De spagaat van ondernemers: werken IN je bedrijf versus werken AAN je bedrijf

Stel je eensvoor, je zit op een zonnige maandagmorgen achter je bureau en je hebt zin in deze week. Je hebt met jezelf afgesproken dat je het lekker effectief en efficiënt gaat aanpakken deze week. Je hebt net een nieuwe tool geïnstalleerd waarvan je hoopt dat het je werkprocessen gaat stroomlijnen. Dan houd je een keer tijd over.

“Dit wordt de week waarin ik eindelijk alles onder controle krijg.”

Maar dan begint je telefoon te trillen. Het ene bericht na het andere komt binnen. Klanten hebben vragen, collega’s willen updates en je mailbox stroomt over. De chaos neemt het weer over en je ziet je zorgvuldig geplande dag in rook opgaan. Zie je iets van herkenning in dit verhaal?

Dit is het moment waarop je vastloopt. Je bent hier niet alleen in. Ondernemers zijn dolblij met de mogelijkheden om efficiënter te werken. Maar ja de klant gaat altijd voor. Klant is Koning toch?

Toch hoeft het een het ander niet te bijten. Je kunt efficiënt werken én duidelijkheid bieden aan je klanten zonder jezelf over de kop te werken. Hoe? Lees verder en ontdek hoe je deze spagaat kunt oplossen.

Hoe Organiseer je klantcontacten zonder jezelf te Overwerken?

Als ik samenwerk met ondernemers, zie ik ze vaak enthousiast worden over efficiënter werken, door slimmer gebruik te maken van diverse tools en het automatiseren van meerdere zaken. Maar zodra we het hebben over effectiever omgaan met tijd en het organiseren van klantcontacten, merk ik al de eerste weerstand:

“Ik moet toch bereikbaar zijn.”
“Dat doet toch iets met de klantbeleving.”
“Ik zeg juist dat ze vragen mogen stellen.”
“Dat is toch heel klantonvriendelijk om…”

Veel ondernemers ervaren dit als een spagaat, aan de ene kant de behoefte om meer tijd over te houden, aan de andere kant het contact met klanten.

Ik daag je uit om Klantcontacten te Organiseren

Waarom is het belangrijk om echt na te denken over de manier waarop je contact met je klanten onderhoud? En waarom is altijd beschikbaar zijn helemaal niet zo slim?

• Als je grenzeloos bent, ben je ook onduidelijk waar iemand aan toe is.
• Als je altijd contact mag zoeken, wanneer mag jij dan een reactie verwachten?
• Als je op allerlei manieren contact mag opnemen, hoe behoud jij dan het overzicht?
• Als je meerdere programma’s aanbiedt, is er dan een duidelijk verschil in de wijze waarop contact gezocht mag worden? Waarom zou ik een duurder pakket bij je afnemen als ik deze contactmomenten toch wel krijg in een goedkoper pakket?

Je klantcontacten organiseren is Juist klantvriendelijk

Nadenken over je kaders kun je juist zien als klantvriendelijkheid:

1. Duidelijkheid scheppen – Klanten weten precies waar ze aan toe zijn.
2. Overzicht bieden – Je toont duidelijk hoe de lijnen lopen.
3. Proactieve informatie – Klanten weten precies hoe ze je kunnen benaderen en hoe niet.
4. Waarde bieden – Elk pakket of dienst krijgt een passende manier van contact.

Herken je deze spagaat?

Herken je deze spagaat en wil je duidelijkheid bieden aan je klanten? Breng eens in beeld hoe je klantcontacten nu verlopen en hoe je dit eigenlijk zou willen realiseren.

Is dit een van de radars die vastloopt in jouw business en wil je naar een business als een goed geoliede machine? Ga dan voor het bedrijfsgroei traject.

 

 

Interessante manier om doelen te halen

Ervaar zelf de kracht van het 12 weken jaar!
Huh? Ineke wat zeg je nu? 12 weken? Een jaar heeft 12 maanden hoor!
Klopt, maar ik ben helemaal enthousiast over een boek dat ik heb gelezen en inmiddels al even toepas. En als je mij al een tijdje volgt, dan weet je dat ik mijn enthousiasme graag overbreng.

12 weken jaar

Het boek dat ik las, heeft een geheel andere benadering van doelen stellen.

Ik hoor veel ondernemers die lange lijsten met taken hebben. De taken die erbij komen op de lijst zijn groter in aantal dan de taken die eraf gaan. De lengte van de takenlijst maakt het prioriteren een ingewikkelde activiteit: uit zo’n lange lijst kiezen, voelt (bijna) onmogelijk. Maar dagelijks zo’n lijst afwerken is helemaal niet realistisch. Wat een dergelijke lijst doet, is uitstelgedrag motiveren. Je schuift steeds taken door en je motivatie neemt met de dag af. Uiteindelijk laat je de lijst links liggen en ga je over tot de orde van de dag; ad-hoc werken tot gevolg.

