Agendaplanning

Wanneer we geen agendaplanning nodig hebben!

Leef jij ook graag bij de waan van de dag? Daar ben je ondernemer voor geworden toch? Je houdt van de vrijheid van het niet hoeven leven met een agenda. Je zet er je afspraken in die je niet wilt vergeten en voor de rest vul je de dag op met wat jou op dat moment het beste lijkt.

Heerlijk!

Totdat je erachter komt dat je plannen, gewoon plannen blijven en dat je dromen steeds verder weg lijken dan ooit.
Hoe komt dat nou?
Er is niets mis met je werkethiek. Maar zonder planning leef je lekker bij de waan van de dag en heb je totaal geen route die je brengt bij je doel.

Waar bemoei jij je mee!

Als jij niet gefrustreerd raakt omdat je steeds maar in hetzelfde kringetje lijkt rond te lopen dan is er ook niets aan de hand. Waar bemoei ik me dan mee! Maar ik wil toch de voordelen van plannen voor je op een rijtje zetten.

• Agendaplanning is handig
• Agendaplanning is slim
• Agendaplanning levert geld op
• Agendaplanning levert tijd op
• Agendaplanning geeft rust

Als je aan de slag gaat met je agendaplanning moet je waarschijnlijk over weerstand heen.  Je werkt liever met of voor je klanten.
Maar je leest dit blog niet, als je geen (stiekeme) haat/liefde verhouding hebt met je agenda.

Extra belasting door opgeheven maatregelen

Heb je ook gemerkt dat je agenda weer extra belast wordt doordat we weer meer op locatie mogen werken? Ik vind het fijn om elkaar weer offline te ontmoeten maar in plaats van effectieve zoomtijd moet ik nu ook rekening houden met reistijd. Voordat ik er erg in heb zit ik een aantal uur per dag in de auto/bus of trein. Dat was eigenlijk tijd dat ik dacht te kunnen gebruiken voor het realiseren van mijn doelen.
En dus kwam mijn planning klem te zitten.

Ik wilde te veel doen in te weinig tijd

Als ondernemer herken je dit vast. De dagen vliegen ons om de oren en de planningen, als je die al hebt gemaakt, komen niet uit doordat taken worden doorgeschoven om ruimte in je agenda te maken.

Omdat dit mij overkwam vind ik het extra belangrijk om nu aandacht te besteden aan agendaplanning. Het jaar loopt weer tegen zijn einde. Dan komen de jaarafsluitingen en de plannen voor het nieuwe jaar op je agenda plus de extra belasting door offline afspraken.
De kans dat je dan vastloopt is groot. En daardoor werk je ’s avonds maar een paar uurtjes extra.

Waarschuwing: Ruil nooit je slaap in om extra te werken.
Zeker niet als dit meer regel dan uitzondering gaat worden.
Dat is geen goede oplossing.

Leuk of niet leuk, agendaplanning is de oplossing

Ik heb in 10 jaar ondernemerschap een aantal handvatten ontwikkeld die mij en jou gaan helpen.
Waarom staat er eigenlijk zoveel op je agenda?
Wat brengt het je?
Wat levert het je op?
Werk je aan toekomstplannen of wil je dromen waarmaken?
Of zijn het vooral verplichtingen?
En hoe verplicht zijn deze taken echt?

Vergroot deze doelen, plannen, verplichtingen en dromen eens voor jezelf. Weet je niet goed waarom een bepaalde taak in je agenda staat? Weg ermee!
Skip de dingen die meer kosten dan opleveren. Dit geeft direct lucht in je dag.

Visualiseer het eindresultaat

Hoe voel je je als je hebt bereikt wat je wilt bereiken?
Ga eens meer nadenken over de lange termijn zodat je minder druk voelt op de korte termijn.
Voel je de glimlach al opkomen bij de gedachten dat je je plannen succesvol hebt gerealiseerd?
Mooi.
Daarmee overbrug je de weerstand. Je denkt niet meer alleen op kort termijn maar ziet ook beter in waarom je nu iets wilt doen voor de lange termijn.

Stop met doordenderen!

We hebben een rare gewoonte ontwikkeld. Als het druk is zet je gewoon een tandje bij. Je werkt een uurtje langer en vaak laat je je ook leiden door de waan van de dag.

STOP eens met doordenderen.
Sta eens stil.

Je zult verbaasd zijn hoe effectief stilstaan kan zijn.

Kijk in stilstand eens naar je agenda.
Wat moet er nog gebeuren?
Welke prioriteit heeft het?
Moet jij het nu doen?

Het voelt tegenstrijdig om je bezig te houden met agendaplanning en stilstaan als het een gekkenhuis is, maar ik daag je uit dit toch te doen!

Zoek een accountability partner

Haal ook je jaarplan er weer eens bij. Zelf kijk ik elke maand met mijn accountability partner naar mijn planning.
Zoek jouw eigen accountability partner. Je zult dan merken dat het heel frustrerend is om elke maand te constateren dat je je planning weer niet hebt gehaald.
Dat werkt goed voor je interne motivatie zodat je je niet langer laat leiden door de waan van de dag.

Begin met opruimen

Nu je toch stilstaat kijk dan ook eens om je heen. Alle rommel geeft onrust in je hoofd. Ruim je werkplek op.

