Plan je veel meer tijd in je agenda dan dat je nodig hebt?
  
• Bereid je je goed voor zodat je in flow kunt werken?
  
• Heb je een aantal gewoonten ontwikkeld die je helpen je dag goed op te starten?
• Doe je wat je graag doet?
• Waar duw jij je hakken in het zand?
• Focus jij je op de juiste dingen?
• Weet je waarvoor je werkt en wat je doelen zijn? Word je daar blij van?
• Durf je los te laten? Durf je anderen te vertrouwen om werk voor jou te doen?
• Groepeer jij je taken of werk je ad hoc?
• Neem je wel genoeg pauzes?

Wees niet te streng voor jezelf

Het is heel menselijk dat je niet altijd effectief werkt. Dat er dingen blijven liggen of dat je even niet weet hoe je zaken moet aanpakken. Wees niet te streng voor jezelf. Kijk vooral terug naar wat er allemaal wél goed is gegaan. Dat helpt om te relativeren en ook dat brengt rust.

S.O.S – membership

Heb je het gevoel dat je als ondernemer kopje onder dreig te gaan? Heb je meer balans nodig tussen werk en privé? Dan is het S.O.S.- membership echt iets voor jou.
✔️ Meer structuur in je werk
✔️ Taken ook echt afronden
✔️ Je doelen behalen
✔️ Balans tussen werk en privé
✔️ Genieten van je vrije tijd!

Lees meer en meld je aan

Kan jij ad hoc werken?

Ad hoc werken is werken aan taken waarvan je vooraf niet wist dat je ze moest doen. Dat maakt het moeilijk plannen en dat zorgt ervoor dat je planning in de soep loopt. Je kent het wel, aan het einde van je heb je het idee dat je niets af hebt gekregen maar toch ben je moe van je werk.

Hoe ga je daarmee om?

Ad hoc werken is een vaardigheid

Ad hoc werken wordt vaak als een manco gezien, maar het is zeker ook een vaardigheid. Je kunt snel schakelen en overzicht houden als je ad hoc sterk bent. Wees niet te streng voor jezelf en complimenteer jezelf met deze vaardigheid.

Maar kijk ook of deze vaardigheid je verder helpt of juist tegenhoudt. Wat wil je bereiken? En helpt ad hoc werken hierbij? Zo niet, lees dan verder.

Ad hoc werken

Even in de herhaling. Je hebt mij al vaker horen zeggen dat een plan en prioriteren van taken belangrijk is. De Eisenhouwer Matrix helpt je daarbij. Daar ga ik nu niet verder over uitweiden.
Belangrijker is om te weten wat jij belangrijk vindt en waarom. Hoe kan je anders een goede prioriteit geven in het schema van Eisenhouwer? Dat telt ook voor ad hoc taken.

Hoe belangrijk ben jij?

Als je je te veel laat afleiden van de taken die jij wilt doen omdat er taken zijn die je klanten willen dat je gaat doen, kun je je afvragen of jij jezelf wel belangrijk genoeg vindt.
• Zijn de vragen van de klant belangrijker dan de taken op je to-do-list?

Ik kan mij heel goed voorstellen dat je dat zo voelt hoor. Ik wil de vragen van mijn klanten ook zo snel mogelijk beantwoorden. Dit komt omdat ik dienstbaarheid en service heel hoog op mijn prioriteitenlijst heb staan. Maar ik heb geleerd om hierover te communiceren zodat ik grip op ad hoc taken krijg.

Het is in ieder geval belangrijk om je bewust te zijn of ad hoc werken een bewuste keuze is of dat er iets anders speelt? Lees ook dit gastblog over uitstelgedrag.

Communiceren bij ad hoc zaken

Zoals bij veel issues speelt communicatie ook een rol bij ad hoc werken.

1. Weet wat je wilt.
2. Vind jezelf belangrijk genoeg om prioriteit te geven aan jouw wensen.
3. Communiceer.

Waarom moet je meteen iets doen als een klant iets vraagt?
Waar ben je bang voor?
Je kunt nog steeds een hoog serviceniveau hebben als je besluit niet meteen in actie te komen.

Focus houden en ad hoc werken

Ben je uit je focus gehaald voor een taak van 2 minuten? Doe dit dan meteen. Als je een verzoek krijgt dat meer tijd van je vraagt, vertel hem/haar dan wanneer je dit oppakt. De helderheid is vaak al genoeg om de ander tevreden te stellen. Kom dan wel je afspraken na!

