Kikkers slikken

Als je mij op social media volgt dan zie je mij regelmatig met een kikker voorbij komen. Ga ‘kikkers slikken’ is dan de boodschap.

“Jak! Kikkers slikken, dat doe ik liever niet”, ik hoor het je zeggen.

En dat is nou net het probleem!

Wat is jouw routine?

Kikkers slikken als routine zorgt voor meer succes! Succesvolle ondernemers vertellen je dat het belangrijk is om een routine te volgen. Een routine bespaart energie voor focus en productiviteit.

Onderschat de waarde van een routine niet!

Brian Tracy heeft hier een boek over geschreven genaamd: ‘Eat that Frog
Hij heeft mij hiermee geïnspireerd en nu wil ik jou weer inspireren.

Hoe kom je erop, kikkers slikken?

Ik ben een structuurfreak en ik ben minder creatief dan Brian Tracy! Hij verzon het fenomeen ‘kikkers slikken’!
Zijn idee hierachter is dat uitstellen geen zin heeft. Stel nou dat je elke dag begint met het slikken van een kikker, dan kan de rest van de dag toch alleen maar meevallen?

Die kikker staat voor het vervelendste klusje van de dag. Als je daarmee begint kom je gemakkelijker in flow en houdt niets je meer tegen om je doelen te behalen.

Kikkers slikken zorgt voor groei

Sinds ik kikkers slik, groeit mijn bedrijf sneller dan ooit tevoren. Elke dag kijk ik naar mijn planning en zie ik als eerste die vette groene kikker op mijn planning staan.
Ik zucht een keer diep en begin met het slikken van die kikker. En werkelijk waar, de rest van de dag is dan een peulenschil.

Ik ben er erg enthousiast over. Niet over het slikken van die vette kikker maar over het resultaat daarvan! En daarom zie je mij regelmatig met een kikker op social media.

Probeer het eens

Als ik vroeger mijn neus ophaalde voor de maaltijd die mij werd gepresenteerd zei mijn moeder altijd: “Je weet pas of het echt vies is als je het eerst hebt geprobeerd.”

En ik zeg jou: Je weet pas wat je mist als je het eerst zelf hebt geprobeerd!”

Ik daag je uit, doe mee met de challenge!

Meer tips van Brian Tracy:

  • Raak het maar 1x aan
    Als je een taak oppakt maak het dan ook meteen helemaal af. Te vaak maken we een mailtje open en sluiten we deze weer voor later. Of beginnen we aan een taak, maar als het moeilijk wordt, gaan we over op iets anders. Allemaal verloren energie. Je bent vijf keer sneller als je direct doorpakt. Wie wil nou geen 500% meer effectiviteit?
  • Schrijf je doelen ook echt op.
    Niet alleen denken maar schrijf het ook op! Studie heeft uitgewezen dat wanneer jij je doelen opschrijft dat het realiseren daarvan meer succes heeft. Visualiseer de stappen die je moet nemen om je doel te realiseren. Schrijf elke dag de taken op die je daarvoor moet doen. Het beste is om dit te doen voordat je je dag afsluit. Wat ga je morgen doen om je doelen te realiseren?
  • Schrijf realistische doelen.
    Maak grote doelen kleiner zodat je ook het einde in zicht hebt en tussentijdse resultaten kunt vieren. Kies 1 doel tegelijk om aan te werken. Voor hogere kwaliteit en meer succes.
  • Zet voor jezelf een deadline
    Zonder tijdlijn komt er niets van. Deadlines helpen om je doelen te behalen. Je gebruikt zoveel tijd om je doel te halen als de tijd die jij jezelf geeft.

Brian heeft nog meer interessante tips: je kunt ze hier downloaden van zijn website

Uitstelgedrag elimineren

Ik heb al verschillende blogs geschreven over uitstelgedrag. Dat is niet zo vreemd, want als je

dan krijg je last van uitstelgedrag.

De tips in dit artikel helpen je om dingen toch voor elkaar te krijgen.
Maar veranderen is niet altijd even gemakkelijk, ook al wil je nog zo graag.

Daarom nodig ik je uit om mee te doen met de challenge: Kikkers Slikken.

Meld je nu aan en ik help je gratis op weg!

Mens erger je niet

Mens erger je niet maar elimineer de blokkades die je op weg naar je doel tegenkomt.

Heb jij helder in beeld waar je bent en waar je naartoe wilt?
Misschien heb je samen met je businesscoach kernwaarden geformuleerd en pijlers gezet die richting geven aan de wijze waarop je je doel gaat bereiken.

Hoe behoud je je focus onderweg?

We hebben het al vaak gehad over uitstelgedrag en focus op je to-do-lijstje. Maar het is ook handig om je focus wat breder te trekken.
Focus is heerlijk als je een dagplan hebt of bij je weekplanning.
Maar hoe zit het met je jaarplan of meerjarenplan?

Mens erger je niet

Wanneer je je einddoel over 5 jaar hebt uitgeschreven, formuleer dan ook een einddoel per jaar.
Ik zie het als het spelletje ‘mens erger je niet.’
Je hebt een kleur gekozen en je weet waar je de pionnen moet parkeren. Maar gedurende de weg daarnaartoe word je door anderen van het bord geknikkerd. Er zit niets anders op dan opnieuw te beginnen.

Zo is het ook op weg naar jouw doel. Je weet wat je wilt en hoe je er wilt komen maar onderweg zijn er allemaal blokkades op je weg. Daardoor word je van je weg geknikkerd.
Het gevaar is dan dat je de weg aanpast of dat je het opgeeft.

Mens erger je niet.
Adem een keer diep in, en begin opnieuw. Voor je het weet gooi je weer een zes en loop je snel naar je doel.

Tussentijdse doelen geven moed

Zeker voor doelstellingen op lange termijn is het zinvol om kortere termijn doelstellingen te formuleren.

Net als het spelletje ‘mens erger je niet’. Je hebt meerdere pionnen naar de eindstreep van winst te brengen. Maar als er een pion is geparkeerd in de veilige haven, dan kan er niets meer gebeuren.
Dat geeft vertrouwen dat ook die laatste pion komt waar het moet zijn.

Zo is dat ook met tussentijdse doelen. Wanneer het tussentijdse doel is gehaald kan niets en niemand meer een blokkade opwerpen. Je wordt niet meer van de weg af gegooid. Je hebt het gehaald! En zo kan je door naar de andere delen van je plan.

Dat geeft vertrouwen en stimuleert je moed.

We kijken te weinig achterom

Als ambitieuze ondernemer kijk je te weinig achterom. Je kijkt vooruit en niet terug. Maar als je terugkijkt zie je dat je al een hele weg hebt afgelegd. En als dát je is gelukt dan lukt het ook om verder vooruit te komen.

Het vieren en afstrepen van je tussentijdse doelen geeft nieuwe positieve energie. De weg naar je volgende doel is in zicht en daardoor behoud je je focus.

Blokkades oplossen

De meeste blokkades zitten in je hoofd. Je denkt van alles en nog wat. Niet alleen voor je business maar ook privé lopen er allerlei taken door je hoofd. Dat zijn de blokkades op je weg.

Een Braindump helpt je om wat rust in dat hoofd te krijgen en de taken te structureren. Plan voor jezelf een dag of dagdeel waarop je al dat geneuzel in je hoofd wegwerkt.

Een dagdeel vol kleine op eerste gezicht niet echt belangrijke taken. Dat abonnement opzeggen, de boodschappen halen, de bonnetjes opbergen, de agenda bijwerken, dat ene lastige mailtje beantwoorden, de boekhouder bellen of wat dan ook. Allemaal kleine klusjes die je heel gemakkelijk kunt uitstellen maar wel ruimte in je hoofd innemen.