Herken je er iets van?

Een interessante twist in je planning

Na het beluisteren van de podcast van Femke Hogema raakte ik geïnspireerd en begon ik het boek van Brian Moran te lezen. Hoewel, technisch gezien heb ik het boek tijdens diverse autoritten beluisterd, maar ik raakte ervan gemotiveerd. Als structuurfreak sprak de structuur van deze methode mij enorm aan.

Brian geeft in zijn boek twee andere manieren om met je takenlijst om te gaan.

1. Het 12-Weken Jaarplan

Hoe werkt het?
Je stelt 3 of 4 doelen per kwartaal en werkt die uit naar concrete weekdoelen. Deze aanpak spreekt mij als structuurfanaat enorm aan omdat het haalbaar, praktisch en effectief is. Dit vergroot de kans op het behalen van resultaten zonder dat je jezelf overweldigt met te veel taken.

2. Need en Nice-to-Have verdeling

Hoe werkt het?
Je splitst je dagelijkse takenlijst op in drie delen.

1. Need to have
2. Nice to have
3. Twijfelgevallen

Je begint je dag met de taken (kikkers) die echt af moeten, gevolgd door de twijfelgevallen en als je nog tijd hebt doe je nog een paar nice-to-have taken om de dag prettig af te sluiten.

Waarom word ik daar nou zo enthousiast van?

Zelf ga ik ook jaarlijks zitten om na te denken over mijn plan voor het komende jaar. Maar om constructief het hele jaar je jaarplannen in het vizier te houden, is op zijn zachts gezegd een uitdaging.  Nu maak ik een planning voor maar 12 weken. Elke week benader ik alsof het een maand is. Dit spreekt mij om meerdere redenen aan:

• Het is makkelijker om te bepalen wat je de komende 12 weken kunt realiseren dan wat te doen het komende jaar.
• De methode ‘dwingt’ je om je 3 hoofddoelen te prioriteren waar je de komende 12 weken mee aan de slag gaat en voorkomt dat je een onrealistische takenlijst opstelt.
• Aan het begin van een jaar denk je vaak dat je nog zeeën van tijd hebt om je doelen te bereiken, maar je komt standaard tijd tekort door die gedachte. Met een ‘12-weken jaar’ voel je eerder de druk om je doelen te behalen waardoor de verdeling over het jaar qua werkdruk beter is.
• In de 13e week neem je even rust om te reflecteren, je successen te vieren en weer op te laden voor een nieuwe periode. Die rust is nodig om te presteren maar wordt heel vaak (ja ook door jou) vergeten. Hierbij kijk je niet alleen welke doelen je gehaald hebt, maar kijk je ook terug op het proces, waardoor je inzicht krijgt waarom je doelen wel of niet hebt gehaald.
• Je vijver met kikkers raakt leeg, omdat je elke dag weer constructief werkt aan je taken en daardoor komen er steeds minder ‘kikkers’ op je lijst te staan.

Uitdaging voor jou!

Ik daag je uit om de komende 2 weken te beginnen met je dagelijkse takenlijst op te splitsen in ‘need to have’, ‘nice to have’, en ‘twijfelgevallen’. Start eens met deel 2 van deze methode. Houd dagelijks bij hoeveel taken je van elke categorie hebt afgerond en hoeveel tijd je had. Toggl is daarvoor een mooie tool. Na 2 weken krijg je een goed beeld van wat je realistisch gezien aan taken kunt bereiken binnen je beschikbare tijd. Cool toch?

Wil je een zetje in je rug?

Als je niet gewend bent om structureel te plannen kan dit misschien een te grote uitdaging voor je zijn. Kom dan naar een gezellige lunch. Een leuke en ontspannen manier om nieuwe inzichten te krijgen.

Op 12 juni organiseer ik een Lunch & Learn waarin ik je meer vertel over het maken en vooral ook realiseren van plannen op een manier die bij jou past.

Mis het niet!

Houtje-touwtje of automatiseren van je workflows

Houtje-touwtje werkt gewoon voor je. Je hebt het druk en je weet wel dat zaken automatiseren je leven makkelijker kunnen maken. Maar voordat het makkelijker is, is het vooral duur en kost het bakken met tijd (denk je). Het is daarom extra verleidelijk om gewoon door te gaan met de wijze van werken zoals je dat nu doet.
Het werkt toch?

Stiekem kost houtje-touwtje meer tijd

Stiekem weet je het wel. En wellicht heb je er weleens van gedroomd dat die dingen die je telkens weer opnieuw doet uit handen worden genomen. Denk aan het geven van dezelfde informatie, je marketing of jouw onboarding proces. Misschien denk je dat dat niet kan omdat je het belangrijk vindt om persoonlijk betrokken te zijn bij elke stap.

