Takenlijstje of Knoop in je zakdoek?

Hoe zorg je ervoor dat je dingen niet vergeet?
Mijn vader had vroeger een zakdoek van katoen in zijn zak. Je kent ze wel zo’n zakdoek waar van alles mee werd schoongemaakt inclusief de neus. Dat ding werd dus te pas en te onpas uit zijn zak gehaald.

Als mijn vader iets niet wilde vergeten legde hij een knoop in zijn zakdoek in de hoop dat zijn geheugen hem niet in de steek liet. Als hij dan zijn zakdoek weer uit zijn zak haalde voor een ‘schoonmaakklusje’ dan zag hij de knoop en dacht… wat moet ik niet vergeten (?) en na even na te denken dacht hij… oh ja!

Gelukkig doen we dat tegenwoordig anders

De moderne tijd is niet alleen fijn omdat we nu vooral papieren zakdoekjes gebruiken ;).  Maar ook omdat we digitale mogelijkheden hebben om je te helpen herinneren aan wat je nog moet doen. Je hoeft niet meer te gokken of je brein je in de steek laat of niet.

De mogelijkheden voor een extern geheugen zijn grenzeloos. Je maakt heel gemakkelijk via de app naar keuze een takenlijstje aan.
Je smartphone laat je dan op tijd weten dat je iets niet mag vergeten.

Takenlijstje organiseren

Maar zo’n takenlijstje wordt door dit gemak ook langer en langer. Bij het wegstrepen van 1 taak komen er 2 bij. Ken je dat? Je zou er toch bijna gek van worden? Hoe ga je dat organiseren?

Als structuurfreak kan ik je allerlei tools en procedures geven om niet gek te worden. Maar dat helpt allemaal niets als jij niet anders naar je takenlijstje gaat kijken.

Het is maar net hoe je ernaar kijkt

Als je de manier verandert waarop je naar je dingen kijkt, veranderen
de dingen waarnaar je kijkt.

Laten we het eens proberen. Doe je mee?

1. Raak verslaafd aan het beloningshormoon

Je kunt verslaafd raken aan een beloningshormoon dit geeft je een lekker gevoel. Je ziet dit bijvoorbeeld bij roken, snoepen of gokken. Maar wist je dat het afvinken van een taak je ook een beloningshormoon geeft?

TIP: Als je ergens verslaafd aan wilt raken dan is het wel aan het afvinken van je taken. Lekker! Het geeft je een heerlijk gevoel van mentale rust en controle. Vink, next!

2. Krijg rust in plaats van stress door een takenlijstje

Het lijkt mode te zijn om te zeggen dat je het druk hebt en stress ervaart. Maar je wilt toch liever zeggen dat je rust ervaart omdat je alles onder controle hebt? Je vergeet niets want het staat op je takenlijstje. Je hebt er zelf prioriteit aan gegeven. Jij weet dus dat alles komt wanneer het moet komen. Dit geeft rust.

TIP: Om deze rust nog beter te ervaren is het slim om je taken zo gedetailleerd mogelijk op te schrijven. Dus niet ‘boodschappen halen’. Maar je boodschappenlijstje ook noteren. Je brein negeert generale opmerkingen maar gaat ‘aan’ bij details. Je krijgt een extra bonus als je de boodschap die je in je wagen legt kunt afvinken, nog meer beloningshormonen!

3. Jij mag kiezen

Jij mag een taak kiezen van jouw to-do-lijst. Als je jouw taken een prioriteit hebt gegeven, kan jij heel gemakkelijk jouw favorieten kiezen. En als je dan een taak hebt weggevinkt van je ‘moet ik nu echt doen lijstje’ dan pak je gewoon een taak van je ‘wil ik doen lijstje’. Dit is extra leuk omdat taken geen gevoelens hebben, je kunt ongegeneerd kiezen.

TIP: Houd de matrix van Eisenhower naast je takenlijst voor de juiste prioritering.

4. Jij bent de baas

De taak staat niet voor niets op je takenlijst. Jij hebt de taak erbij geschreven. Dat betekent dat jij ook wilt dat het gedaan wordt. Maar dat betekent óók dat jij het weer van je takenlijstje kan wissen. Jij bent de baas over je takenlijstje. Je takenlijstje is niet de baas over jou.

TIP: Houd de regie over je agenda en taken.

5. Maak er een feestje van

Sta echt even stil bij het wegstrepen van een taak. Maak er een feestje van!

You did it!

Of dit nu een grote of kleine taak is, je hebt het gedaan en dat is een feestje waard. Gun jezelf een momentje rust en euforie voordat je weer aan een andere taak begint. Dit zorgt er ook voor dat je optimaal blijft presteren. Dat verdien je!

Door anders naar je takenlijst te kijken, voel je voldoening aan het einde van de dag! Houd op met pleisters plakken en ga voor structurele oplossingen.

Vind je het lastig om je takenlijstje te managen?

Vind je het lastig om een start te maken? Geen paniek, ik help je graag op weg.

Wist jij al dat ik je ook snel kan helpen met een impact sessie? In deze sessie pakken we jouw specifieke vraagstuk samen aan. Reserveer vandaag nog jouw impact sessie en we gaan samen aan de slag.

Je kunt natuurlijk ook kiezen voor de kracht van eenvoud en de ‘knoop in je zakdoek’ herintroduceren.

Het is helemaal aan jou!

Meten is weten en gissen is missen

‘Meten is weten’, als je met je marketing bezig bent, hoor je dit van elke professional die je spreekt. Je statistieken vertellen je hoe goed je het doet.

In mijn vorige blog over Toggl heb ik je laten zien dat je in beeld kunt krijgen hoe lang je met bepaalde taken bezig bent. Als je de tips die ik je geef in dit blog toepast, krijg je ook een beeld waar je op leegloopt en waar je energie van krijgt. Dit is belangrijke informatie die je kunt gebruiken om je dag zo goed mogelijk in te delen.

Parabel van meten is weten

Lisette van Heg deelt op LinkedIn regelmatig een woordpareltje. Het woord ‘parabel’ trok mijn aandacht. Soms heb je simpelweg een verhaal nodig om de waarheid te zien.

Dus laat ik beginnen met een parabel.

Ik werk samen met verschillende professionals om mijn bedrijf te laten groeien én ik werk voor verschillende ondernemers om hun bedrijf te laten groeien.
De meest voorkomende zin in deze gesprekken is:

“Wil je even naar je statistieken gaan?”

Niet echt sexy maar wel fantastisch voor de reflectie. Want pas als je inzicht hebt in je activiteiten weet je of dat wat je doet effect heeft.

Ik heb al een tijdje een nieuwe focus. Misschien heb je het gezien. Filmpjes maken op TikTok. Ik begon wat onwennig, maar ik begin het toch leuk te vinden! Maar hebben mijn inspanningen effect? Bereik ik de juiste doelgroep? Doe ik de juiste dingen?

Meten is weten maar gissen is missen

Het is natuurlijk leuk om te gissen dat mijn acties effect hebben. Maar als mijn buurvrouw mij heeft gezien en daar een leuke opmerking over maakt, wil dat nog niet zeggen dat mijn inspanningen effect hebben.

Daarvoor moet ik toch echt naar de statistieken.
Want: meten is weten en gissen is missen.

Hoe vaak kijk jij naar je statistieken?

Misschien kijk je al wel naar de statistieken van je website of zelfs van je social media. Maar wist je dat je vooral veel winst kunt behalen als je ook kijkt naar de statistieken van je werkzaamheden?

  1. Je krijgt inzicht in hoeveel tijd een taak kost en of dit voldoende oplevert.
  2. Aan het einde van de dag heb je een bevredigend gevoel, omdat je de juiste dingen hebt gedaan.
  3. Je energie blijft op peil, omdat je de taken die energie slurpen anders hebt geregeld.

Meten is weten – 1. Inzicht krijgen

Je kent het vast wel. Die kleine vraag van je klant kost je meer tijd dan je had ingeschat. Maar ook andere taken slokken ongemerkt je tijd op.

  • Je wilt ‘even’ een blog aanpassen op je website,
  • ‘even’ je mailbox bijwerken,
  •  ‘even’ je WhatsApp berichtjes bekijken of
  •  ‘even’ een berichtje op social media plaatsen.

Voor je het weet ben je een uur verder. Je nieuwsgierigheid wint en je surft een tijd op social media. Je kunt geen goede afbeelding vinden voor bij je blog of je krijgt mailtjes waar je toch even over na moet denken of afspraken waardoor je weer kritisch naar je planning moet kijken.

Herkenbaar?

Minder volle dagen

Dan zitten je dagen vast voller dan je van tevoren had gepland.
En hiervoor zijn je statistieken van je taken handig.
Houd je statistieken dagelijks bij voor elke taak. Lees hiervoor mijn blog over Toggl.
Plan elke maand een kwartiertje om naar je statistieken te kijken.
Je herkent dan patronen waardoor je je agenda nog beter kunt plannen en er meer lucht in kunt creëren.