Mens erger je niet dagdeel

Al die taken vragen ruimte in je brein die daardoor vol raakt. Een vol brein zorgt ervoor dat je je gaat ergeren. O ja, dat moet ik echt niet vergeten!
Plan voor jezelf een ‘mens erger je niet dagdeel’.

Aan het einde van de ochtend heb je deze klusjes die al dagen of weken in je hoofd rondspelen opgelost. Want ben eens heel eerlijk ….Zoveel tijd had je er niet voor nodig.

Maar die taakjes vragen wel veel van je energie.
Dus hup, mens erger je niet langer en pak je agenda erbij en plan een dagdeel.
Zie het als het gooien van dubbele zes, je gaat als een speer vooruit op weg naar je doel.

Focus op de eindstreep

Als je regelmatig een Braindump doet en taken structureert kun je de blokkades op je weg naar succes wegwerken met een mens erger je niet dagdeel, op die manier heb je al je pionnen voor je het weet in de veilige haven.

Hoe klinkt dat voor jou?

Mens erger je niet langer en kies nu voor structuur in je planning zodat je focus houd op het eindresultaat en niet afgeleid wordt door geneuzel op je pad. Lees meer over mijn structuurtraject dat jou helpt je focus te houden en je doelen te behalen.

Mens, stop met ergeren.

Effectief oplossen

Het liefst wil je jouw ideeën en plannen snel mogelijk uitgevoerd zien zonder gedoe. Maar helaas werkt het vaak niet zo simpel.

Grote kans dat je gedoe tegenkomt. Deze obstakels:

  • Leiden je af van het resultaat.
  • Kosten veel tijd omdat je een oplossing zoekt.
  • Demotiveren.
  • Leveren niets op, behalve dat je er gestrest van raakt.
  • Kosten vaak geld door verkeerde investeringen.

Effectief oplossen zonder gedoe in plaats van laten afleiden

Laten we de nieuwsbrief als voorbeeld nemen. De nieuwsbrief is voor veel ondernemers een dingetje.

  • Hoe begin je?
  • Welk programma gebruik je?
  • Hoe werkt het?
  • Wat is je strategie?
  • Wat ga je schrijven?

In deze fase blijf je vaak te lang hangen. Omdat je niet weet waar je moet starten, doe je nog maar even niets. Je stelt het uit. Daarmee laat je je afleiden van het resultaat. Waarom dacht je eigenlijk na over de nieuwsbrief? Je wilde er toch iets mee bereiken?

Effectief oplossen zonder gedoe in plaats van tijd verslinden

Oké, back on track, je weet waarvoor je het wilt en hebt je strategie bedacht. Maar nu moet je nog een systeem hebben.

  • Welk systeem is het beste?
  • Gratis systemen of betaalde systemen?
  • Eerst gratis en als je groeit kiezen voor uitbreiding?
  • Wat heb ik nodig?
  • Welke systemen zijn er?

Ik kan je vertellen uit ervaring dat je uren en uren kunt surfen, kijken en vergelijken en dan nog geen beslissing neemt. Je graaft je alleen maar dieper in de problemen in plaats van het vinden van een effectieve oplossing.
Zonde van je tijd en dat gedoe. Die tijd had je beter kunnen besteden toch?

Effectief oplossen zonder gedoe in plaats van jezelf laten demotiveren

Je hebt heel duidelijk in beeld wat je wilt, voor wie dat je het wilt en je hebt een systeem gevonden dat voldoet aan je wensen. Maar nu moet je dat nog gaan inrichten.

  • Waar zitten de knoppen?
  • Wat betekent deze optie?
  • Hoe zorg ik voor een goede branding?
  • Wat is een goede nieuwsbrief?
  • Hoe creëer ik wat ik voor ogen heb.

Grrrr… die stomme systemen ook! Je stuurt een mailtje naar de helpdesk en laat het weer los. Je hebt er nu geen zin meer in dat gedoe.

Effectief oplossen zonder gedoe in plaats van verkeerd investeren

Je hebt geïnvesteerd in een systeem. Maar nu blijkt dat je het verkeerde hebt gekozen. De mogelijkheden die er zijn passen niet bij jouw strategie. Je vindt het ook te ingewikkeld en besluit niet langer te soebatten en stapt over naar een alternatief pakket. Wat een gedoe. Weggegooid geld.

Het kan ook anders

Als je dit zo leest herken je dan het proces? Niet alleen over de nieuwsbrief maar over veel meer structuren in je bedrijf? Die stress, irritatie en verslinden van tijd en geld is zo niet nodig. Effectief oplossen is vooral zoeken naar de juiste hulp.

Misschien neig je naar het inhuren van een VA (Virtueel Assistent) maar vaker is het zo dat je hulp nodig hebt met het plan. Met de structuur. De uitvoering loopt dan zonder gedoe. Jij bent de ondernemer en jij wil de regie in handen houden.

Je hebt dan iemand nodig die je de juiste vragen stelt zodat we de oplossingen vinden die voor jou praktisch, efficiënt en effectief zijn.

Van gedoe naar voldoening

Van al dat gedoe haal je minder plezier uit je werk. Dat haalt je omzet naar beneden of stagneert je groei. Dat kan niet de bedoeling zijn. Kijk eens naar mijn structuur traject. Dit is een 1 op 1 traject om alle facetten van je onderneming onder de loep te nemen en met elkaar te verbinden zodat het ook iets oplevert.

Dát is investeren in de toekomst!
Zo ga je van gedoe naar voldoening.

Lees meer over het structuur traject >

Takenlijstje of Knoop in je zakdoek?

Hoe zorg je ervoor dat je dingen niet vergeet?
Mijn vader had vroeger een zakdoek van katoen in zijn zak. Je kent ze wel zo’n zakdoek waar van alles mee werd schoongemaakt inclusief de neus. Dat ding werd dus te pas en te onpas uit zijn zak gehaald.

Als mijn vader iets niet wilde vergeten legde hij een knoop in zijn zakdoek in de hoop dat zijn geheugen hem niet in de steek liet. Als hij dan zijn zakdoek weer uit zijn zak haalde voor een ‘schoonmaakklusje’ dan zag hij de knoop en dacht… wat moet ik niet vergeten (?) en na even na te denken dacht hij… oh ja!

Gelukkig doen we dat tegenwoordig anders

De moderne tijd is niet alleen fijn omdat we nu vooral papieren zakdoekjes gebruiken ;).  Maar ook omdat we digitale mogelijkheden hebben om je te helpen herinneren aan wat je nog moet doen. Je hoeft niet meer te gokken of je brein je in de steek laat of niet.

De mogelijkheden voor een extern geheugen zijn grenzeloos. Je maakt heel gemakkelijk via de app naar keuze een takenlijstje aan.
Je smartphone laat je dan op tijd weten dat je iets niet mag vergeten.

Takenlijstje organiseren

Maar zo’n takenlijstje wordt door dit gemak ook langer en langer. Bij het wegstrepen van 1 taak komen er 2 bij. Ken je dat? Je zou er toch bijna gek van worden? Hoe ga je dat organiseren?

Als structuurfreak kan ik je allerlei tools en procedures geven om niet gek te worden. Maar dat helpt allemaal niets als jij niet anders naar je takenlijstje gaat kijken.

Het is maar net hoe je ernaar kijkt

Als je de manier verandert waarop je naar je dingen kijkt, veranderen
de dingen waarnaar je kijkt.

Laten we het eens proberen. Doe je mee?

1. Raak verslaafd aan het beloningshormoon

Je kunt verslaafd raken aan een beloningshormoon dit geeft je een lekker gevoel. Je ziet dit bijvoorbeeld bij roken, snoepen of gokken. Maar wist je dat het afvinken van een taak je ook een beloningshormoon geeft?