• Pak alle losse aantekeningen, briefjes, schriftjes krabbeltjes bij elkaar en ga wegwerken wat je nu kunt wegwerken.
• Welke papieren en krabbels kun je weggooien? Sommige dingen kun je direct oppakken omdat het alleen in je hoofd veel tijd kost maar in de praktijk is dat telefoontje zo gepleegd. ? Dan blijven er nog een aantal taken over.
• Plan deze taken in je agenda, zet ze op 1 lijstje, in je computer of op papier. Wat voor jou werkt.
• Kijk ook eens naar je computer, heb je alles meteen op de juiste plek neergezet of ben je het straks kwijt als je ‘het even hier parkeert’? Archiveer wat je op moet archiveren direct.

Dit heb ik de afgelopen week ook gedaan. En jeetje, wat geeft dat veel rust. Alle losse eindjes zijn nu uit beeld en gearchiveerd zodat het geen aandacht meer vraagt.

Agendabeheer

Je agenda wordt vaak bepaald door de afspraken die erin staan. Kijk eens of je afspraken op een bepaalde dag kan bundelen zodat er meer tijd overblijft op andere dagen om grotere taken aan te pakken.

Plan grotere taken ook in je agenda.
Heb je geconstateerd dat je het wilt doen?
Je moet het doen?
Je gaat het doen?
Doe het dan op een tijdstip dat het jou uitkomt en blok daar tijd voor vrij je agenda. Als anderen je agenda beheren weten ze ook dat daar geen afspraken gepland kunnen worden.

Neem afspraken met jezelf net zo serieus als afspraken met klanten

Iemand heeft ooit bedacht dat we 8 uur op een dag moeten werken. Maar je kunt niet elke minuut van die 8 uur dichttimmeren. Plan ook ruim in je agenda voor dingen die onverwacht je aandacht vragen: een mailtje, een telefoontje, een probleem zowel werk als privé. Maar ook als jij je flow niet te pakken krijgt of overvallen wordt door vermoeidheid. In zo’n staat kan jij je taak niet goed uitvoeren.

Als dat gebeurt stop dan meteen en ga jezelf opladen, doordenderen heeft dan totaal geen zin. Je moet het werk als je weer helder bent dan toch weer opnieuw doen. ?
Een ruimte opvullen lukt altijd, maar tijd vrijmaken is vaak een heel ander verhaal.

Plan ook rusttijd in

Plan ook rusttijd of privétijd in. Werk jij de middag beter na een lekker wandeling van een half uur? Plan dan ook ruim een half uur in voor die wandeling.

Vind jij het fijn om even te lummelen zodat de ideeën de kans krijgen om naar boven te komen? Plan dan ook je lummeltijd in.

Sport jij ergens gedurende de dag? Plan dit in!
Neem afspraken met jezelf net zo serieus als afspraken met je klanten. Houd je aan je agendaplanning. Je zult zien dat je er steeds beter in wordt omdat je ook tijd neemt om op te laden. Veel meer rust in je hoofd en meer energie om je werk goed te kunnen doen.

Mail opschonen

Als je heel druk bent is dit het eerste dat overloopt. Je mailbox wordt een bende. Mailtjes lees je een paar keer en je sluit ze weer omdat je er nu geen tijd voor hebt. Maar al die losse eindjes vragen energie van je en maken je vermoeit en druk.

Kijk eens naar dit blog en ga ermee aan de slag >

Maak een feestje van het maken van je jaarplan

Elk jaar maak ik samen met mijn accountability partner een jaarplan. Dat is iets om naar uit te kijken. We gaan dan samen een paar dagen weg om aan haar en mijn plan te werken. Een enorme inbreuk op mijn agenda zou je denken. Maar de winst die ik daarmee haal is zo enorm groot. Het jaarplan is mijn houvast gedurende het hele jaar. Dit geeft sturing aan mijn dag.

Maak van het maken van je jaarplan een feestje.
Verwen jezelf met een paar dagen ruimte voor je plan. Alleen of met een accountability partner. Ga naar een plek waar je graag bent en niet gestoord kan worden door de dingen van alledag.

Ruimte voor jezelf.
Ruimte in je agenda.
Ruimte voor je plannen/doelen/dromen.
Een plan.
Houvast en rust.
Zo’n investering is goud waard!
Hoeveel ruimte zit er in jouw planning?

Het wonderlijke ingrediënt om agendaplanning tot een succes te maken is FOCUS!

Is focus houden jouw probleem?

Heb jij moeite met agendaplanning? Het komt er gewoon niet van? Ben je snel geneigd weer in de ‘waan van de dag’ modus te vervallen? Of mis je het wonderlijke ingrediënt?  Laten we het dan samen doen! 

Ik heb ben bezig met een S.O.S. traject waarin ik je ga helpen rust in je dag te krijgen door je agendaplanning op orde te krijgen en houden. Dit is een maandelijks programma. Blijf me volgen om te weten wanneer dit online komt.

Maar alles start met de juiste focus. Iets waar ondernemers over het algemeen moeite mee hebben. Kom daarom naar mijn Webinar ‘Hocus Focus’ en ontdek hoe jij meer grip kunt krijgen op jouw dag.

Meld je aan >