De statistieken laten je zien dat jouw ‘dat doe ik wel even momentjes’ meer tijd kosten dan je denkt. En dat je daardoor niet aan je taken toekomt die je had gepland.
Grote kans dat je jezelf ook tekortdoet bij het maken van offertes als je niet helder hebt hoeveel tijd je ergens mee bezig bent.

Wat denk je? Ik denk dat het de moeite waard is om het te proberen. Houd de statistieken van je werk eens een maand bij.

Meten is weten – 2. Een goed gevoel aan het einde van je dag

Als je het gevoel hebt dat je aan het einde van de dag niet met toegekomen aan je takenlijst lees dan verder.
Ook hier zijn je statistieken van je werkuren handig. Kijk eens wat je wél hebt gedaan. Wat heb jij voorrang gegeven om te doen?

Ik schrok me een hoedje

Toen ik dit deed schrok ik mij een hoedje. Ik had van alles gedaan, behalve de taken die in mijn agenda stonden. Ik hield mij wel aan de afspraken die in mijn agenda stonden maar de taken die ik zelf had gepland, vond ik klaarblijkelijk minder belangrijk. Want die skipte ik en ik ging lekker aan de slag met ad hoc-taken. Geen wonder dat ik klem kwam te zitten.
In het boek ‘Grip’ staat dat je agenda heilig moet zijn. Dat was het voor mij zeker niet maar na het lezen van dit boek ben ik het anders gaan aanpakken. De taken die ik in mijn agenda zet zijn heilig. Ik heb daar van tevoren goed over nagedacht dus wanneer ik de taak in mijn agenda tegenkom, ga ik het ook doen zonder mezelf in twijfel te trekken. Ongelooflijk wat ik nu allemaal voor elkaar krijg.

Wat denk je? De moeite waard om het te proberen toch?

Meten is weten – 3. Meer energie aan het einde van je dag

Die taken in mijn agenda had ik er niet voor niets in geschreven. Noteer ook eens in Toggl als je de taak stopt hoe je in je energie zit. Kreeg je energie van de taak die je niet hebt afgerond? Geef deze taak dan een 10. Loop je leeg op deze taak geef je taak dan een 1.

Als je ook je energie bijhoudt (en dat kost je geen tijd), zie je ook welke taken je steeds vooruitschuift. Daar zit waarde in! Ga eens op onderzoek uit waarom je dat doet. En zoek dan naar een oplossing. Moet je echt alles zelf doen? Of kun je je werk anders inrichten.

Bijvoorbeeld je administratie. Veel ondernemers weten dat dit moet, maar lopen hier toch op vast. Je kunt dit werk gedeeltelijk of helemaal uitbesteden. Je gooit alles in een schoenendoos en stuurt het naar je boekhouder. Maar je kunt je werk ook anders inrichten waardoor het minder tijd kost. Bijvoorbeeld je bonnetjes meteen inscannen en je facturen meteen goed archiveren en dan elke week even je administratie bijhouden. Dan weet je ook nog wat je hebt uitgegeven en waarom. Als je wacht totdat je je btw-aangifte moet doen heb je kans dat dit minder soepel verloopt, je meer frustratie hebt én het extra tijd kost.

Minder frustratie

Je kunt ook je taken opdelen, niet de hele taak in 1x op je nemen maar gedurende de week elke keer een stukje. Dit plan je dan in en je frustratie en uitstelgedrag zijn een stuk minder. Die kleine taak is wel te overzien en snel gebeurd. Grotere kans dat je het ook gaat doen. Vele 15 minuten – taken zorgen ook voor resultaat zonder dat het je energieniveau aantast. Lees mijn boek voor meer tips: Morgen doe ik het (anders)!

Elke maand kijk ik naar mijn taken en naar wat ik heb gerealiseerd en wat niet. En stel mezelf altijd de vraag: “Waarom?”

Wat denk je? Doe dit eens, en laat mij weten waar je achter bent gekomen.

Beloon jezelf

Heb je een taak gedaan: beloon jezelf dan! Zeker als je een voor jouw gruweltaak hebt volbracht. Ga een eindje lopen, gun jezelf wat social media tijd of ga iets anders doen waar je blij van wordt.

Uitdaging

Meten is weten! Ik daag je uit om je taken bij te houden. Daar begint het natuurlijk mee anders heb je niets aan je statistieken. Lees hiervoor mijn blog over Toggl. Toggl is een gemakkelijke tool om je werkstatistieken bij te gaan houden.

Ga nu geen Excel sheet maken om gegevens te monitoren! Uit Toggl kun je alle statistieken halen die je nodig hebt.

Plan hiervoor gerust een gratis sparsessie met mij in. Ik laat je graag zien hoe je dit doet en help je met een systeem dat werkt voor jou!

 

Zelfs als je geen structuurfreak bent zoals ik, ga je fan worden van Toggl. Ik neem je graag mee in de wonderen wereld van Toggl. Deze tool helpt je om effectief te werken. Toggl biedt een oplossing voor veel voorkomende problemen.

Top 5 van veel voorkomende problemen:

1. Je resultaten van je dag vallen tegen

Je kent het wel. Je staat ‘s morgens op met lekkere energie en je wilt een hoop doen. Aan het einde van de dag heb je één hooguit twee van die dingen gedaan.

Dat kan verschillende oorzaken hebben:

  1. Je kreeg te maken met een crisis die voorrang had.
  2. Je had last van uitstelgedrag.
  3. Je had simpelweg geen flow.
  4. Je motivatie was ineens ver te zoeken.
  5. Of een taak duurde langer dan je dacht.

Vaak zit de frustratie op punt 5. In je hoofd heb je het zo gedaan maar in de praktijk ben je er gewoon veel langer mee bezig. Aan het einde van de dag kan je een frustrerend gevoel hebben dat je dingen niet af hebt gekregen, terwijl je juist goed bezig bent geweest.

2. Je klant vraag om inzicht in de rekening

Als je op basis van uurtarief werkt is dit een veel voorkomende vraag. Het bedrag op je factuur valt de klant tegen. Of je even kunt uitleggen wat je hebt gedaan en wat er dan zoveel tijd heeft gekost?
Dat kan frustrerend zijn, want je hebt knetterhard gewerkt en je uiterste best gedaan, dat weet je wel. Maar wat je precies allemaal hebt gedaan en hoeveel tijd dat heeft gekost, dat weet je gewoonweg niet meer dat heb je ingeschat. Je moet het doen met je geheugen en jouw beleving tegen de beleving van je klant. Dat kunnen uitdagende gesprekken zijn.

3. Je wilt effectiever werken maar weet niet hoe

Je bent je ervan bewust dat tijd je grootste waarde is. Je wilt jouw tijd daarom zo efficiënt mogelijk inzetten. Je volgt mij al een tijdje en probeert hier en daar een tip uit. Dat geeft je wel wat verlichting maar je weet niet goed waar je nu het beste in kunt investeren om het grootste rendement te halen. Alle apps en systemen leren kost immers ook veel tijd.

Waar ben je eigenlijk de meeste tijd mee kwijt? Hoe kan je je workflow optimaliseren?

4. Je laat je afleiden

Je bent begonnen aan die grote taak, voor jezelf of voor je klant. Je zit er nét lekker in en je wordt gebeld. Het is je zoon, hij is zijn telefoon kwijt of je even wilt kijken of hij op zijn kamer ligt. Je ziet op de trap was liggen die je meteen mee naar boven neemt, je stelt je zoon gerust dat zijn telefoon hier ligt en uit liefde voor je kind ga je hem zijn telefoon maar even brengen. Op de terugweg ga je meteen even een boodschap doen, dan is dat ook gebeurd. Terug achter je pc vraag je je af, waar was ik ook alweer mee bezig?

Afleiding is er ook gewoon achter je bureau. Je hoort je telefoon pingen en ziet dat er iemand heeft gereageerd op je post. Je kijkt even want een reactie van die persoon is toch wel heel erg leuk. Je stuurt een privé berichtje en kijkt meteen even wat er nog meer gebeurt online. Je krijgt een berichtje terug en heel even gaat dit zo over en weer.

Je kijkt terug op het scherm van je computer en bedenkt je: Wat was ik ook alweer aan het doen?

5. Je wilt het beste uit jezelf halen

Als ondernemer wil je het beste uit jezelf halen. Je weet inmiddels ook dat je meer voor elkaar krijgt als je regelmatig rust neemt. Maar hoeveel rust moet je dan nemen? En wanneer? Je hebt gehoord dat je om de zoveel tijd 10 minuutjes pauze moet nemen. Maar als je eenmaal aan het werk bent, gaat de tijd ongemerkt voorbij en werk je te lang door. Of 10 minuten voelen als een eeuwigheid als je net lekker in die flow zit wil je er niet uit.