“Ik pak het overmorgen direct in de ochtend op en laat je in de loop van de dag weten of het is gelukt.”

Prioriteiten stellen – MIT

Jij kunt zelf het beste inschatten of die vraag echt even een dag kan wachten of dat er bloed uitloopt en het belangrijk is dat je de klant direct helpt. Als je gewend bent om ad hoc te werken moeten je klanten hier wel even aan wennen. Maar als je goed communiceert dan loopt dit veel soepeler dan je nu denkt.

Heb je de afkorting MIT weleens gehoord? MIT = Most Important Task

Stel jezelf drie belangrijke vragen

Drie stappen in de juiste richting om controle te krijgen op ad hoc werken :

1. Wat is het belangrijkste? Welke projecten lopen er nu en wat is daarvan de belangrijkste?
2. Welke taken vragen je aandacht en kan alleen jij doen?
3. Welke van deze taken leveren jou het meeste op? Qua tijd, geluk, geld, voldoening etc.

Is ad hoc werken wel zo snel?

Je bent druk. Eigenlijk een beetje te druk. En omdat je zo druk bent ben je geneigd om vragen en taken even tussendoor te beantwoorden of te doen. Dat geeft meer onrust dan dat je daar bewust van bent. Zo blijf je achter de feiten aanlopen en dit vergt veel energie van je.

Jij weet diep van binnen ook wel dat snel tussendoor helemaal niet zo effectief is.

Tijd voor een verandering?

Wat denk je, is het tijd voor een verandering?

Wil je niet langer alleen maar ad hoc werken?
Zou het niet fijn zijn als je weer controle krijgt op je dag, je tijd, je taken en je energie?
Zou je niet voor eens en altijd meer rust en controle over je werkdag willen hebben?

   

 

Het lijkt zo’n open deur, je moet doen wat bij je past dan word je er vanzelf succesvol in.

Toch is dit de waarheid. Voor bijna alles.

• Je kiest een partner die bij je past.
• Je kiest een baan die bij je past.
• Je kiest een woning die bij je past.
• Je kiest kleding die bij je past.
• En ga zo maar door.

Maar als het over plannen gaat, en over succesvol ondernemen dan krijg je de neiging om als een kip zonder kop advies over te nemen zonder jezelf af te vragen of het wel bij je past. Plannen en planningen nakomen lukt pas als je kiest voor een systeem dat bij jou past.

Kies een planningstool die bij je past

Doen wat bij je past geldt ook voor de tools die je kunt inzetten in je bedrijf. Het zijn er niet voor niets zoveel. Want geen enkel mens is hetzelfde. Waar de ene ondernemer een grote glimlach van krijgt, wakkert het bij de andere ondernemer juist alleen maar irritatie op.

Digitale wonder-tools

Er zijn enorm veel digitale tools die het ondernemen een stuk gemakkelijker maken. Er zijn bijvoorbeeld hele mooie Apps om planningen te maken, aantekeningen te bewaren, je agenda te beheren of automatische afspraken te integreren in je agenda. De mogelijkheden zijn enorm.

Maar als jij gelukkig wordt van een papieren planner, als je blij wordt van de geur van papier of jij krijgt juist overzicht om jouw jaar op papier voor je te zien, dan past dat bij jou. Er zijn ook hele mooie papieren planners die je heel goed vooruithelpen.

Het gaat erom dat je moet doen wat bij je past!

Planning 2022

Voor de planning van 2022 heb ik een combinatie gemaakt van papier en digitaal. Het is gewoon nog steeds fijn om te schrijven, te krabbelen en te braindumpen op papier.

Ik ben een paar dagen met mijn accountability partner naar een Bed & Breakfast ‘gevlucht’ om in alle rust mijn plan voor 2022 uit te werken. We besloten dit samen te gaan doen. Ieder werkte aan haar eigen plan maar we hielpen elkaar.

Het gevaar als je je plannen alleen maakt, is dat je jezelf dezelfde vragen blijft stellen. Een ander kan je ineens een inzicht geven door je een vraag te stellen die jij jezelf nooit zou stellen.

Samenwerken is ook best spannend

Samenwerken is heel zinvol maar ook best spannend. We moesten allebei met de billen bloot. Want we deelden niet alleen onze ideeën maar ook de onderbouwing daarvan in cijfers.