TIP: Als je ergens verslaafd aan wilt raken dan is het wel aan het afvinken van je taken. Lekker! Het geeft je een heerlijk gevoel van mentale rust en controle. Vink, next!

2. Krijg rust in plaats van stress door een takenlijstje

Het lijkt mode te zijn om te zeggen dat je het druk hebt en stress ervaart. Maar je wilt toch liever zeggen dat je rust ervaart omdat je alles onder controle hebt? Je vergeet niets want het staat op je takenlijstje. Je hebt er zelf prioriteit aan gegeven. Jij weet dus dat alles komt wanneer het moet komen. Dit geeft rust.

TIP: Om deze rust nog beter te ervaren is het slim om je taken zo gedetailleerd mogelijk op te schrijven. Dus niet ‘boodschappen halen’. Maar je boodschappenlijstje ook noteren. Je brein negeert generale opmerkingen maar gaat ‘aan’ bij details. Je krijgt een extra bonus als je de boodschap die je in je wagen legt kunt afvinken, nog meer beloningshormonen!

3. Jij mag kiezen

Jij mag een taak kiezen van jouw to-do-lijst. Als je jouw taken een prioriteit hebt gegeven, kan jij heel gemakkelijk jouw favorieten kiezen. En als je dan een taak hebt weggevinkt van je ‘moet ik nu echt doen lijstje’ dan pak je gewoon een taak van je ‘wil ik doen lijstje’. Dit is extra leuk omdat taken geen gevoelens hebben, je kunt ongegeneerd kiezen.

TIP: Houd de matrix van Eisenhower naast je takenlijst voor de juiste prioritering.

4. Jij bent de baas

De taak staat niet voor niets op je takenlijst. Jij hebt de taak erbij geschreven. Dat betekent dat jij ook wilt dat het gedaan wordt. Maar dat betekent óók dat jij het weer van je takenlijstje kan wissen. Jij bent de baas over je takenlijstje. Je takenlijstje is niet de baas over jou.

TIP: Houd de regie over je agenda en taken.

5. Maak er een feestje van

Sta echt even stil bij het wegstrepen van een taak. Maak er een feestje van!

You did it!

Of dit nu een grote of kleine taak is, je hebt het gedaan en dat is een feestje waard. Gun jezelf een momentje rust en euforie voordat je weer aan een andere taak begint. Dit zorgt er ook voor dat je optimaal blijft presteren. Dat verdien je!

Door anders naar je takenlijst te kijken, voel je voldoening aan het einde van de dag! Houd op met pleisters plakken en ga voor structurele oplossingen.

Vind je het lastig om je takenlijstje te managen?

Vind je het lastig om een start te maken? Geen paniek, ik help je graag op weg.

Wist jij al dat ik je ook snel kan helpen met een impact sessie? In deze sessie pakken we jouw specifieke vraagstuk samen aan. Reserveer vandaag nog jouw impact sessie en we gaan samen aan de slag.

Je kunt natuurlijk ook kiezen voor de kracht van eenvoud en de ‘knoop in je zakdoek’ herintroduceren.

Het is helemaal aan jou!

Meten is weten en gissen is missen

‘Meten is weten’, als je met je marketing bezig bent, hoor je dit van elke professional die je spreekt. Je statistieken vertellen je hoe goed je het doet.

In mijn vorige blog over Toggl heb ik je laten zien dat je in beeld kunt krijgen hoe lang je met bepaalde taken bezig bent. Als je de tips die ik je geef in dit blog toepast, krijg je ook een beeld waar je op leegloopt en waar je energie van krijgt. Dit is belangrijke informatie die je kunt gebruiken om je dag zo goed mogelijk in te delen.

Parabel van meten is weten

Lisette van Heg deelt op LinkedIn regelmatig een woordpareltje. Het woord ‘parabel’ trok mijn aandacht. Soms heb je simpelweg een verhaal nodig om de waarheid te zien.

Dus laat ik beginnen met een parabel.

Ik werk samen met verschillende professionals om mijn bedrijf te laten groeien én ik werk voor verschillende ondernemers om hun bedrijf te laten groeien.
De meest voorkomende zin in deze gesprekken is:

“Wil je even naar je statistieken gaan?”

Niet echt sexy maar wel fantastisch voor de reflectie. Want pas als je inzicht hebt in je activiteiten weet je of dat wat je doet effect heeft.

Ik heb al een tijdje een nieuwe focus. Misschien heb je het gezien. Filmpjes maken op TikTok. Ik begon wat onwennig, maar ik begin het toch leuk te vinden! Maar hebben mijn inspanningen effect? Bereik ik de juiste doelgroep? Doe ik de juiste dingen?

Meten is weten maar gissen is missen

Het is natuurlijk leuk om te gissen dat mijn acties effect hebben. Maar als mijn buurvrouw mij heeft gezien en daar een leuke opmerking over maakt, wil dat nog niet zeggen dat mijn inspanningen effect hebben.

Daarvoor moet ik toch echt naar de statistieken.
Want: meten is weten en gissen is missen.

Hoe vaak kijk jij naar je statistieken?

Misschien kijk je al wel naar de statistieken van je website of zelfs van je social media. Maar wist je dat je vooral veel winst kunt behalen als je ook kijkt naar de statistieken van je werkzaamheden?

  1. Je krijgt inzicht in hoeveel tijd een taak kost en of dit voldoende oplevert.
  2. Aan het einde van de dag heb je een bevredigend gevoel, omdat je de juiste dingen hebt gedaan.
  3. Je energie blijft op peil, omdat je de taken die energie slurpen anders hebt geregeld.

Meten is weten – 1. Inzicht krijgen

Je kent het vast wel. Die kleine vraag van je klant kost je meer tijd dan je had ingeschat. Maar ook andere taken slokken ongemerkt je tijd op.

  • Je wilt ‘even’ een blog aanpassen op je website,
  • ‘even’ je mailbox bijwerken,
  •  ‘even’ je WhatsApp berichtjes bekijken of
  •  ‘even’ een berichtje op social media plaatsen.

Voor je het weet ben je een uur verder. Je nieuwsgierigheid wint en je surft een tijd op social media. Je kunt geen goede afbeelding vinden voor bij je blog of je krijgt mailtjes waar je toch even over na moet denken of afspraken waardoor je weer kritisch naar je planning moet kijken.

Herkenbaar?

Minder volle dagen

Dan zitten je dagen vast voller dan je van tevoren had gepland.
En hiervoor zijn je statistieken van je taken handig.
Houd je statistieken dagelijks bij voor elke taak. Lees hiervoor mijn blog over Toggl.
Plan elke maand een kwartiertje om naar je statistieken te kijken.
Je herkent dan patronen waardoor je je agenda nog beter kunt plannen en er meer lucht in kunt creëren.

De statistieken laten je zien dat jouw ‘dat doe ik wel even momentjes’ meer tijd kosten dan je denkt. En dat je daardoor niet aan je taken toekomt die je had gepland.
Grote kans dat je jezelf ook tekortdoet bij het maken van offertes als je niet helder hebt hoeveel tijd je ergens mee bezig bent.

Wat denk je? Ik denk dat het de moeite waard is om het te proberen. Houd de statistieken van je werk eens een maand bij.

Meten is weten – 2. Een goed gevoel aan het einde van je dag

Als je het gevoel hebt dat je aan het einde van de dag niet met toegekomen aan je takenlijst lees dan verder.
Ook hier zijn je statistieken van je werkuren handig. Kijk eens wat je wél hebt gedaan. Wat heb jij voorrang gegeven om te doen?