Voor al deze uitdagingen is er Toggl!

Maak een gratis account aan om een start te maken. Dit kan via de app op je telefoon of computer maar ook in de browser. Zelf werk ik graag voor het bijhouden van mijn uren met de Toggl desktop app op mijn computer (alleen voor Windows gebruikers) en vind ik werken met de browser prettiger voor de diverse overzichten, deze geeft mij meer inzicht.

Oplossing probleem 1: Waaraan besteed jij je tijd?

Op Toggl kun je je klanten en projecten toevoegen en bijhouden. Telkens als je aan een taak begint, zet je de timer aan en als je klaar bent, zet je de timer uit. Zo krijg je een heel helder inzicht hoeveel tijd een taak kost en waar je de meeste tijd mee kwijt bent.

  • Als je vanuit de browser werkt: Ga nadat je bent ingelogd naar Track.toggl.com/timer en klik in het menu links op timer
  • Als je vanuit de desktop app werkt: Open Toggl
  • Rechts bovenin zie je een driehoek icoon staan waar je de tracker mee aan kunt zetten.
  • Als de timer loopt, kun je details toevoegen zoals het project/klant en
  • Je kunt een beschrijving meegeven van de taak waar je mee bezig gaat.
  • Als je de timer hebt aangezet, begint deze te lopen en de timer zet je uit met het vierkante icoontje.
  • Alle taken waar je mee bezig bent geweest zie je als lijst.

Je hebt een overzicht van je tijd vandaag.

Oplossing probleem 2: Inzicht geven aan je klant.

In Toggl kun je ook per klant ook projecten aanmaken. Bedenk voordat je dit doet aan wat jij makkelijk vindt voor je overzicht. Geef een beschrijving mee voor jezelf en je klant om te herkennen waar je mee bezig bent. Als je op deze manier werkt voor je klanten kun je je uren daarna verantwoorden met een rapportage uit Toggl.

  • Als je vanuit de browser werkt: Ga nadat je bent ingelogd naar Track.toggl.com/timer en klik in het menu links op timer
  • Als je vanuit de desktop app werkt: Open Toggl
  • In de browser: Maak een project aan met het envelopje dat je rechtsboven in het scherm ziet door op het + te klikken.
  • In de desktop app: klik bij ‘select project’ op het het haakje naar beneden; het dropdown menu opent; klik op + om een nieuw project te maken (je kunt hierbij een klant selecteren)
  • Geef je project een naam die herkenbaar voor je is.
  • Zet de timer aan en weer uit als je klaar bent.
  • In de browser: Ga dan links in het menu naar reports.
  • Dan zie je meteen een overzicht van allerlei taken.
  • Als je een project met de naam van je klant hebt aangemaakt dan kan je deze aanklikken. Dan krijg je alle taken die je voor deze klant hebt gedaan in een overzicht.
  • Je kunt dit overzicht downloaden door helemaal rechtsboven in het scherm op het pijltje naar beneden te klikken.
  •  Dan kun je het overzicht uitprinten en gebruiken als document om het gesprek aan te gaan of je kunt het doorsturen naar je klant met bijvoorbeeld de rekening.

Nooit meer onzekerheid over de verantwoording van je uren.

Oplossing probleem 3: Effectiever werken

Toggl geeft op deze manier ook een goed inzicht van je werk en je besteedbare uren. Ik adviseer je om Toggl niet alleen te gebruiken voor je klanten maar ook voor jezelf. Houd de tijd bij van hoe lang je scrolt op social, het maken van post of een strategie, je pauzes, je meditaties, je visualisaties, je telefoongesprekken, je onderzoek, je acquisitie, je funnels, je website, je ontwikkeling etc. etc. Dan krijg je overzicht waar de hiaten zitten. Of waar je veel tijd mee kwijt bent en of je dat wel wilt. Misschien kom je erachter dat je veel tijd aan een klant kwijt bent maar dat de vergoeding veel te laag is ten opzichte van deze tijd.

Je kunt pas verbeteren als je weet waar de schoen wringt, plan maandelijks een blok in je agenda van 15 minuten om je statistieken te bekijken en hier acties aan te verbinden.

Oplossing probleem 4: Je laat je afleiden

Er kunnen tiental reden zijn waardoor jij je laat afleiden. Terecht of niet terecht. Het is dan wel belangrijk dat je deze afleiduren niet meeneemt in Toggl. In bovenstaande voorbeelden blijft Toggl gewoon draaien terwijl jij niet achter je pc zit. Dit is natuurlijk vervuiling van je data. Toggl heeft een fantastische instelling die jou de melding geeft dat je niet actief bent op je scherm en of de timer dan wel moet doorlopen.

  • Ga naar het tandwiel
  • Klik op ‘preferences’
  • Ga naar ‘General’
  • Scroll naar beneden totdat je bij ‘use time tracking helpers’ bent en zet deze aan.
  • Bepaal na hoeveel minuten Toggl je een seintje mag geven dat je niet actief op je computer bezig bent.

Toggl afleiding

Oplossing probleem 5: Het beste uit jezelf halen.

Je kunt natuurlijk de pomodoro-techniek gebruiken. Dit kan overigens ook in je browser, ga dan naar promofocus.io/app. Deze tool geeft aan dat je 25 minuten werkt, 5 minuten een korte pauze pakt en weer 25 minuten vol focus werkt. Maar deze tool geeft geen ruimte om de tijd aan te passen naar jouw wens.

Misschien ben jij juist 40 minuten lekker in flow en neem je 10 minuten pauze. Dat kan wel in Toggl. Bovendien heb je dan alles prettig binnen 1 tool.

  • Ga naar het tandwiel
  • Klik op ‘preferences’
  • Ga naar ‘General’
  • Scroll naar beneden totdat je bij ‘pomodoro timer’ bent en zet deze aan.
  • Bepaal hoeveel minuten je in focus wil werken en hoeveel minuten pauze je daarna neemt.
  • Je kunt er voor kiezen dat de timer automatisch stopt, na (in dit geval 20 minuten) stopt de timer automatisch en gaan je 5 minuten pauze lopen. Hiervan geeft Toggl een seintje.

Pomodoro Toggl

Ik ben fan van Toggl!

Je snapt nu denk ik wel waarom ik fan ben van Toggl. Ga het zelf gebruiken en voor je het weet ben je zelf ook fan. Inzicht in waar ik mee bezig ben, eenvoudig uren bijhouden en vele mogelijkheden om je effectief te laten werken.

Tot slot geef je graag nog 1 bonus tip: ik maak ook gebruik van de mogelijkheid om tags toe te voegen aan mijn uren. De tags die ik gebruik hebben te maken met de 4D-mix vanuit het boek ‘Het clockwork effect‘ van Mike Michalowicz:

  1. Doe dingen
  2. Beslis-dingen
  3. Delegeer-dingen
  4.  Ontwerp-dingen

In het Engels is dat de 4D-mix: Do, Decide, Delegate en Design.

Kort samengevat helpen deze tags mij om inzicht te krijgen in hoeveel tijd ik AAN mijn onderneming werk en hoeveel ik IN mijn onderneming werk. Je ziet in één oogopslag hoe jouw tijd zich verhoudt tot deze 4D-mix. Een kort voorbeeld: De ‘Design’ tijd heb je nodig om je bedrijf te ontwikkelen, te laten groeien. Als te veel van mijn tijd gaat zitten in de ‘Do’ taken is uitbesteden een overweging. Het verklaart ook waarom zaken stil staan als ik alleen in de ‘Do’ dingen zit. Zo helpen deze tags mij bij het bepalen van mijn strategieën van mijn onderneming.

Wil jij weten hoe jij in jouw onderneming Toggl het beste kunt inzetten/inrichten?
Plan dan eens met mij een Gratis Sparsessie. Misschien is dat net het duwtje in de rug dat je nu even nodig hebt.

 

➡️Direct een Gratis Sparsessie plannen 

 

 

 

 

Procrastineren

Wat is Procrastineren? Ik gooi maar even met een dure naam voor gedrag dat we allemaal kennen. Procrastineren gaat namelijk om gedrag dat inspanning vergt of dat onaangename aspecten inhoudt met als gevolg dat je het niet doet of te laat doet.

Synoniemen voor Procrastineren zijn aarzelen, weifelen, slenteren, zeuren, dralen. Herken je al wat van dit gedrag?

Procrastineren afleren

Procrastineren is gedrag waar we het wel vaker over hebben gehad. Ik kan er een duur woord aanhangen maar het blijft gewoon uitstelgedrag!
Je weet dat het niet goed voor je is maar toch lijk je dit gedrag maar niet af te kunnen leren. Je moet misschien verschillende keren op verschillende manieren lezen waarom het zinvol is om je uitstelgedrag écht aan te pakken. Ik weet dat je dit uitstelgedrag niet wilt vertonen.