Als je alleen je ideeën opschrijft maar niet uitwerkt hoe je dat wilt gaan bereiken en hoe het financiële plaatje eruitziet, dan blijft het gegarandeerd bij plannen.

Maar ook hierbij geldt dat je moet doen wat bij je past.

Hoe pakte wij dit aan

Ik neem je even mee in de wijze waarop wij onze planningen hebben gemaakt. De manier zoals dat bij ons past. Neem dit dus niet klakkeloos over maar laat je inspireren en zorg ervoor dat jij gaat doen wat bij jou past.

Wensen inventariseren

Ondernemen is flexibel. Wat je vorig jaar nog belangrijk vond, kan je dit jaar helemaal niet meer zien zitten. De situatie is misschien anders, of je wensen zijn anders, je kijkt anders tegen het leven aan of je bent uit je jasje gegroeid. Het is dus elk jaar weer belangrijk om te inventariseren wat je wensen zijn en of de dingen die je doet nog aansluiten bij de dingen die je wilt.

Wensen staven aan de werkelijkheid

We zijn gaan kijken of dat wat we willen ook haalbaar is of dat we dit in stukken moeten opknippen. Wat is realistisch? We zijn onze wensen SMART gaan maken. Wat past er bij onze werkelijkheid en hoeveel rek zit erin om wensen waar te maken? Hoeveel tijd is er over of kan er nog tijd voor vrij gemaakt worden? Wat moet er dan worden losgelaten? Is er budget om taken uit te besteden?

Uitwerken van de plannen

Als je bijvoorbeeld een nieuwe website wilt is het niet genoeg om op de planning een nieuwe website te zetten. Je moet dit uitwerken.

• Wat zijn de kosten?
• Ga je de vormgeving uitbesteden of
• Wil je het zelf doen?
• Wat doe je met de teksten? Zelf schrijven of ga uitbesteden?
• Wil je advies inwinnen of ga je trial & error toepassen?
• Hoeveel tijd heb je nodig voor overleg of uitvoering?
• Wat is je aanbod?
• Heb je alles daarvoor al klaar of heb je nog iets nodig? Wat dan? Ga je ook online producten verkopen? Wat heb je daarvoor nodig? Zijn de lessen, e-boek, funnels, mailingen, lessen, filmpjes al klaar? Etc. etc. etc.
  

Alles wat je nodig hebt om het plan uit te voeren en elke keuze die je hebt, hebben wij bekeken en genoteerd, inclusief de kosten en tijd die daarvoor nodig zijn. Op deze manier konden we keuzes maken en daarvoor budget beschikbaar maken. Natuurlijk keken we ook naar ons aanbod en de prijs daarvan. Is het realistisch en haalbaar. En hoeveel verkopen hebben we nodig om onze omzet te behalen? En hoe gaan we dat bereiken? Wat is daarvoor nodig?

Weet je waar je het over hebt als je keuzes maakt? Voordat je je planning gaat maken, kijk dan eerst kritisch of de taken bij je passen. Word je er blij van? Als dat niet het geval is, krijg je gegarandeerd te maken met uitstelgedrag.  

Planning maken

Pas als je al deze informatie helder hebt, kun je je planning maken.

Wij hadden een aantal flip-overs aan de muur gehangen en daarop de maanden uitgetekend. Zo hebben we met stiften en post-it de puzzel/planning gemaakt.

• Allereerst hebben we de vakanties ingepland. Wanneer wil je op vakantie? Want als je wacht totdat je tijd hebt om op vakantie te gaan, dan lukt dat nooit. Je moet eromheen plannen. Dus plan je vakanties eerst!

• Dan plan je wanneer je wilt lanceren. Of wanneer je de verkopen gerealiseerd wilt hebben. Wat moet je ervoor doen? En zo plan je terug. Als je een website in januari wil lanceren dan heb je in het jaar ervoor al je werk moeten doen. Als je een aantal verkopen wilt realiseren heb je webinars te geven, campagnes in te richten of tijd te reserveren voor het nabellen van prospects.