Ik schrok me een hoedje

Toen ik dit deed schrok ik mij een hoedje. Ik had van alles gedaan, behalve de taken die in mijn agenda stonden. Ik hield mij wel aan de afspraken die in mijn agenda stonden maar de taken die ik zelf had gepland, vond ik klaarblijkelijk minder belangrijk. Want die skipte ik en ik ging lekker aan de slag met ad hoc-taken. Geen wonder dat ik klem kwam te zitten.
In het boek ‘Grip’ staat dat je agenda heilig moet zijn. Dat was het voor mij zeker niet maar na het lezen van dit boek ben ik het anders gaan aanpakken. De taken die ik in mijn agenda zet zijn heilig. Ik heb daar van tevoren goed over nagedacht dus wanneer ik de taak in mijn agenda tegenkom, ga ik het ook doen zonder mezelf in twijfel te trekken. Ongelooflijk wat ik nu allemaal voor elkaar krijg.

Wat denk je? De moeite waard om het te proberen toch?

Meten is weten – 3. Meer energie aan het einde van je dag

Die taken in mijn agenda had ik er niet voor niets in geschreven. Noteer ook eens in Toggl als je de taak stopt hoe je in je energie zit. Kreeg je energie van de taak die je niet hebt afgerond? Geef deze taak dan een 10. Loop je leeg op deze taak geef je taak dan een 1.

Als je ook je energie bijhoudt (en dat kost je geen tijd), zie je ook welke taken je steeds vooruitschuift. Daar zit waarde in! Ga eens op onderzoek uit waarom je dat doet. En zoek dan naar een oplossing. Moet je echt alles zelf doen? Of kun je je werk anders inrichten.

Bijvoorbeeld je administratie. Veel ondernemers weten dat dit moet, maar lopen hier toch op vast. Je kunt dit werk gedeeltelijk of helemaal uitbesteden. Je gooit alles in een schoenendoos en stuurt het naar je boekhouder. Maar je kunt je werk ook anders inrichten waardoor het minder tijd kost. Bijvoorbeeld je bonnetjes meteen inscannen en je facturen meteen goed archiveren en dan elke week even je administratie bijhouden. Dan weet je ook nog wat je hebt uitgegeven en waarom. Als je wacht totdat je je btw-aangifte moet doen heb je kans dat dit minder soepel verloopt, je meer frustratie hebt én het extra tijd kost.

Minder frustratie

Je kunt ook je taken opdelen, niet de hele taak in 1x op je nemen maar gedurende de week elke keer een stukje. Dit plan je dan in en je frustratie en uitstelgedrag zijn een stuk minder. Die kleine taak is wel te overzien en snel gebeurd. Grotere kans dat je het ook gaat doen. Vele 15 minuten – taken zorgen ook voor resultaat zonder dat het je energieniveau aantast. Lees mijn boek voor meer tips: Morgen doe ik het (anders)!

Elke maand kijk ik naar mijn taken en naar wat ik heb gerealiseerd en wat niet. En stel mezelf altijd de vraag: “Waarom?”

Wat denk je? Doe dit eens, en laat mij weten waar je achter bent gekomen.

Beloon jezelf

Heb je een taak gedaan: beloon jezelf dan! Zeker als je een voor jouw gruweltaak hebt volbracht. Ga een eindje lopen, gun jezelf wat social media tijd of ga iets anders doen waar je blij van wordt.

Uitdaging

Meten is weten! Ik daag je uit om je taken bij te houden. Daar begint het natuurlijk mee anders heb je niets aan je statistieken. Lees hiervoor mijn blog over Toggl. Toggl is een gemakkelijke tool om je werkstatistieken bij te gaan houden.

Ga nu geen Excel sheet maken om gegevens te monitoren! Uit Toggl kun je alle statistieken halen die je nodig hebt.

Plan hiervoor gerust een gratis sparsessie met mij in. Ik laat je graag zien hoe je dit doet en help je met een systeem dat werkt voor jou!

 

Zelfs als je geen structuurfreak bent zoals ik, ga je fan worden van Toggl. Ik neem je graag mee in de wonderen wereld van Toggl. Deze tool helpt je om effectief te werken. Toggl biedt een oplossing voor veel voorkomende problemen.

Top 5 van veel voorkomende problemen:

1. Je resultaten van je dag vallen tegen

Je kent het wel. Je staat ‘s morgens op met lekkere energie en je wilt een hoop doen. Aan het einde van de dag heb je één hooguit twee van die dingen gedaan.

Dat kan verschillende oorzaken hebben:

  1. Je kreeg te maken met een crisis die voorrang had.
  2. Je had last van uitstelgedrag.
  3. Je had simpelweg geen flow.
  4. Je motivatie was ineens ver te zoeken.
  5. Of een taak duurde langer dan je dacht.

Vaak zit de frustratie op punt 5. In je hoofd heb je het zo gedaan maar in de praktijk ben je er gewoon veel langer mee bezig. Aan het einde van de dag kan je een frustrerend gevoel hebben dat je dingen niet af hebt gekregen, terwijl je juist goed bezig bent geweest.

2. Je klant vraag om inzicht in de rekening

Als je op basis van uurtarief werkt is dit een veel voorkomende vraag. Het bedrag op je factuur valt de klant tegen. Of je even kunt uitleggen wat je hebt gedaan en wat er dan zoveel tijd heeft gekost?
Dat kan frustrerend zijn, want je hebt knetterhard gewerkt en je uiterste best gedaan, dat weet je wel. Maar wat je precies allemaal hebt gedaan en hoeveel tijd dat heeft gekost, dat weet je gewoonweg niet meer dat heb je ingeschat. Je moet het doen met je geheugen en jouw beleving tegen de beleving van je klant. Dat kunnen uitdagende gesprekken zijn.

3. Je wilt effectiever werken maar weet niet hoe

Je bent je ervan bewust dat tijd je grootste waarde is. Je wilt jouw tijd daarom zo efficiënt mogelijk inzetten. Je volgt mij al een tijdje en probeert hier en daar een tip uit. Dat geeft je wel wat verlichting maar je weet niet goed waar je nu het beste in kunt investeren om het grootste rendement te halen. Alle apps en systemen leren kost immers ook veel tijd.

Waar ben je eigenlijk de meeste tijd mee kwijt? Hoe kan je je workflow optimaliseren?

4. Je laat je afleiden

Je bent begonnen aan die grote taak, voor jezelf of voor je klant. Je zit er nét lekker in en je wordt gebeld. Het is je zoon, hij is zijn telefoon kwijt of je even wilt kijken of hij op zijn kamer ligt. Je ziet op de trap was liggen die je meteen mee naar boven neemt, je stelt je zoon gerust dat zijn telefoon hier ligt en uit liefde voor je kind ga je hem zijn telefoon maar even brengen. Op de terugweg ga je meteen even een boodschap doen, dan is dat ook gebeurd. Terug achter je pc vraag je je af, waar was ik ook alweer mee bezig?

Afleiding is er ook gewoon achter je bureau. Je hoort je telefoon pingen en ziet dat er iemand heeft gereageerd op je post. Je kijkt even want een reactie van die persoon is toch wel heel erg leuk. Je stuurt een privé berichtje en kijkt meteen even wat er nog meer gebeurt online. Je krijgt een berichtje terug en heel even gaat dit zo over en weer.

Je kijkt terug op het scherm van je computer en bedenkt je: Wat was ik ook alweer aan het doen?

5. Je wilt het beste uit jezelf halen

Als ondernemer wil je het beste uit jezelf halen. Je weet inmiddels ook dat je meer voor elkaar krijgt als je regelmatig rust neemt. Maar hoeveel rust moet je dan nemen? En wanneer? Je hebt gehoord dat je om de zoveel tijd 10 minuutjes pauze moet nemen. Maar als je eenmaal aan het werk bent, gaat de tijd ongemerkt voorbij en werk je te lang door. Of 10 minuten voelen als een eeuwigheid als je net lekker in die flow zit wil je er niet uit.