Inspanning voor ontspanning

Het zijn allemaal van die open deuren. Eerst inspanning en dan ontspanning.

Ja maar…. Ik hoor je al in de slachtofferrol vallen. Er is namelijk altijd wel een excuus om dingen niet te doen. De eerste stap is je focus verleggen naar de dingen waarom je het juist wél moet doen?

Ik neem je even mee in de sport van mijn kinderen.

Sporten is een vorm van inspanning voor ontspanning. Maar voor sommige sporten is het een behoorlijke inspanning om überhaupt mee te kunnen doen. Dan denk ik aan mijn jongens die ‘zaten op’ American Football. Heb jij je weleens in deze sport verdiept? Je moet gewoon ouderwets blokken en stampen om de termen uit je hoofd te kennen voordat je mee kunt doen.

Ik heb het verschillende keren uitgelegd gekregen en ik ga een poging doen om het jou simpel uit te leggen. Maar ik weet nu al dat mijn jongens mij gaan corrigeren als ze dit lezen.

American Footbal gaat over het innemen van verschillend speelposities als team. Elke speelpositie heeft een eigen cijfer. Elk team heeft zijn eigen cijfercombinaties zodat de concurrentie niet weet in welke speelpositie ze gaan spelen als er door de coach wordt geroepen 2835!
En zo waren er heel wat cijfercombinaties om de spelers te laten weten waar ze naartoe moeten rennen. Daar zit natuurlijk een hele theorie achter, maar ik waag mij er niet aan om je dit uit te leggen.

procrastineren

Het gaat mij erom dat de jongens dit spel leuk vonden en natuurlijk wilde winnen. Voordat ze het veld opgingen werd er dan ook hard gestudeerd. Menig weekend heb ik ze mogen overhoren. Maar als je de cijfers uit je hoofd kent, dan ben je er nog niet.

Ik heb een keer mogen meedoen bij een ouder-kind toernooi. Weet je hoe moeilijk het is om op het moment dat je de bal aan ziet komen te rennen naar een plek die je hebt moeten onthouden op basis van een cijfercombinatie? Moeilijk! Dat kan ik je vertellen.

Maar naar mate mijn jongens oefenden en oefenden, werden ze steeds beter en werd het spel steeds leuker. Dat motiveerde hen om te blijven oefenen. Mijn zoon legde mij de cijfercombinaties nog eens haarfijn uit aan de hand van een tekening. Grappig om te zien hoe zijn enthousiasme en zijn kennis er na drie jaar nog steeds in zit.

procrastineren

Procrastineren: Oefening baart kunst

Na het oefenen wordt iets nieuws een gewoonte. En een gewoonte kost minder energie.

“Tracking our habits gives us perspective. We see where we were and where we are now. That progress is what motivates us tot keep going.”

Deze zin las ik laatst in een blog en dit is precies wat ik je probeer te vertellen. Dat is de reden dat ik je adviseer om grote taken op te splitsen in kleine taken. Dan zie je dat je vorderingen maakt. Dat motiveert om door te gaan.

Beloon jezelf

Een nieuwe gewoonte inslijten gaat niet vanzelf. Er is doorzettingsvermogen voor nodig. Maar zelfs met alleen doorzettingsvermogen red je het niet. Je brein wil een beloning. Een beloning kan al zijn dat vinkje dat je mag zetten als je een taak hebt afgerond. Dan wordt je beloningscentrum in je brein geactiveerd, krijg je als beloning dopamine en dat voelt goed.

Je kunt jezelf ook een beloning in het vooruitzicht stellen op langer termijn. Als ik deze taken heb afgerond, mag ik van mijzelf even op sociaal media rondstruinen. Of een lekkere lunch nuttigen. Of mijn laptop afsluiten en lummelen. Kies iets waar je echt even blij van wordt. En beloon jezelf.

Tijd is kostbaar

Ik krijg regelmatig de vraag hoeveel tijd die veranderingen kosten.
Hoeveel tijd is er eigenlijk nodig om een nieuwe gewoonte in te laten slijten?
Ik zou je zo graag willen vertellen dat je aan 21 dagen genoeg hebt. En dat heb ik je vast ook weleens verteld.

Maar nu weet ik dat het helemaal niet zo gemakkelijk te voorspellen is hoeveel tijd jij nodig hebt. Dat is afhankelijk van jouw motivatie, je beloningscentrum en de moeilijkheidsgraad van de verandering.

Maar de aanhouder wint! Altijd!

Tijd verspillen aan uitstelgedrag helpt zeker niet.

Dus ik daag je uit!

S.O.S.

Bij de vereniging van mijn jongens werd er door de coach ook wel eens S.O.S. geroepen. Dit betekende ‘Same Old Shit’.

Uitstelgedrag of procrastineren is de Same Old Shit maar dat betekent niet dat je hier niets aan kunt doen.

Je kunt bijvoorbeeld meedoen met mijn S.O.S.-membership. Samen gaan we jouw shit aanpakken zodat je gemotiveerd blijft en progressie maakt.

 Lid worden?

doen wat bij je past

Ik heb een hekel aan timemanagement

“Ik heb een hekel aan timemanagement.” Dat is wat ik veel hoor als ik in contact kom met ondernemers. Maar toch wil je meer doen in minder tijd. Toch wil je je doelen halen. Toch wil je werken aan de toekomst van je bedrijf. Toch?

Hoe zit dat?

Gruwelen bij het woord timemanagement, herken je dat?

Je bent vast geen ondernemer geworden om vast te zitten in allerlei timemanagementsystemen. Werken met mappen, in de cloud, kleuren, systemen. Plannen Blegh! Je wilt gewoon ondernemen en al je goede ideeën uitvoeren zodat je succesvol wordt in wat je doet.

De grootste misvatting van timemanagement

Herken jij de race tegen de klok? Zou je ook wel MEER werk willen verzetten in MINDER tijd? Dat is, denk ik, de reden dat er massaal gezocht wordt op Google op timemanagement of timemanagement cursus of op een timemanagement training. Je wilt niet vast zitten in systemen, maar je wilt wel meer voor elkaar krijgen.

In mijn beleving is de grote misvatting dat het gaat over meer dingen doen in minder tijd. Naar mijn mening gaat timemanagement het over de JUISTE dingen doen in je BESCHIKBARE tijd.

Quality time

Je bent meer dan een ondernemer. Familie en vrienden maken ook onderdeel uit van je leven en daar wil je tijd voor vrijhouden. Die waardevolle tijd wil je met aandacht voor elkaar doorbrengen. Dat gaat moeizamer als je weet dat er nog zoveel werk op je wacht.

In kaart brengen van je taken

Voordat je daar iets aan kunt veranderen is het belangrijk dat je eerst in kaart brengt wat er op dit moment speelt. Gun jezelf een momentje en maak een braindump. Schrijf alles op wat er in je hoofd speelt. Van die belangrijke vergadering, het functioneringsgesprek dat je nog wilt voorbereiden, een vakantie boeken tot de boodschappen halen of de was ophangen.

Structureren van je gedachten/taken

Pas als je alle taken opschrijft kun je beginnen met structureren. En bekijken of al deze taken wel bij jou thuishoren. En of het überhaupt wel moet gebeuren?

De matrix van Eisenhouwer gebruik je om je taken te structureren.
Welke taak of gedachte hoort er voor jouw gevoel in welk vakje?
Wat is urgent en kan echt niet wachten?
Welke urgente zaken zijn ook echt belangrijk zodat alleen jij dat kunt doen? Die taken doe je meteen.
En welke taken kan je een ander vragen te doen? Ga eens op onderzoek uit of iemand je wil helpen.

Welke belangrijke taken kun je vooruit plannen? Doe dat dan ook! Dat geeft rust.
Welke taken zijn eigenlijk nu je erover nadenkt én niet belangrijk én niet urgent? Die taken doe je niet of zet je op je ‘als-ik-ooit-tijd-over-heb-lijstje’.

Eisenhower Matrix Ineke Swart

Timemanagement ben jij!

Hoor jij jezelf wel eens zeggen: “Ik heb een hekel aan timemanagement.”?
Grote kans dat je dan niet de juiste dingen doet. Jij bent degene die zich laat afleiden of zaken uitstelt. Misschien heb je je doelen niet helder of verlies je ze uit het oog. Misschien doe je eigenlijk helemaal niet wat je diep van binnen wel heel graag wilt. Dit kost je tijd, tijd die je veel waardevoller wilt gebruiken.

Observeren van signalen

Het heeft niet zoveel zin om te zeggen dat je niet doet aan timemanagement doet of ‘”Ik heb een hekel aan timemanagement”. Het is zinvoller om de signalen te observeren en te herkennen zodat je er iets mee gaat doen. Is het wel timemanagement waar je een hekel aan hebt? Of speelt er iets anders dat je te veel energie kost?