• Lanceren van bijvoorbeeld een website vraagt om een marketingplan. Heb je dit al gemaakt? Die taken plan je ook in. Je plant dus vanuit het eindpunt. Stel je wilt in augustus je nieuwe website lanceren dan heb je een takenlijst die nodig om dat voor elkaar te krijgen. Elke taak van die lijst plan je in, in de maanden voorafgaand aan de lancering. In mijn geval gebruik ik de app ToDo

• Nu je de jaarplanning hebt gemaakt, kan je de vaste blokken inplannen in je agenda. Hiervoor gebruikten wij diverse kleuren. Een kleur voor afspraken, een kleur voor vaste taken voor klanten, een kleur voor taken die je bedrijf laten groeien.  Etc. Je agenda wordt een bonte voorstelling van allerlei gekleurde blokken. Op deze manier zie je pas echt hoeveel tijd en ruimte je nog hebt. Sommige blokken kun je naar wens verschuiven naar een andere tijd of dag maar je kunt ze niet wissen. Je moet het immers ook doen. Zo vraag je niet te veel van jezelf en weet je dat je soms keuzes moet maken en je planning moet aanpassen omdat het niet realistisch is.

Plannen digitaliseren

Daarna zijn wij al onze plannen gaan digitaliseren. In een Excel-sheet staan de verwachte omzetten en de kosten per onderdeel. Ik heb alle losse papieren krabbels en flip-overs gefotografeerd en gedigitaliseerd in OneNote. Mijn overall planning staat in Planner van Microsoft Office, die koppelt met ToDo. Alles netjes uitgewerkt zodat ik niets over het hoofd zie. Dingen geschrapt toen bleek dat het niet haalbaar was en andere taken uitgebreid omdat het nodig was. Nu heb ik alles overzichtelijk, maar kan ik ook elke dag in mijn agenda zien wat ik moet doen om mijn doelen te behalen. Makkelijk. Daar hoef ik het hele jaar dus niet meer over na te denken.

Het is even wat werk, maar daarna hoef je je alleen nog maar bezig te houden met de uitvoering. Dat zorgt ervoor dat je tijd en rust hebt in je dag en dat je plannen ook uitgevoerd worden. Want je hebt realistisch gepland.

Steuntje in de rug

Ik weet wat het is om mens en ondernemer te zijn. Voor je het weet val je terug in de waan van de dag. Daarom heb ik iets speciaals voor je!

Met het S.O.S. Membership zorg je ervoor dat je rust in je werkdag behoudt, maar ook dat je plannen uitgevoerd worden. Elke dag start je fluitend je werkdag en sluit je ook fluitend je werkdag weer af. Uiteraard met tools, tips en methodes die bij jou passen!

• Je werkt met focus en plezier aan je doelen en je voelt je volledig in-control!
• Nooit meer achter de feiten aanlopen en
• nooit meer jezelf laten meeslepen door de waan van de dag.

Als jij dat ook wil, bekijk dan deze pagina en sluit aan bij het S.O.S. Membership.

Alleen ga je sneller, maar samen kom je verder!

Wanneer we geen agendaplanning nodig hebben!

Leef jij ook graag bij de waan van de dag? Daar ben je ondernemer voor geworden toch? Je houdt van de vrijheid van het niet hoeven leven met een agenda. Je zet er je afspraken in die je niet wilt vergeten en voor de rest vul je de dag op met wat jou op dat moment het beste lijkt.

Heerlijk!

Totdat je erachter komt dat je plannen, gewoon plannen blijven en dat je dromen steeds verder weg lijken dan ooit.
Hoe komt dat nou?
Er is niets mis met je werkethiek. Maar zonder planning leef je lekker bij de waan van de dag en heb je totaal geen route die je brengt bij je doel.

Waar bemoei jij je mee!

Als jij niet gefrustreerd raakt omdat je steeds maar in hetzelfde kringetje lijkt rond te lopen dan is er ook niets aan de hand. Waar bemoei ik me dan mee! Maar ik wil toch de voordelen van plannen voor je op een rijtje zetten.

• Agendaplanning is handig
• Agendaplanning is slim
• Agendaplanning levert geld op
• Agendaplanning levert tijd op
• Agendaplanning geeft rust

Als je aan de slag gaat met je agendaplanning moet je waarschijnlijk over weerstand heen.  Je werkt liever met of voor je klanten.
Maar je leest dit blog niet, als je geen (stiekeme) haat/liefde verhouding hebt met je agenda.

Extra belasting door opgeheven maatregelen

Heb je ook gemerkt dat je agenda weer extra belast wordt doordat we weer meer op locatie mogen werken? Ik vind het fijn om elkaar weer offline te ontmoeten maar in plaats van effectieve zoomtijd moet ik nu ook rekening houden met reistijd. Voordat ik er erg in heb zit ik een aantal uur per dag in de auto/bus of trein. Dat was eigenlijk tijd dat ik dacht te kunnen gebruiken voor het realiseren van mijn doelen.
En dus kwam mijn planning klem te zitten.