Voor al deze uitdagingen is er Toggl!

Maak een gratis account aan om een start te maken. Dit kan via de app op je telefoon of computer maar ook in de browser. Zelf werk ik graag voor het bijhouden van mijn uren met de Toggl desktop app op mijn computer (alleen voor Windows gebruikers) en vind ik werken met de browser prettiger voor de diverse overzichten, deze geeft mij meer inzicht.

Oplossing probleem 1: Waaraan besteed jij je tijd?

Op Toggl kun je je klanten en projecten toevoegen en bijhouden. Telkens als je aan een taak begint, zet je de timer aan en als je klaar bent, zet je de timer uit. Zo krijg je een heel helder inzicht hoeveel tijd een taak kost en waar je de meeste tijd mee kwijt bent.

  • Als je vanuit de browser werkt: Ga nadat je bent ingelogd naar Track.toggl.com/timer en klik in het menu links op timer
  • Als je vanuit de desktop app werkt: Open Toggl
  • Rechts bovenin zie je een driehoek icoon staan waar je de tracker mee aan kunt zetten.
  • Als de timer loopt, kun je details toevoegen zoals het project/klant en
  • Je kunt een beschrijving meegeven van de taak waar je mee bezig gaat.
  • Als je de timer hebt aangezet, begint deze te lopen en de timer zet je uit met het vierkante icoontje.
  • Alle taken waar je mee bezig bent geweest zie je als lijst.

Je hebt een overzicht van je tijd vandaag.

Oplossing probleem 2: Inzicht geven aan je klant.

In Toggl kun je ook per klant ook projecten aanmaken. Bedenk voordat je dit doet aan wat jij makkelijk vindt voor je overzicht. Geef een beschrijving mee voor jezelf en je klant om te herkennen waar je mee bezig bent. Als je op deze manier werkt voor je klanten kun je je uren daarna verantwoorden met een rapportage uit Toggl.

  • Als je vanuit de browser werkt: Ga nadat je bent ingelogd naar Track.toggl.com/timer en klik in het menu links op timer
  • Als je vanuit de desktop app werkt: Open Toggl
  • In de browser: Maak een project aan met het envelopje dat je rechtsboven in het scherm ziet door op het + te klikken.
  • In de desktop app: klik bij ‘select project’ op het het haakje naar beneden; het dropdown menu opent; klik op + om een nieuw project te maken (je kunt hierbij een klant selecteren)
  • Geef je project een naam die herkenbaar voor je is.
  • Zet de timer aan en weer uit als je klaar bent.
  • In de browser: Ga dan links in het menu naar reports.
  • Dan zie je meteen een overzicht van allerlei taken.
  • Als je een project met de naam van je klant hebt aangemaakt dan kan je deze aanklikken. Dan krijg je alle taken die je voor deze klant hebt gedaan in een overzicht.
  • Je kunt dit overzicht downloaden door helemaal rechtsboven in het scherm op het pijltje naar beneden te klikken.
  •  Dan kun je het overzicht uitprinten en gebruiken als document om het gesprek aan te gaan of je kunt het doorsturen naar je klant met bijvoorbeeld de rekening.

Nooit meer onzekerheid over de verantwoording van je uren.

Oplossing probleem 3: Effectiever werken

Toggl geeft op deze manier ook een goed inzicht van je werk en je besteedbare uren. Ik adviseer je om Toggl niet alleen te gebruiken voor je klanten maar ook voor jezelf. Houd de tijd bij van hoe lang je scrolt op social, het maken van post of een strategie, je pauzes, je meditaties, je visualisaties, je telefoongesprekken, je onderzoek, je acquisitie, je funnels, je website, je ontwikkeling etc. etc. Dan krijg je overzicht waar de hiaten zitten. Of waar je veel tijd mee kwijt bent en of je dat wel wilt. Misschien kom je erachter dat je veel tijd aan een klant kwijt bent maar dat de vergoeding veel te laag is ten opzichte van deze tijd.

Je kunt pas verbeteren als je weet waar de schoen wringt, plan maandelijks een blok in je agenda van 15 minuten om je statistieken te bekijken en hier acties aan te verbinden.

Oplossing probleem 4: Je laat je afleiden

Er kunnen tiental reden zijn waardoor jij je laat afleiden. Terecht of niet terecht. Het is dan wel belangrijk dat je deze afleiduren niet meeneemt in Toggl. In bovenstaande voorbeelden blijft Toggl gewoon draaien terwijl jij niet achter je pc zit. Dit is natuurlijk vervuiling van je data. Toggl heeft een fantastische instelling die jou de melding geeft dat je niet actief bent op je scherm en of de timer dan wel moet doorlopen.

  • Ga naar het tandwiel
  • Klik op ‘preferences’
  • Ga naar ‘General’
  • Scroll naar beneden totdat je bij ‘use time tracking helpers’ bent en zet deze aan.
  • Bepaal na hoeveel minuten Toggl je een seintje mag geven dat je niet actief op je computer bezig bent.

Toggl afleiding

Oplossing probleem 5: Het beste uit jezelf halen.

Je kunt natuurlijk de pomodoro-techniek gebruiken. Dit kan overigens ook in je browser, ga dan naar promofocus.io/app. Deze tool geeft aan dat je 25 minuten werkt, 5 minuten een korte pauze pakt en weer 25 minuten vol focus werkt. Maar deze tool geeft geen ruimte om de tijd aan te passen naar jouw wens.

Misschien ben jij juist 40 minuten lekker in flow en neem je 10 minuten pauze. Dat kan wel in Toggl. Bovendien heb je dan alles prettig binnen 1 tool.

  • Ga naar het tandwiel
  • Klik op ‘preferences’
  • Ga naar ‘General’
  • Scroll naar beneden totdat je bij ‘pomodoro timer’ bent en zet deze aan.
  • Bepaal hoeveel minuten je in focus wil werken en hoeveel minuten pauze je daarna neemt.
  • Je kunt er voor kiezen dat de timer automatisch stopt, na (in dit geval 20 minuten) stopt de timer automatisch en gaan je 5 minuten pauze lopen. Hiervan geeft Toggl een seintje.

Pomodoro Toggl

Ik ben fan van Toggl!

Je snapt nu denk ik wel waarom ik fan ben van Toggl. Ga het zelf gebruiken en voor je het weet ben je zelf ook fan. Inzicht in waar ik mee bezig ben, eenvoudig uren bijhouden en vele mogelijkheden om je effectief te laten werken.

Tot slot geef je graag nog 1 bonus tip: ik maak ook gebruik van de mogelijkheid om tags toe te voegen aan mijn uren. De tags die ik gebruik hebben te maken met de 4D-mix vanuit het boek ‘Het clockwork effect‘ van Mike Michalowicz:

  1. Doe dingen
  2. Beslis-dingen
  3. Delegeer-dingen
  4.  Ontwerp-dingen

In het Engels is dat de 4D-mix: Do, Decide, Delegate en Design.

Kort samengevat helpen deze tags mij om inzicht te krijgen in hoeveel tijd ik AAN mijn onderneming werk en hoeveel ik IN mijn onderneming werk. Je ziet in één oogopslag hoe jouw tijd zich verhoudt tot deze 4D-mix. Een kort voorbeeld: De ‘Design’ tijd heb je nodig om je bedrijf te ontwikkelen, te laten groeien. Als te veel van mijn tijd gaat zitten in de ‘Do’ taken is uitbesteden een overweging. Het verklaart ook waarom zaken stil staan als ik alleen in de ‘Do’ dingen zit. Zo helpen deze tags mij bij het bepalen van mijn strategieën van mijn onderneming.