Wees niet te streng voor jezelf

Het is heel menselijk dat je niet altijd effectief werkt. Dat er dingen blijven liggen of dat je even niet weet hoe je zaken moet aanpakken. Wees niet te streng voor jezelf. Kijk vooral terug naar wat er allemaal wél goed is gegaan. Dat helpt om te relativeren en ook dat brengt rust.

S.O.S – membership

Heb je het gevoel dat je als ondernemer kopje onder dreig te gaan? Heb je meer balans nodig tussen werk en privé? Dan is het S.O.S.- membership echt iets voor jou.
✔️ Meer structuur in je werk
✔️ Taken ook echt afronden
✔️ Je doelen behalen
✔️ Balans tussen werk en privé
✔️ Genieten van je vrije tijd!

Lees meer en meld je aan

Haal die pleister eraf en kies voor een structurele oplossing

Ik heb het eerder met je gehad over de BOVO-methode en over pleisters plakken op je planning. Vandaag bied ik je de mogelijkheid om die pleisters eraf te halen. We gaan samen voor een structurele oplossing en zorgen ervoor dat je geen pleisters meer nodig hebt omdat jouw procedures perfect aansluiten op jouw wensen, kernwaarden en verlangens.

  • Kom los van uitstelgedrag.
  • Voel nooit meer alsof je tijd te kort hebt.
  • Geniet van de processen in plaats van te stressen.

Waarom die pleisters niet lekker laten zitten?

Waarom zou je die pleisters niet lekker laten zitten? Hij zit goed en de wond is ermee afgedekt. Probleem opgelost toch?

Is dat echt zo denk je?
Is dat een structurele oplossing?
Of hoop je dat?

Als je de pleister laat zitten dan wordt ie uiteindelijk week, en laat los. Of de wond sijpelt door de pleister heen. Daardoor heeft de wond geen lucht om te genezen. En is de investering groter doordat je steeds weer nieuwe pleisters moet hebben en blijft plakken.

Kies voor een structurele oplossing!

  • Zonder pleisters plakken krijg je lucht in je planning.
  • Door de kern aan te pakken geneest je wond en krijg je structuur.
  • Door structuur aan te brengen veranker je een nieuwe effectieve gewoontes.
  • Je investeert met gegarandeerd rendement.

Zonder planning geen vrijheid

Ik snap echt wel waarom een planning als een keurslijf voelt en je daarmee een stuk vrijheid lijkt los te laten. Maar is dat wel zo?

Als je kiest voor een structurele oplossing heb jij juist de regie. Jij hebt nog steeds de vrijheid om op die planning te zetten wat jij belangrijk vindt. Een planning gaat niet alleen over wat jij belangrijk vindt om te realiseren op werkgebied. Maar ook, of juist vooral, om tijd vrij te houden voor de dingen die jou energie geven. Sporten, uit eten, tijd bij je kinderen en je gezin of vrienden, Lekker koken, een film kijken of wijnen.

Een structurele oplossing en planning gaat erover dat je niet verdrinkt in de waan van de dag en dat je daardoor geen tijd of energie meer over hebt om die leuke dingen te gaan doen of je dromen na te jagen.

Een planning geeft juist vrijheid!

Het verschil tussen plannen en planning

Als je een goede planning maakt weet je of je plannen haalbaar zijn. Het is belangrijk om voor het komende jaar, kwartaal of maand te weten wat je plannen zijn. Waar mag je tijd voor inplannen? Voor deze plannen heb je agendablokken nodig in je agenda zodat je ook tijd hebt om deze plannen waar te maken. Daarvoor moet je een goede planning van de week maken.

Ik vind het fijn om elke vrijdag mijn week af te sluiten. Ik kijk dan vooruit en plan de volgende week alvast in mijn agenda. Als ik dat niet doe, laat ik mij verleiden om meer tijd aan een taak te besteden dan nodig is, ga ik ad hoc aan het werk of ik krijg last van uitstelgedrag. Als mijn agenda zorgvuldig is gepland dan werk ik mijn ToDo punten af, laat ik mij niet verleiden tot uitstapjes die niet gepland zijn en sluit ik de week met een voldaan gevoel af.

Een goede planning is cruciaal voor een structurele oplossing.

Voor een structurele oplossing: Plan alles!

Plan blokken in je agenda voor alles wat je doet. Van de momenten dat je ongestoord thuis wilt zijn, wilt sporten, nieuwe plannen wilt uitwerken, op vakantie gaat. Maar ook je afspraken, wanneer je klanten mag bedienen tot aan je lunchwandeling en het praatje bij een kopje koffie.
Pas als je alles in je agenda zet, dan zie je pas hoeveel lucht je planning heeft. En pas dan kan je werken aan een structurele oplossing.

We zijn vaak overmoedig over wat we kunnen doen in een dag en onderschatten wat we kunnen bereiken in een jaar.

Een planning geeft inzicht. Pas al je alles plant wat je wilt doen op een dag, in een week of een maand gooi je je pleisters weg.

Geen doekje voor het bloeden

Je wilt toch geen doekje meer voor het bloeden? Als je kiest voor een structurele oplossing dan kijk je eerst in je agenda als iemand je iets vraagt. En dan maak je bewust een keuze. Kan ik dit blokje in mijn agenda verplaatsen? Is deze vraag relevanter dan wat er al staat? Ben ik bereid mijn sporten op te geven om deze taak af te ronden?

Kijk bewust naar je dag, heb je prioriteiten op orde en je doelen in zicht.

Poppen er nu excuses op in je hoofd?

Leuk idee hoor Ineke, maar dat kan helemaal niet. Mijn werk bestaat uit brandjes blussen, mijn klanten hebben een strippenkaart, ik weet niet wanneer ze iets van mij vragen en wanneer ik een kopje koffie drink en een praatje maak kan ik vooraf toch niet weten!?

Klopt.

Je kunt deze taken niet exact inplannen, maar maak er in ieder geval ruimte voor in je agenda. Als jouw functie bijvoorbeeld bestaat uit brandjes blussen. Dan plan je drie of vier blokken in je agenda met als titel brandjes blussen. Zijn er geen brandjes te blussen? Bepaal dan wat je met die gereserveerde tijd doet. Of dat kopje koffie drinken, of iets van je ToDo lijst afhalen wat er al te lang opstaat. Zo creëer je zelfs voor niet te plannen taken een structurele oplossing.

Werk je met strippenkaarten?

Werk jij met strippenkaarten? Leer dan van de vorige periode. Hoeveel kaarten heb je verkocht en hoeveel uur ben je daarvoor aan het werk gegaan?  Plan dan per week of per dag een blok in met werk voor strippenkaarthouders.
Die blokken verschuif je eenvoudig als er geen werk voor is maar zo zorg je er wel voor dat je lucht houdt in je agenda.

Je kunt jezelf niet 40 uur volplannen met afspraken en dan ook nog verwachten dat je taken van je ToDo lijst afstreept. Om dat te begrijpen hoef je geen genie te zijn.

Je hebt niets aan mijn tips

Je hebt niets aan tips over uitstelgedrag of ad hoc werken als je de basis niet op orde hebt. Hoe lang wil jij nog pleisters plakken? Soms is het beter om die pleister er in een keer af te rukken en te kiezen voor een investering met rendement.

Trek die pleister er nu af!

Ik heb speciaal voor jou een structuurtraject ontwikkeld om die pleister er in een ruk af te halen en voor eens en altijd lucht te krijgen in je dag. Kies voor een structurele oplossing!

Je investeert in jouw onderneming om die interne organisatie op orde te krijgen. Je gaat aan de slag met jouw plan van aanpak in jouw situatie. Bovendien profiteer je ook van de kracht van een mastermind groep.

Lees er meer over en besluit dat je klaar bent met pleisters plakken!

Kan jij ad hoc werken?

Ad hoc werken is werken aan taken waarvan je vooraf niet wist dat je ze moest doen. Dat maakt het moeilijk plannen en dat zorgt ervoor dat je planning in de soep loopt. Je kent het wel, aan het einde van je heb je het idee dat je niets af hebt gekregen maar toch ben je moe van je werk.

Hoe ga je daarmee om?

Ad hoc werken is een vaardigheid

Ad hoc werken wordt vaak als een manco gezien, maar het is zeker ook een vaardigheid. Je kunt snel schakelen en overzicht houden als je ad hoc sterk bent. Wees niet te streng voor jezelf en complimenteer jezelf met deze vaardigheid.

Maar kijk ook of deze vaardigheid je verder helpt of juist tegenhoudt. Wat wil je bereiken? En helpt ad hoc werken hierbij? Zo niet, lees dan verder.

Ad hoc werken

Even in de herhaling. Je hebt mij al vaker horen zeggen dat een plan en prioriteren van taken belangrijk is. De Eisenhouwer Matrix helpt je daarbij. Daar ga ik nu niet verder over uitweiden.
Belangrijker is om te weten wat jij belangrijk vindt en waarom. Hoe kan je anders een goede prioriteit geven in het schema van Eisenhouwer? Dat telt ook voor ad hoc taken.