Ik wilde te veel doen in te weinig tijd

Als ondernemer herken je dit vast. De dagen vliegen ons om de oren en de planningen, als je die al hebt gemaakt, komen niet uit doordat taken worden doorgeschoven om ruimte in je agenda te maken.

Omdat dit mij overkwam vind ik het extra belangrijk om nu aandacht te besteden aan agendaplanning. Het jaar loopt weer tegen zijn einde. Dan komen de jaarafsluitingen en de plannen voor het nieuwe jaar op je agenda plus de extra belasting door offline afspraken.
De kans dat je dan vastloopt is groot. En daardoor werk je ’s avonds maar een paar uurtjes extra.

Waarschuwing: Ruil nooit je slaap in om extra te werken.
Zeker niet als dit meer regel dan uitzondering gaat worden.
Dat is geen goede oplossing.

Leuk of niet leuk, agendaplanning is de oplossing

Ik heb in 10 jaar ondernemerschap een aantal handvatten ontwikkeld die mij en jou gaan helpen.
Waarom staat er eigenlijk zoveel op je agenda?
Wat brengt het je?
Wat levert het je op?
Werk je aan toekomstplannen of wil je dromen waarmaken?
Of zijn het vooral verplichtingen?
En hoe verplicht zijn deze taken echt?

Vergroot deze doelen, plannen, verplichtingen en dromen eens voor jezelf. Weet je niet goed waarom een bepaalde taak in je agenda staat? Weg ermee!
Skip de dingen die meer kosten dan opleveren. Dit geeft direct lucht in je dag.

Visualiseer het eindresultaat

Hoe voel je je als je hebt bereikt wat je wilt bereiken?
Ga eens meer nadenken over de lange termijn zodat je minder druk voelt op de korte termijn.
Voel je de glimlach al opkomen bij de gedachten dat je je plannen succesvol hebt gerealiseerd?
Mooi.
Daarmee overbrug je de weerstand. Je denkt niet meer alleen op kort termijn maar ziet ook beter in waarom je nu iets wilt doen voor de lange termijn.

Stop met doordenderen!

We hebben een rare gewoonte ontwikkeld. Als het druk is zet je gewoon een tandje bij. Je werkt een uurtje langer en vaak laat je je ook leiden door de waan van de dag.

STOP eens met doordenderen.
Sta eens stil.

Je zult verbaasd zijn hoe effectief stilstaan kan zijn.

Kijk in stilstand eens naar je agenda.
Wat moet er nog gebeuren?
Welke prioriteit heeft het?
Moet jij het nu doen?

Het voelt tegenstrijdig om je bezig te houden met agendaplanning en stilstaan als het een gekkenhuis is, maar ik daag je uit dit toch te doen!

Zoek een accountability partner

Haal ook je jaarplan er weer eens bij. Zelf kijk ik elke maand met mijn accountability partner naar mijn planning.
Zoek jouw eigen accountability partner. Je zult dan merken dat het heel frustrerend is om elke maand te constateren dat je je planning weer niet hebt gehaald.
Dat werkt goed voor je interne motivatie zodat je je niet langer laat leiden door de waan van de dag.

Begin met opruimen

Nu je toch stilstaat kijk dan ook eens om je heen. Alle rommel geeft onrust in je hoofd. Ruim je werkplek op.

• Pak alle losse aantekeningen, briefjes, schriftjes krabbeltjes bij elkaar en ga wegwerken wat je nu kunt wegwerken.
• Welke papieren en krabbels kun je weggooien? Sommige dingen kun je direct oppakken omdat het alleen in je hoofd veel tijd kost maar in de praktijk is dat telefoontje zo gepleegd. ? Dan blijven er nog een aantal taken over.
• Plan deze taken in je agenda, zet ze op 1 lijstje, in je computer of op papier. Wat voor jou werkt.
• Kijk ook eens naar je computer, heb je alles meteen op de juiste plek neergezet of ben je het straks kwijt als je ‘het even hier parkeert’? Archiveer wat je op moet archiveren direct.