Wil jij weten hoe jij in jouw onderneming Toggl het beste kunt inzetten/inrichten?
Plan dan eens met mij een Gratis Sparsessie. Misschien is dat net het duwtje in de rug dat je nu even nodig hebt.

 

➡️Direct een Gratis Sparsessie plannen 

 

 

 

 

Procrastineren

Wat is Procrastineren? Ik gooi maar even met een dure naam voor gedrag dat we allemaal kennen. Procrastineren gaat namelijk om gedrag dat inspanning vergt of dat onaangename aspecten inhoudt met als gevolg dat je het niet doet of te laat doet.

Synoniemen voor Procrastineren zijn aarzelen, weifelen, slenteren, zeuren, dralen. Herken je al wat van dit gedrag?

Procrastineren afleren

Procrastineren is gedrag waar we het wel vaker over hebben gehad. Ik kan er een duur woord aanhangen maar het blijft gewoon uitstelgedrag!
Je weet dat het niet goed voor je is maar toch lijk je dit gedrag maar niet af te kunnen leren. Je moet misschien verschillende keren op verschillende manieren lezen waarom het zinvol is om je uitstelgedrag écht aan te pakken. Ik weet dat je dit uitstelgedrag niet wilt vertonen.

Inspanning voor ontspanning

Het zijn allemaal van die open deuren. Eerst inspanning en dan ontspanning.

Ja maar…. Ik hoor je al in de slachtofferrol vallen. Er is namelijk altijd wel een excuus om dingen niet te doen. De eerste stap is je focus verleggen naar de dingen waarom je het juist wél moet doen?

Ik neem je even mee in de sport van mijn kinderen.

Sporten is een vorm van inspanning voor ontspanning. Maar voor sommige sporten is het een behoorlijke inspanning om überhaupt mee te kunnen doen. Dan denk ik aan mijn jongens die ‘zaten op’ American Football. Heb jij je weleens in deze sport verdiept? Je moet gewoon ouderwets blokken en stampen om de termen uit je hoofd te kennen voordat je mee kunt doen.

Ik heb het verschillende keren uitgelegd gekregen en ik ga een poging doen om het jou simpel uit te leggen. Maar ik weet nu al dat mijn jongens mij gaan corrigeren als ze dit lezen.

American Footbal gaat over het innemen van verschillend speelposities als team. Elke speelpositie heeft een eigen cijfer. Elk team heeft zijn eigen cijfercombinaties zodat de concurrentie niet weet in welke speelpositie ze gaan spelen als er door de coach wordt geroepen 2835!
En zo waren er heel wat cijfercombinaties om de spelers te laten weten waar ze naartoe moeten rennen. Daar zit natuurlijk een hele theorie achter, maar ik waag mij er niet aan om je dit uit te leggen.

procrastineren

Het gaat mij erom dat de jongens dit spel leuk vonden en natuurlijk wilde winnen. Voordat ze het veld opgingen werd er dan ook hard gestudeerd. Menig weekend heb ik ze mogen overhoren. Maar als je de cijfers uit je hoofd kent, dan ben je er nog niet.

Ik heb een keer mogen meedoen bij een ouder-kind toernooi. Weet je hoe moeilijk het is om op het moment dat je de bal aan ziet komen te rennen naar een plek die je hebt moeten onthouden op basis van een cijfercombinatie? Moeilijk! Dat kan ik je vertellen.

Maar naar mate mijn jongens oefenden en oefenden, werden ze steeds beter en werd het spel steeds leuker. Dat motiveerde hen om te blijven oefenen. Mijn zoon legde mij de cijfercombinaties nog eens haarfijn uit aan de hand van een tekening. Grappig om te zien hoe zijn enthousiasme en zijn kennis er na drie jaar nog steeds in zit.

procrastineren

Procrastineren: Oefening baart kunst

Na het oefenen wordt iets nieuws een gewoonte. En een gewoonte kost minder energie.

“Tracking our habits gives us perspective. We see where we were and where we are now. That progress is what motivates us tot keep going.”

Deze zin las ik laatst in een blog en dit is precies wat ik je probeer te vertellen. Dat is de reden dat ik je adviseer om grote taken op te splitsen in kleine taken. Dan zie je dat je vorderingen maakt. Dat motiveert om door te gaan.

Beloon jezelf

Een nieuwe gewoonte inslijten gaat niet vanzelf. Er is doorzettingsvermogen voor nodig. Maar zelfs met alleen doorzettingsvermogen red je het niet. Je brein wil een beloning. Een beloning kan al zijn dat vinkje dat je mag zetten als je een taak hebt afgerond. Dan wordt je beloningscentrum in je brein geactiveerd, krijg je als beloning dopamine en dat voelt goed.

Je kunt jezelf ook een beloning in het vooruitzicht stellen op langer termijn. Als ik deze taken heb afgerond, mag ik van mijzelf even op sociaal media rondstruinen. Of een lekkere lunch nuttigen. Of mijn laptop afsluiten en lummelen. Kies iets waar je echt even blij van wordt. En beloon jezelf.

Tijd is kostbaar

Ik krijg regelmatig de vraag hoeveel tijd die veranderingen kosten.
Hoeveel tijd is er eigenlijk nodig om een nieuwe gewoonte in te laten slijten?
Ik zou je zo graag willen vertellen dat je aan 21 dagen genoeg hebt. En dat heb ik je vast ook weleens verteld.

Maar nu weet ik dat het helemaal niet zo gemakkelijk te voorspellen is hoeveel tijd jij nodig hebt. Dat is afhankelijk van jouw motivatie, je beloningscentrum en de moeilijkheidsgraad van de verandering.

Maar de aanhouder wint! Altijd!

Tijd verspillen aan uitstelgedrag helpt zeker niet.

Dus ik daag je uit!

S.O.S.

Bij de vereniging van mijn jongens werd er door de coach ook wel eens S.O.S. geroepen. Dit betekende ‘Same Old Shit’.

Uitstelgedrag of procrastineren is de Same Old Shit maar dat betekent niet dat je hier niets aan kunt doen.

Je kunt bijvoorbeeld meedoen met mijn S.O.S.-membership. Samen gaan we jouw shit aanpakken zodat je gemotiveerd blijft en progressie maakt.

 Lid worden?

doen wat bij je past

Ik heb een hekel aan timemanagement

“Ik heb een hekel aan timemanagement.” Dat is wat ik veel hoor als ik in contact kom met ondernemers. Maar toch wil je meer doen in minder tijd. Toch wil je je doelen halen. Toch wil je werken aan de toekomst van je bedrijf. Toch?

Hoe zit dat?

Gruwelen bij het woord timemanagement, herken je dat?

Je bent vast geen ondernemer geworden om vast te zitten in allerlei timemanagementsystemen. Werken met mappen, in de cloud, kleuren, systemen. Plannen Blegh! Je wilt gewoon ondernemen en al je goede ideeën uitvoeren zodat je succesvol wordt in wat je doet.

De grootste misvatting van timemanagement

Herken jij de race tegen de klok? Zou je ook wel MEER werk willen verzetten in MINDER tijd? Dat is, denk ik, de reden dat er massaal gezocht wordt op Google op timemanagement of timemanagement cursus of op een timemanagement training. Je wilt niet vast zitten in systemen, maar je wilt wel meer voor elkaar krijgen.

In mijn beleving is de grote misvatting dat het gaat over meer dingen doen in minder tijd. Naar mijn mening gaat timemanagement het over de JUISTE dingen doen in je BESCHIKBARE tijd.

Quality time

Je bent meer dan een ondernemer. Familie en vrienden maken ook onderdeel uit van je leven en daar wil je tijd voor vrijhouden. Die waardevolle tijd wil je met aandacht voor elkaar doorbrengen. Dat gaat moeizamer als je weet dat er nog zoveel werk op je wacht.