Hoe belangrijk ben jij?

Als je je te veel laat afleiden van de taken die jij wilt doen omdat er taken zijn die je klanten willen dat je gaat doen, kun je je afvragen of jij jezelf wel belangrijk genoeg vindt.
• Zijn de vragen van de klant belangrijker dan de taken op je to-do-list?

Ik kan mij heel goed voorstellen dat je dat zo voelt hoor. Ik wil de vragen van mijn klanten ook zo snel mogelijk beantwoorden. Dit komt omdat ik dienstbaarheid en service heel hoog op mijn prioriteitenlijst heb staan. Maar ik heb geleerd om hierover te communiceren zodat ik grip op ad hoc taken krijg.

Het is in ieder geval belangrijk om je bewust te zijn of ad hoc werken een bewuste keuze is of dat er iets anders speelt? Lees ook dit gastblog over uitstelgedrag.

Communiceren bij ad hoc zaken

Zoals bij veel issues speelt communicatie ook een rol bij ad hoc werken.

  1. Weet wat je wilt.
  2. Vind jezelf belangrijk genoeg om prioriteit te geven aan jouw wensen.
  3. Communiceer.

Waarom moet je meteen iets doen als een klant iets vraagt?
Waar ben je bang voor?
Je kunt nog steeds een hoog serviceniveau hebben als je besluit niet meteen in actie te komen.

Focus houden en ad hoc werken

Ben je uit je focus gehaald voor een taak van 2 minuten? Doe dit dan meteen. Als je een verzoek krijgt dat meer tijd van je vraagt, vertel hem/haar dan wanneer je dit oppakt. De helderheid is vaak al genoeg om de ander tevreden te stellen. Kom dan wel je afspraken na!

“Ik pak het overmorgen direct in de ochtend op en laat je in de loop van de dag weten of het is gelukt.”

Prioriteiten stellen – MIT

Jij kunt zelf het beste inschatten of die vraag echt even een dag kan wachten of dat er bloed uitloopt en het belangrijk is dat je de klant direct helpt. Als je gewend bent om ad hoc te werken moeten je klanten hier wel even aan wennen. Maar als je goed communiceert dan loopt dit veel soepeler dan je nu denkt.

Heb je de afkorting MIT weleens gehoord? MIT = Most Important Task

Stel jezelf drie belangrijke vragen

Drie stappen in de juiste richting om controle te krijgen op ad hoc werken :

  1. Wat is het belangrijkste? Welke projecten lopen er nu en wat is daarvan de belangrijkste?
  2. Welke taken vragen je aandacht en kan alleen jij doen?
  3. Welke van deze taken leveren jou het meeste op? Qua tijd, geluk, geld, voldoening etc.

Is ad hoc werken wel zo snel?

Je bent druk. Eigenlijk een beetje te druk. En omdat je zo druk bent ben je geneigd om vragen en taken even tussendoor te beantwoorden of te doen. Dat geeft meer onrust dan dat je daar bewust van bent. Zo blijf je achter de feiten aanlopen en dit vergt veel energie van je.

Jij weet diep van binnen ook wel dat snel tussendoor helemaal niet zo effectief is.

Tijd voor een verandering?

Wat denk je, is het tijd voor een verandering?

Wil je niet langer ad hoc werken?
Zou het niet fijn zijn als je weer controle krijgt op je dag, je tijd, je taken en je energie?
Zou je niet voor eens en altijd meer rust en controle over je werkdag willen hebben?

Dan is het S.O.S. membership echt iets voor jou!
Meld je direct aan!
Je kunt ook een sparsessie inplannen als je nog twijfelt of dit voor jou een oplossing is.

Life is what happens to you while you’re busy making other plans

John Lennon

 

Omdat ik weet dat Ineke dol is op quotes en gezegden gooi ik er maar direct een in. Ik vind hem zo treffend. Ben jij ook vaak bezig met wat je straks gaat doen in plaats van wat je nu aan het doen bent?

Om stress te voorkomen is het vooral belangrijk om bewust te werken in het hier en nu. Dus bezig zijn met de taken die je nu doet. Niet met de taken die je nog moet doen of al hebt gedaan.

Uitstelgedrag

Als je tegenwoordig aan iemand vraagt hoe het gaat dan krijg je bijna standaard het antwoord: druk.
We zijn te druk en daarom stellen onze plannen en dromen uit naar later.
Herkenbaar?

Verschillende vormen van uitstelgedrag

Ik weet zeker dat we als ondernemers allemaal wel eens uitstelgedrag vertonen. En niemand vindt dat prettig. Hoe komt het dan dat we toch blijven uitstellen?

Er zijn verschillende oorzaken waarom je last hebt van uitstelgedrag. Voordat ik deze oorzaken met je ga delen én je ga vertellen hoe je voor eens en altijd afscheid neemt van dit niet helpende gedrag, moet je eerst nog even dit weten.

Waarom je brein je tegenhoudt

Je brein houd je tegen als het gaat om lange termijn doelstellingen.
Het behalen van korte termijn doelstellingen voelt veilig en geeft rust. Je brein maakt gelukshormonen aan om je een goed gevoel te geven. Dat zorgt ervoor dat als je kiest voor de korte termijn beloning in plaats van de lange termijn en dat je je daar helemaal content bij voelt.
Voor even dan.
Want wanneer jij je lange termijn doelstellingen blijft uitstellen kan er ineens paniek ontstaan als de deadline dichterbij komt.

Je brein houdt niet van veranderingen

Je brein houdt niet van verandering en al helemaal niet van onzekerheid. Om je ‘op je plek te houden’ geeft je brein je allerlei signalen om niet te doen wat je met jezelf had afgesproken.
In beweging komen voelt onveilig voor je reptielenbrein. Dit is het oudste deel van je brein dat nog steeds is ingericht voor jagers in de oertijd. In die tijd kan onveiligheid ook je dood betekenen. Dit deel van je brein houd je tegen om je te beschermen.

Gelukkig leven we niet meer in de oertijd

Gelukkig staan er tegenwoordig geen leeuwen en beren meer voor je neus die je kunnen aanvallen. Maar je brein geeft je wel hetzelfde gevoel als je iets moet doen dat nieuw of onprettig is.
Logisch toch dat je dan uitstelt?

De 5 oorzaken van uitstelgedrag

Veel voorkomende oorzaken van uitstelgedrag zijn samen te vatten in 5 oorzaakgroepen.

  1. Zelfingenomenheid – het is niet zo moeilijk dat kan altijd nog.
  2. Ongemak uit de weg gaan – Ik heb er nu geen zin in.
  3. Faalangst – Ik kan dit echt niet.
  4. Emotionele obstakels – Mijn hoofd staat er nu niet naar.
  5. Actie-illusie – Je bent vooral heel druk met druk zijn.

Herkenbaar?

5 vragen die je jezelf kunt stellen om uitstelgedrag te elimineren

Wil je echt van je uitstelgedrag af? Onderzoek dan waar je uitstelgedrag vandaan komt en wat je nodig hebt om in actie te komen.

  1. Waarom is het belangrijk om die taak te doen?
  2. Wat voor gevoel krijg ik als ik aan de taak moet beginnen?
  3. Welke tactiek kan ik gebruiken om hiermee af te rekenen?
  4. Wanneer zal ik het afhebben?
  5. Kan ik iemand inschakelen die checkt of ik voortgang boek?

Als je deze vragen aan jezelf stelt krijg je helder waar je uitstelgedrag vandaan komt. Je weet nu dat je brein je tegenwerkt en dat je daar dus gewoon doorheen moet. Als je dit weet kun je overstappen naar tactieken. Probeer verschillende tactieken uit en toets welke voor jou het beste werkt.

Zinvolle tactieken om af te rekenen met uitstelgedrag

Wil je meer weten over de tactieken om van uitstelgedrag af te komen? Let dan nu op, ik ga een paar eenvoudige maar super effectieve tips uit de doeken doen. Met deze tactieken help je je brein in te zien dat je geen gevaar loopt. De blokkades zullen verdwijnen en de flow komt terug.