Dit heb ik de afgelopen week ook gedaan. En jeetje, wat geeft dat veel rust. Alle losse eindjes zijn nu uit beeld en gearchiveerd zodat het geen aandacht meer vraagt.

Agendabeheer

Je agenda wordt vaak bepaald door de afspraken die erin staan. Kijk eens of je afspraken op een bepaalde dag kan bundelen zodat er meer tijd overblijft op andere dagen om grotere taken aan te pakken.

Plan grotere taken ook in je agenda.
Heb je geconstateerd dat je het wilt doen?
Je moet het doen?
Je gaat het doen?
Doe het dan op een tijdstip dat het jou uitkomt en blok daar tijd voor vrij je agenda. Als anderen je agenda beheren weten ze ook dat daar geen afspraken gepland kunnen worden.

Neem afspraken met jezelf net zo serieus als afspraken met klanten

Iemand heeft ooit bedacht dat we 8 uur op een dag moeten werken. Maar je kunt niet elke minuut van die 8 uur dichttimmeren. Plan ook ruim in je agenda voor dingen die onverwacht je aandacht vragen: een mailtje, een telefoontje, een probleem zowel werk als privé. Maar ook als jij je flow niet te pakken krijgt of overvallen wordt door vermoeidheid. In zo’n staat kan jij je taak niet goed uitvoeren.

Als dat gebeurt stop dan meteen en ga jezelf opladen, doordenderen heeft dan totaal geen zin. Je moet het werk als je weer helder bent dan toch weer opnieuw doen. ?
Een ruimte opvullen lukt altijd, maar tijd vrijmaken is vaak een heel ander verhaal.

Plan ook rusttijd in

Plan ook rusttijd of privétijd in. Werk jij de middag beter na een lekker wandeling van een half uur? Plan dan ook ruim een half uur in voor die wandeling.

Vind jij het fijn om even te lummelen zodat de ideeën de kans krijgen om naar boven te komen? Plan dan ook je lummeltijd in.

Sport jij ergens gedurende de dag? Plan dit in!
Neem afspraken met jezelf net zo serieus als afspraken met je klanten. Houd je aan je agendaplanning. Je zult zien dat je er steeds beter in wordt omdat je ook tijd neemt om op te laden. Veel meer rust in je hoofd en meer energie om je werk goed te kunnen doen.

Mail opschonen

Als je heel druk bent is dit het eerste dat overloopt. Je mailbox wordt een bende. Mailtjes lees je een paar keer en je sluit ze weer omdat je er nu geen tijd voor hebt. Maar al die losse eindjes vragen energie van je en maken je vermoeit en druk.

Kijk eens naar dit blog en ga ermee aan de slag >

Maak een feestje van het maken van je jaarplan

Elk jaar maak ik samen met mijn accountability partner een jaarplan. Dat is iets om naar uit te kijken. We gaan dan samen een paar dagen weg om aan haar en mijn plan te werken. Een enorme inbreuk op mijn agenda zou je denken. Maar de winst die ik daarmee haal is zo enorm groot. Het jaarplan is mijn houvast gedurende het hele jaar. Dit geeft sturing aan mijn dag.

Maak van het maken van je jaarplan een feestje.
Verwen jezelf met een paar dagen ruimte voor je plan. Alleen of met een accountability partner. Ga naar een plek waar je graag bent en niet gestoord kan worden door de dingen van alledag.

Ruimte voor jezelf.
Ruimte in je agenda.
Ruimte voor je plannen/doelen/dromen.
Een plan.
Houvast en rust.
Zo’n investering is goud waard!
Hoeveel ruimte zit er in jouw planning?

Het wonderlijke ingrediënt om agendaplanning tot een succes te maken is FOCUS!

Is focus houden jouw probleem?

Heb jij moeite met agendaplanning? Het komt er gewoon niet van? Ben je snel geneigd weer in de ‘waan van de dag’ modus te vervallen? Of mis je het wonderlijke ingrediënt?  Laten we het dan samen doen! 

Ik heb ben bezig met een S.O.S. traject waarin ik je ga helpen rust in je dag te krijgen door je agendaplanning op orde te krijgen en houden. Dit is een maandelijks programma. Blijf me volgen om te weten wanneer dit online komt.

Maar alles start met de juiste focus. Iets waar ondernemers over het algemeen moeite mee hebben. Kom daarom naar mijn Webinar ‘Hocus Focus’ en ontdek hoe jij meer grip kunt krijgen op jouw dag.

Meld je aan >