In kaart brengen van je taken

Voordat je daar iets aan kunt veranderen is het belangrijk dat je eerst in kaart brengt wat er op dit moment speelt. Gun jezelf een momentje en maak een braindump. Schrijf alles op wat er in je hoofd speelt. Van die belangrijke vergadering, het functioneringsgesprek dat je nog wilt voorbereiden, een vakantie boeken tot de boodschappen halen of de was ophangen.

Structureren van je gedachten/taken

Pas als je alle taken opschrijft kun je beginnen met structureren. En bekijken of al deze taken wel bij jou thuishoren. En of het überhaupt wel moet gebeuren?

De matrix van Eisenhouwer gebruik je om je taken te structureren.
Welke taak of gedachte hoort er voor jouw gevoel in welk vakje?
Wat is urgent en kan echt niet wachten?
Welke urgente zaken zijn ook echt belangrijk zodat alleen jij dat kunt doen? Die taken doe je meteen.
En welke taken kan je een ander vragen te doen? Ga eens op onderzoek uit of iemand je wil helpen.

Welke belangrijke taken kun je vooruit plannen? Doe dat dan ook! Dat geeft rust.
Welke taken zijn eigenlijk nu je erover nadenkt én niet belangrijk én niet urgent? Die taken doe je niet of zet je op je ‘als-ik-ooit-tijd-over-heb-lijstje’.

Eisenhower Matrix Ineke Swart

Timemanagement ben jij!

Hoor jij jezelf wel eens zeggen: “Ik heb een hekel aan timemanagement.”?
Grote kans dat je dan niet de juiste dingen doet. Jij bent degene die zich laat afleiden of zaken uitstelt. Misschien heb je je doelen niet helder of verlies je ze uit het oog. Misschien doe je eigenlijk helemaal niet wat je diep van binnen wel heel graag wilt. Dit kost je tijd, tijd die je veel waardevoller wilt gebruiken.

Observeren van signalen

Het heeft niet zoveel zin om te zeggen dat je niet doet aan timemanagement doet of ‘”Ik heb een hekel aan timemanagement”. Het is zinvoller om de signalen te observeren en te herkennen zodat je er iets mee gaat doen. Is het wel timemanagement waar je een hekel aan hebt? Of speelt er iets anders dat je te veel energie kost?

Wees niet te streng voor jezelf

Het is heel menselijk dat je niet altijd effectief werkt. Dat er dingen blijven liggen of dat je even niet weet hoe je zaken moet aanpakken. Wees niet te streng voor jezelf. Kijk vooral terug naar wat er allemaal wél goed is gegaan. Dat helpt om te relativeren en ook dat brengt rust.

S.O.S – membership

Heb je het gevoel dat je als ondernemer kopje onder dreig te gaan? Heb je meer balans nodig tussen werk en privé? Dan is het S.O.S.- membership echt iets voor jou.
✔️ Meer structuur in je werk
✔️ Taken ook echt afronden
✔️ Je doelen behalen
✔️ Balans tussen werk en privé
✔️ Genieten van je vrije tijd!

Lees meer en meld je aan

Haal die pleister eraf en kies voor een structurele oplossing

Ik heb het eerder met je gehad over de BOVO-methode en over pleisters plakken op je planning. Vandaag bied ik je de mogelijkheid om die pleisters eraf te halen. We gaan samen voor een structurele oplossing en zorgen ervoor dat je geen pleisters meer nodig hebt omdat jouw procedures perfect aansluiten op jouw wensen, kernwaarden en verlangens.

  • Kom los van uitstelgedrag.
  • Voel nooit meer alsof je tijd te kort hebt.
  • Geniet van de processen in plaats van te stressen.

Waarom die pleisters niet lekker laten zitten?

Waarom zou je die pleisters niet lekker laten zitten? Hij zit goed en de wond is ermee afgedekt. Probleem opgelost toch?

Is dat echt zo denk je?
Is dat een structurele oplossing?
Of hoop je dat?

Als je de pleister laat zitten dan wordt ie uiteindelijk week, en laat los. Of de wond sijpelt door de pleister heen. Daardoor heeft de wond geen lucht om te genezen. En is de investering groter doordat je steeds weer nieuwe pleisters moet hebben en blijft plakken.

Kies voor een structurele oplossing!

  • Zonder pleisters plakken krijg je lucht in je planning.
  • Door de kern aan te pakken geneest je wond en krijg je structuur.
  • Door structuur aan te brengen veranker je een nieuwe effectieve gewoontes.
  • Je investeert met gegarandeerd rendement.

Zonder planning geen vrijheid

Ik snap echt wel waarom een planning als een keurslijf voelt en je daarmee een stuk vrijheid lijkt los te laten. Maar is dat wel zo?

Als je kiest voor een structurele oplossing heb jij juist de regie. Jij hebt nog steeds de vrijheid om op die planning te zetten wat jij belangrijk vindt. Een planning gaat niet alleen over wat jij belangrijk vindt om te realiseren op werkgebied. Maar ook, of juist vooral, om tijd vrij te houden voor de dingen die jou energie geven. Sporten, uit eten, tijd bij je kinderen en je gezin of vrienden, Lekker koken, een film kijken of wijnen.

Een structurele oplossing en planning gaat erover dat je niet verdrinkt in de waan van de dag en dat je daardoor geen tijd of energie meer over hebt om die leuke dingen te gaan doen of je dromen na te jagen.

Een planning geeft juist vrijheid!

Het verschil tussen plannen en planning

Als je een goede planning maakt weet je of je plannen haalbaar zijn. Het is belangrijk om voor het komende jaar, kwartaal of maand te weten wat je plannen zijn. Waar mag je tijd voor inplannen? Voor deze plannen heb je agendablokken nodig in je agenda zodat je ook tijd hebt om deze plannen waar te maken. Daarvoor moet je een goede planning van de week maken.

Ik vind het fijn om elke vrijdag mijn week af te sluiten. Ik kijk dan vooruit en plan de volgende week alvast in mijn agenda. Als ik dat niet doe, laat ik mij verleiden om meer tijd aan een taak te besteden dan nodig is, ga ik ad hoc aan het werk of ik krijg last van uitstelgedrag. Als mijn agenda zorgvuldig is gepland dan werk ik mijn ToDo punten af, laat ik mij niet verleiden tot uitstapjes die niet gepland zijn en sluit ik de week met een voldaan gevoel af.

Een goede planning is cruciaal voor een structurele oplossing.

Voor een structurele oplossing: Plan alles!

Plan blokken in je agenda voor alles wat je doet. Van de momenten dat je ongestoord thuis wilt zijn, wilt sporten, nieuwe plannen wilt uitwerken, op vakantie gaat. Maar ook je afspraken, wanneer je klanten mag bedienen tot aan je lunchwandeling en het praatje bij een kopje koffie.
Pas als je alles in je agenda zet, dan zie je pas hoeveel lucht je planning heeft. En pas dan kan je werken aan een structurele oplossing.

We zijn vaak overmoedig over wat we kunnen doen in een dag en onderschatten wat we kunnen bereiken in een jaar.

Een planning geeft inzicht. Pas al je alles plant wat je wilt doen op een dag, in een week of een maand gooi je je pleisters weg.

Geen doekje voor het bloeden

Je wilt toch geen doekje meer voor het bloeden? Als je kiest voor een structurele oplossing dan kijk je eerst in je agenda als iemand je iets vraagt. En dan maak je bewust een keuze. Kan ik dit blokje in mijn agenda verplaatsen? Is deze vraag relevanter dan wat er al staat? Ben ik bereid mijn sporten op te geven om deze taak af te ronden?