  • Verdeel grote lastige klussen in kleinere klusjes. Start gewoon. Al is het maar met het opstarten van je computer. Je zult zien dat je dan vanzelf naar de volgende taak gaat.
  • Je bent niet perfect. Stop dan ook om het perfect te willen doen. Dan komt het nooit af.
  • Maak een prioriteitenlijst. En begin met de taken die de hoogste prioriteit hebben.
  • Houd je concentratie vast. Elimineer afleidingen.
  • Rust in je omgeving is rust in je hoofd. Ruim je werkplek op.
  • Herinner jezelf aan de gevolgen van je uitstelgedrag. Bestraf luiheid door je werkdag te verlengen en beloon het afvinken van taken. Al zijn het maar kleine taken.
  • Heb je geen energie? Zorg dan voor voldoende slaap. In je slaap archiveert je brein alle informatie zodat je er gemakkelijk bij kunt. We onderschatten het belang van voldoende slaap!
  • Wanneer ben jij het productiefst op een dag? Plan dan de lastige klussen. Voor de een is dat meteen als je de computer opstart. Hup die frog opeten zoals Ineke dat dan zegt. Maar misschien presteer jij later op de dag of in de avond veel beter. Plan op die momenten de lange termijn taken in.
  • Heb je een lunchdip? Loop even een blokje om tijdens de lunch. Dat werkt energie verhogend. Of plan je werkzaamheden niet in direct na de lunch.
  • Gezond eten is belangrijk voor je bloedsuikerspiegel. Zoet eten geeft je even een energiepiek maar net zo’n grote dip.
  • Neem eens een dag vrij. Een dagje lummelen doet wonderen. Als je altijd ‘aan’ staat belast je je brein te veel. Als je niet uitkijkt raakt je brein overbelast en dan lukt helemaal niets meer. Doe eens wat vaker niets en geef je brein wat rust.
  • Heb je al eens aan kleuren gedacht. Zorg dat je je prettig voelt op je werkplek. Je kunt je werkkamer overschilderen in stimulerende kleuren.

De gemakkelijkste voor de hand liggende regels om uitstelgedrag te voorkomen:

  • Geloof voor 100% in wat je doet
  • Zorg ervoor dat er taken op je takenlijst staan wat je ook echt kunt.
  • Kies voor werk waarvoor je waardering krijgt van de mensen die jij belangrijk vindt.

Kom je niet los van uitstelgedrag?

Als je ondanks deze handleiding nog steeds dagelijks last hebt van uitstelgedrag dan is er meer aan de hand. Dit zorgt voor stress. En blijvende stress breekt op en verandert in burn-out. Dat is niet nodig!

Voorkom een burn-out

Zoek hulp bij een coach, laat Ineke je helpen met een strategie die voor je werkt of neem contact met mij op om te kijken of ik je kan helpen.
Wat je vooral niet moet doen is niets! Niets doen helpt niets. Het levert alleen maar problemen op. Wacht niet tot je verdrinkt in de problemen maar kom NU in actie!

De gastblogger: Jolanda Damsa

Wil je meer weten over mij kijk dan eens op contenttrainer.nl
Mail mij gerust of maak een link met mij via diverse social media kanalen.

LinkedIn

Twitter

Facebook

Instagram

Het lijkt zo’n open deur, je moet doen wat bij je past dan word je er vanzelf succesvol in.

Toch is dit de waarheid. Voor bijna alles.

  • Je kiest een partner die bij je past.
  • Je kiest een baan die bij je past.
  • Je kiest een woning die bij je past.
  • Je kiest kleding die bij je past.
  • En ga zo maar door.

Maar als het over plannen gaat, en over succesvol ondernemen dan krijg je de neiging om als een kip zonder kop advies over te nemen zonder jezelf af te vragen of het wel bij je past. Plannen en planningen nakomen lukt pas als je kiest voor een systeem dat bij jou past.

Kies een planningstool die bij je past

Doen wat bij je past geldt ook voor de tools die je kunt inzetten in je bedrijf. Het zijn er niet voor niets zoveel. Want geen enkel mens is hetzelfde. Waar de ene ondernemer een grote glimlach van krijgt, wakkert het bij de andere ondernemer juist alleen maar irritatie op.

Digitale wonder-tools

Er zijn enorm veel digitale tools die het ondernemen een stuk gemakkelijker maken. Er zijn bijvoorbeeld hele mooie Apps om planningen te maken, aantekeningen te bewaren, je agenda te beheren of automatische afspraken te integreren in je agenda. De mogelijkheden zijn enorm.

Maar als jij gelukkig wordt van een papieren planner, als je blij wordt van de geur van papier of jij krijgt juist overzicht om jouw jaar op papier voor je te zien, dan past dat bij jou. Er zijn ook hele mooie papieren planners die je heel goed vooruithelpen.

Het gaat erom dat je moet doen wat bij je past!

Planning 2022

Voor de planning van 2022 heb ik een combinatie gemaakt van papier en digitaal. Het is gewoon nog steeds fijn om te schrijven, te krabbelen en te braindumpen op papier.

Ik ben een paar dagen met mijn accountability partner naar een Bed & Breakfast ‘gevlucht’ om in alle rust mijn plan voor 2022 uit te werken. We besloten dit samen te gaan doen. Ieder werkte aan haar eigen plan maar we hielpen elkaar.

Het gevaar als je je plannen alleen maakt, is dat je jezelf dezelfde vragen blijft stellen. Een ander kan je ineens een inzicht geven door je een vraag te stellen die jij jezelf nooit zou stellen.

Samenwerken is ook best spannend

Samenwerken is heel zinvol maar ook best spannend. We moesten allebei met de billen bloot. Want we deelden niet alleen onze ideeën maar ook de onderbouwing daarvan in cijfers.

Als je alleen je ideeën opschrijft maar niet uitwerkt hoe je dat wilt gaan bereiken en hoe het financiële plaatje eruitziet, dan blijft het gegarandeerd bij plannen.

Maar ook hierbij geldt dat je moet doen wat bij je past.

Hoe pakte wij dit aan

Ik neem je even mee in de wijze waarop wij onze planningen hebben gemaakt. De manier zoals dat bij ons past. Neem dit dus niet klakkeloos over maar laat je inspireren en zorg ervoor dat jij gaat doen wat bij jou past.

Wensen inventariseren

Ondernemen is flexibel. Wat je vorig jaar nog belangrijk vond, kan je dit jaar helemaal niet meer zien zitten. De situatie is misschien anders, of je wensen zijn anders, je kijkt anders tegen het leven aan of je bent uit je jasje gegroeid. Het is dus elk jaar weer belangrijk om te inventariseren wat je wensen zijn en of de dingen die je doet nog aansluiten bij de dingen die je wilt.

Wensen staven aan de werkelijkheid

We zijn gaan kijken of dat wat we willen ook haalbaar is of dat we dit in stukken moeten opknippen. Wat is realistisch? We zijn onze wensen SMART gaan maken. Wat past er bij onze werkelijkheid en hoeveel rek zit erin om wensen waar te maken? Hoeveel tijd is er over of kan er nog tijd voor vrij gemaakt worden? Wat moet er dan worden losgelaten? Is er budget om taken uit te besteden?

Uitwerken van de plannen

Als je bijvoorbeeld een nieuwe website wilt is het niet genoeg om op de planning een nieuwe website te zetten. Je moet dit uitwerken.

  • Wat zijn de kosten?
  • Ga je de vormgeving uitbesteden of
  • Wil je het zelf doen?
  • Wat doe je met de teksten? Zelf schrijven of ga uitbesteden?
  • Wil je advies inwinnen of ga je trial & error toepassen?
  • Hoeveel tijd heb je nodig voor overleg of uitvoering?
  • Wat is je aanbod?
  • Heb je alles daarvoor al klaar of heb je nog iets nodig? Wat dan? Ga je ook online producten verkopen? Wat heb je daarvoor nodig? Zijn de lessen, e-boek, funnels, mailingen, lessen, filmpjes al klaar? Etc. etc. etc.

Alles wat je nodig hebt om het plan uit te voeren en elke keuze die je hebt, hebben wij bekeken en genoteerd, inclusief de kosten en tijd die daarvoor nodig zijn. Op deze manier konden we keuzes maken en daarvoor budget beschikbaar maken. Natuurlijk keken we ook naar ons aanbod en de prijs daarvan. Is het realistisch en haalbaar. En hoeveel verkopen hebben we nodig om onze omzet te behalen? En hoe gaan we dat bereiken? Wat is daarvoor nodig?

Weet je waar je het over hebt als je keuzes maakt? Voordat je je planning gaat maken, kijk dan eerst kritisch of de taken bij je passen. Word je er blij van? Als dat niet het geval is, krijg je gegarandeerd te maken met uitstelgedrag.  

Planning maken

Pas als je al deze informatie helder hebt, kun je je planning maken.

Wij hadden een aantal flip-overs aan de muur gehangen en daarop de maanden uitgetekend. Zo hebben we met stiften en post-it de puzzel/planning gemaakt.

  • Allereerst hebben we de vakanties ingepland. Wanneer wil je op vakantie? Want als je wacht totdat je tijd hebt om op vakantie te gaan, dan lukt dat nooit. Je moet eromheen plannen. Dus plan je vakanties eerst!

  • Dan plan je wanneer je wilt lanceren. Of wanneer je de verkopen gerealiseerd wilt hebben. Wat moet je ervoor doen? En zo plan je terug. Als je een website in januari wil lanceren dan heb je in het jaar ervoor al je werk moeten doen. Als je een aantal verkopen wilt realiseren heb je webinars te geven, campagnes in te richten of tijd te reserveren voor het nabellen van prospects.