Kijk bewust naar je dag, heb je prioriteiten op orde en je doelen in zicht.

Poppen er nu excuses op in je hoofd?

Leuk idee hoor Ineke, maar dat kan helemaal niet. Mijn werk bestaat uit brandjes blussen, mijn klanten hebben een strippenkaart, ik weet niet wanneer ze iets van mij vragen en wanneer ik een kopje koffie drink en een praatje maak kan ik vooraf toch niet weten!?

Klopt.

Je kunt deze taken niet exact inplannen, maar maak er in ieder geval ruimte voor in je agenda. Als jouw functie bijvoorbeeld bestaat uit brandjes blussen. Dan plan je drie of vier blokken in je agenda met als titel brandjes blussen. Zijn er geen brandjes te blussen? Bepaal dan wat je met die gereserveerde tijd doet. Of dat kopje koffie drinken, of iets van je ToDo lijst afhalen wat er al te lang opstaat. Zo creëer je zelfs voor niet te plannen taken een structurele oplossing.

Werk je met strippenkaarten?

Werk jij met strippenkaarten? Leer dan van de vorige periode. Hoeveel kaarten heb je verkocht en hoeveel uur ben je daarvoor aan het werk gegaan?  Plan dan per week of per dag een blok in met werk voor strippenkaarthouders.
Die blokken verschuif je eenvoudig als er geen werk voor is maar zo zorg je er wel voor dat je lucht houdt in je agenda.

Je kunt jezelf niet 40 uur volplannen met afspraken en dan ook nog verwachten dat je taken van je ToDo lijst afstreept. Om dat te begrijpen hoef je geen genie te zijn.

Je hebt niets aan mijn tips

Je hebt niets aan tips over uitstelgedrag of ad hoc werken als je de basis niet op orde hebt. Hoe lang wil jij nog pleisters plakken? Soms is het beter om die pleister er in een keer af te rukken en te kiezen voor een investering met rendement.

Trek die pleister er nu af!

Ik heb speciaal voor jou een structuurtraject ontwikkeld om die pleister er in een ruk af te halen en voor eens en altijd lucht te krijgen in je dag. Kies voor een structurele oplossing!

Je investeert in jouw onderneming om die interne organisatie op orde te krijgen. Je gaat aan de slag met jouw plan van aanpak in jouw situatie. Bovendien profiteer je ook van de kracht van een mastermind groep.

Lees er meer over en besluit dat je klaar bent met pleisters plakken!

Kan jij ad hoc werken?

Ad hoc werken is werken aan taken waarvan je vooraf niet wist dat je ze moest doen. Dat maakt het moeilijk plannen en dat zorgt ervoor dat je planning in de soep loopt. Je kent het wel, aan het einde van je heb je het idee dat je niets af hebt gekregen maar toch ben je moe van je werk.

Hoe ga je daarmee om?

Ad hoc werken is een vaardigheid

Ad hoc werken wordt vaak als een manco gezien, maar het is zeker ook een vaardigheid. Je kunt snel schakelen en overzicht houden als je ad hoc sterk bent. Wees niet te streng voor jezelf en complimenteer jezelf met deze vaardigheid.

Maar kijk ook of deze vaardigheid je verder helpt of juist tegenhoudt. Wat wil je bereiken? En helpt ad hoc werken hierbij? Zo niet, lees dan verder.

Ad hoc werken

Even in de herhaling. Je hebt mij al vaker horen zeggen dat een plan en prioriteren van taken belangrijk is. De Eisenhouwer Matrix helpt je daarbij. Daar ga ik nu niet verder over uitweiden.
Belangrijker is om te weten wat jij belangrijk vindt en waarom. Hoe kan je anders een goede prioriteit geven in het schema van Eisenhouwer? Dat telt ook voor ad hoc taken.

Hoe belangrijk ben jij?

Als je je te veel laat afleiden van de taken die jij wilt doen omdat er taken zijn die je klanten willen dat je gaat doen, kun je je afvragen of jij jezelf wel belangrijk genoeg vindt.
• Zijn de vragen van de klant belangrijker dan de taken op je to-do-list?

Ik kan mij heel goed voorstellen dat je dat zo voelt hoor. Ik wil de vragen van mijn klanten ook zo snel mogelijk beantwoorden. Dit komt omdat ik dienstbaarheid en service heel hoog op mijn prioriteitenlijst heb staan. Maar ik heb geleerd om hierover te communiceren zodat ik grip op ad hoc taken krijg.

Het is in ieder geval belangrijk om je bewust te zijn of ad hoc werken een bewuste keuze is of dat er iets anders speelt? Lees ook dit gastblog over uitstelgedrag.

Communiceren bij ad hoc zaken

Zoals bij veel issues speelt communicatie ook een rol bij ad hoc werken.

  1. Weet wat je wilt.
  2. Vind jezelf belangrijk genoeg om prioriteit te geven aan jouw wensen.
  3. Communiceer.

Waarom moet je meteen iets doen als een klant iets vraagt?
Waar ben je bang voor?
Je kunt nog steeds een hoog serviceniveau hebben als je besluit niet meteen in actie te komen.

Focus houden en ad hoc werken

Ben je uit je focus gehaald voor een taak van 2 minuten? Doe dit dan meteen. Als je een verzoek krijgt dat meer tijd van je vraagt, vertel hem/haar dan wanneer je dit oppakt. De helderheid is vaak al genoeg om de ander tevreden te stellen. Kom dan wel je afspraken na!

“Ik pak het overmorgen direct in de ochtend op en laat je in de loop van de dag weten of het is gelukt.”

Prioriteiten stellen – MIT

Jij kunt zelf het beste inschatten of die vraag echt even een dag kan wachten of dat er bloed uitloopt en het belangrijk is dat je de klant direct helpt. Als je gewend bent om ad hoc te werken moeten je klanten hier wel even aan wennen. Maar als je goed communiceert dan loopt dit veel soepeler dan je nu denkt.

Heb je de afkorting MIT weleens gehoord? MIT = Most Important Task

Stel jezelf drie belangrijke vragen

Drie stappen in de juiste richting om controle te krijgen op ad hoc werken :

  1. Wat is het belangrijkste? Welke projecten lopen er nu en wat is daarvan de belangrijkste?
  2. Welke taken vragen je aandacht en kan alleen jij doen?
  3. Welke van deze taken leveren jou het meeste op? Qua tijd, geluk, geld, voldoening etc.

Is ad hoc werken wel zo snel?

Je bent druk. Eigenlijk een beetje te druk. En omdat je zo druk bent ben je geneigd om vragen en taken even tussendoor te beantwoorden of te doen. Dat geeft meer onrust dan dat je daar bewust van bent. Zo blijf je achter de feiten aanlopen en dit vergt veel energie van je.

Jij weet diep van binnen ook wel dat snel tussendoor helemaal niet zo effectief is.

Tijd voor een verandering?

Wat denk je, is het tijd voor een verandering?

Wil je niet langer alleen maar ad hoc werken?
Zou het niet fijn zijn als je weer controle krijgt op je dag, je tijd, je taken en je energie?
Zou je niet voor eens en altijd meer rust en controle over je werkdag willen hebben?

Dan is het structuurtraject echt iets voor jou!

In het structuur traject ga je voor een intensieve aanpak van 6 maanden waarin we  in kleine, haalbare stappen maximaal resultaat behalen. Ik bewijs jou dat het mogelijk is om naar een structuur te gaan die bij jou als ondernemer past. Ik weet dat je in eerste instantie wat pijn zult voelen bij het reserveren van een tijdsblok in je agenda. Maar je zult merken dat alles wat we doen, jou tijd oplevert.

Meld je direct aan!
Je kunt ook een vrijblijvende sparsessie inplannen om te bekijken wat het beste bij jou past.