  • Lanceren van bijvoorbeeld een website vraagt om een marketingplan. Heb je dit al gemaakt? Die taken plan je ook in. Je plant dus vanuit het eindpunt. Stel je wilt in augustus je nieuwe website lanceren dan heb je een takenlijst die nodig om dat voor elkaar te krijgen. Elke taak van die lijst plan je in, in de maanden voorafgaand aan de lancering. In mijn geval gebruik ik de app ToDo

  • Nu je de jaarplanning hebt gemaakt, kan je de vaste blokken inplannen in je agenda. Hiervoor gebruikten wij diverse kleuren. Een kleur voor afspraken, een kleur voor vaste taken voor klanten, een kleur voor taken die je bedrijf laten groeien.  Etc. Je agenda wordt een bonte voorstelling van allerlei gekleurde blokken. Op deze manier zie je pas echt hoeveel tijd en ruimte je nog hebt. Sommige blokken kun je naar wens verschuiven naar een andere tijd of dag maar je kunt ze niet wissen. Je moet het immers ook doen. Zo vraag je niet te veel van jezelf en weet je dat je soms keuzes moet maken en je planning moet aanpassen omdat het niet realistisch is.

Plannen digitaliseren

Daarna zijn wij al onze plannen gaan digitaliseren. In een Excel-sheet staan de verwachte omzetten en de kosten per onderdeel. Ik heb alle losse papieren krabbels en flip-overs gefotografeerd en gedigitaliseerd in OneNote. Mijn overall planning staat in Planner van Microsoft Office, die koppelt met ToDo. Alles netjes uitgewerkt zodat ik niets over het hoofd zie. Dingen geschrapt toen bleek dat het niet haalbaar was en andere taken uitgebreid omdat het nodig was. Nu heb ik alles overzichtelijk, maar kan ik ook elke dag in mijn agenda zien wat ik moet doen om mijn doelen te behalen. Makkelijk. Daar hoef ik het hele jaar dus niet meer over na te denken.

Het is even wat werk, maar daarna hoef je je alleen nog maar bezig te houden met de uitvoering. Dat zorgt ervoor dat je tijd en rust hebt in je dag en dat je plannen ook uitgevoerd worden. Want je hebt realistisch gepland.

Steuntje in de rug

Ik weet wat het is om mens en ondernemer te zijn. Voor je het weet val je terug in de waan van de dag. Daarom heb ik iets speciaals voor je!

Met het S.O.S. Membership zorg je ervoor dat je rust in je werkdag behoudt, maar ook dat je plannen uitgevoerd worden. Elke dag start je fluitend je werkdag en sluit je ook fluitend je werkdag weer af. Uiteraard met tools, tips en methodes die bij jou passen!

  • Je werkt met focus en plezier aan je doelen en je voelt je volledig in-control!
  • Nooit meer achter de feiten aanlopen en
  • nooit meer jezelf laten meeslepen door de waan van de dag.

Als jij dat ook wil, bekijk dan deze pagina en sluit aan bij het S.O.S. Membership.

Alleen ga je sneller, maar samen kom je verder!

Loslaten van plannen

Loslaten van plannen! Zeg jij dat Ineke? Ja, soms moet je plannen loslaten. Dat hoor je mij inderdaad niet vaak zeggen omdat ik een groot voorstander ben van plannen en deadlines. Om vervolgens effectief aan het werk te gaan om deze plannen te realiseren.

Maar soms is loslaten beter voor je. Daar kwam ik zelf achter vorige week.

Corona slaat toe

Ook ik was niet veilig voor het Coronavirus. Daar zat ik dan in een klein kamertje, weg van mijn gezin, familie, vrienden en klanten. Stiekem vond ik dat niet echt erg. Ik dacht dan heb ik tijd om …kan ik mooi…. heb ik rust voor… en ga ik aan de slag met…..

Maar ik had er geen rekening mee gehouden dat je van Corona ook ziek kan worden. Daar lag ik dan in bed, oververmoeid en strontverkouden. Ik kón helemaal niet zoveel doen als ik eigenlijk wel zou willen.

Ik kon niet anders dan dat accepteren en de boel de boel laten. Eerst beter worden en niets doen. Loslaten van plannen, dat moest ik doen!

Zaken gaan niet altijd zoals je hebt gepland

Als ondernemer heb je veerkracht nodig. Ik ben in ieder geval blij dat ik het programma Content Zijn van de Content Trainer heb gevolgd. Goed voor mezelf zorgen was mijn thema en met de informatie die ik heb geleerd kan ik mijn uitdagingen beter aan. Waaronder loslaten van plannen.

Zaken gaan nu eenmaal niet altijd zoals je hebt gepland. Voor mij gaat het niet alleen om het loslaten van plannen, maar ook van de (verloren) tijd die ik in quarantaine zat. En van de dingen die daardoor minder soepel verliepen. Ik ben een schakel in processen die daardoor vertraging opliepen. Ook dat mag ik loslaten. Helaas heb ik ook minder energie door Corona, dat is echt vervelend maar het is zoals het is.

Loslaten van plannen, ik moet wel

Ik wil wel maar ik red het niet. Ik had zo graag mijn SOS-Traject deze maand willen lanceren en ik had mijn nieuwe website al online willen hebben.

Maar ik red het niet. Ik ben volop bezig met een geheime missie (daarover later meer) en dat slokt nu veel van mijn energie op. De grootse plannen die ik had om jou te helpen met effectief werken moeten even wachten. Het is niet anders. Ik moet deze plannen even loslaten.

Eindejaarspaniek

Je plannen even laten wachten klinkt heel gemakkelijk maar ondertussen staat je hoofd nooit stil. Als zaken niet gaan zoals jij dat wilt gaat dat niet altijd zonder stress.

Je wilt wel 30 dingen doen op een dag en alles loopt door elkaar heen. Het einde van het jaar komt in zicht en je werkt je een slag in de rondte om je doelen van dit jaar nog af te ronden. Het voelt alsof je er niets mee bij kunt hebben. Loslaten van plannen, hoe doe je dat?

Als je dit herkent heb je last van eindejaarspaniek.

Hoe kom je de decembermaand door?

  • STOP! Stop met doordenderen en neem even tijd om alles op een rijtje te zetten. Dat voelt tegenstrijdig maar het levert je tijd op als je er tijd in investeert.
  • Kijk dan eens wat je volgend jaar anders mag, kan en wil doen.
  • Dan mag je natuurlijk loslaten wat je dit jaar niet meer af kan krijgen. Schuif dit zonder schuldgevoel door naar later.
  • Vervang het woord ‘moeten’ door het woord ‘willen’. Door het woord ‘moeten’ zet je jezelf helemaal vast. Het woord ‘willen’ breekt de boel lekker open.
  • Gebruik de wet van Parkinson (lees verder).
  • Maak een goede realistische planning. Dat geeft je houvast en richting.

De wet van Parkinson

Plan jezelf een week vrij. Niet omdat je weggaat of weg moet, maar omdat je het verdient.

Wat? Ik hoor het je denken, daar heb je toch helemaal geen tijd voor. Toch zul je zien dat je al je belangrijke taken op tijd af hebt als je het wél doet.

Het vreemde is dat dit niet lukt als je denkt dat je het rustig hebt tussen de feestdagen. Als je denkt dat je genoeg tijd hebt om het op te pakken. Juist in dit laatste geval krijg je het gevoel dat je overloopt, je bent onrustig en ervaart stress terwijl je niet eens deadlines hebt.

Dat is de wet van Parkinson. Ik bedoel niet de ziekte Parkinson maar in dit geval de naam van de econoom die dit fenomeen heeft ontdekt. Je hebt de tijd nodig die ervoor staat nodig om een taak weg te werken. Heb je een kwartier, dan lukt het je in een kwartier. Maar krijg je een dag, dan heb je er ook een dag voor nodig. Wil iemand over twee weken een antwoordt dan heb je ook twee weken nodig om een antwoordt te formuleren. Dat is de wet van Parkinson.

Maak daar gebruik van door jezelf minder tijd te geven en die tijd die dan ‘over’ is vrij te plannen. En misschien hoort loslaten van plannen daar wel bij.
Op deze manier ga je in ieder geval prettig en ontspannen dit jaar uit.

Wat ga jij doen in deze vrije week?

Ik ga het in ieder geval op deze manier aanpakken. Ik ga loslaten van plannen die niet haalbaar zijn, ik ga opschrijven wat ik nu nog wil afwerken, ik maak een realistische planning en ik ga genieten van de feestdagen. Ik wil met mijn gezin naar een mooie kerstfilm kijken.

Nu we het daar toch over hebben, heb je nog een kerstfilm-tip voor ons?

Wil jij tips van mij ontvangen? Plan dan nu een gratis sparssessie, dan help ik je het jaar prettig af te maken.