Maar is dat echt nodig? Het zou fijn zijn als daar geautomatiseerde workflows voor zijn toch?

Stiekem kost houtje-touwtje meer geld

Als je denkt aan automatiseren dan denk je misschien wel aan de kosten die software en tools kosten. Dit kan zeker een drempel zijn als je geen investeringsbuffer hebt. Maar stiekem kost alle tijd die je er nu insteekt veel meer geld. Automatiseren van processen is effectief en werkt zeker op lange termijn kostenbesparend. Bovendien houd je met praktische workflows meer tijd over om geld te verdienen.

Stiekem wil je het gewoon niet omdat je het niet snapt

‘Pff die automatiseringstechnologieën klinken allemaal veel te ingewikkeld. Laat mij het maar doen op mijn manier, dat snap ik tenminste.’ Komt deze gedachte misschien stiekem in je op?
Woorden als workflows, integraties, en funnels, je krijgt er jeuk van.

Ik snap dat het complex kan lijken maar tegenwoordig zijn er echt heel gebruiksvriendelijke tools en platforms die automatiseren eenvoudig en gemakkelijk maken. Misschien vind je het zelfs wel leuk, zeker met een helpende hand die je stap voor stap begeleid in dit proces.

Stiekem houd je gewoon niet van verandering

Veranderingen zijn onzeker. En als ondernemer heb je al zoveel op je bordje waar je onzeker over kunt zijn. Waarom zou je nog meer onzekerheid opzoeken? Het is menselijk gedrag dat je terughoudend bent tegenover veranderingen waar je zelf niet in thuis bent. Misschien voel je de weerstand en dat zorgt voor uitstelgedrag.

Ik snap het! Echt! Maar wat als die verandering je je verbeterende workflows, efficiëntie en nauwkeurigheid opleveren? Dat levert weer een hoge klanttevredenheid op. Dat kan leiden tot nieuwe kansen en groei voor je bedrijf. Je bent geen ondernemer geworden omdat je van zekerheid houdt. Is het nu niet de tijd om die stap eens echt te gaan maken?

Stiekem denk je dat je de voordelen op lang termijn wel meevallen

Je bent een ondernemer en daarom dol op snelle resultaten. Ook dat snap ik 🙂 Het is een valkuil waar elke ondernemer wel een keer mee te maken krijgt. Een investering is niet onmiddellijk terugverdiend en omdat je de voordelen nog niet voelt, zie je de noodzaak er ook niet van. Daarom blijf jij op jouw houtje-touwtje manier gewoon doorgaan.

Automatiseren van processen leidt tot direct hogere productiviteit, meer beschikbare tijd, lagere weglekkende uren en een betere service voor je klanten. Op langer termijn komt daar concurrentievoordeel bij omdat je gemakkelijk kunt opschalen. Klinkt logische en interessant toch?

Het geeft niets dat je weerstand voelt en daarom maar uitstelt

Je bent mens, en weerstand is logisch. Maar het is wel belangrijk dat je erkent dat je uitstelt om je houtje-touwtje werk om te zetten naar workflows. Herken je één of meerderde bovenstaande redenen? Erken dat en kijk daarna met je ondernemerskwaliteiten naar de voordelen.

Het lijkt erop dat houtje-touwtje oplossingen goedkoop zijn maar het loont om te zien hoe het automatiseren van processen op lange termijn tijd en moeite kan besparen. Door hierin te investeren heb je meer tijd voor je doelen en successen.

Stop de frustratie en start met het maken van hét verschil en maak tijd voor je ambitie!

Wat voor een ondernemer ben jij?

Er zijn ondernemers die gaan helemaal ‘aan’ op grote uitdagingen. Schouders eronder en gaan met die banaan! Maar als het aankomt op de kleine acties die de puntjes op de i zetten, dan komen ze in uitstelgedrag terecht.
Er zijn ook ondernemers die stagneren bij een grote uitdaging omdat ze niet weten wat de eerste beste stap is. Doordat ze het goed willen doen, komen ze juist niet direct in actie. Zij krijgen er uitstelgedrag van.

Wat voor ondernemer ben jij?

Saaie Sokken Kwartiertje

Het Saaie Sokken Kwartiertje is vooral geschikt voor het eerste ‘soort’ ondernemer. Je hebt er helemaal geen moeite mee om uitdaging na uitdaging aan te pakken. Je zoekt naar oplossingen, bijt je erin vast totdat het is opgelost. Hoe groot de uitdaging ook is.

Maar als het aankomt op de kleine klusjes, dan gooi je die liever aan de kant totdat je er niet meer omheen kunt. Met als gevolg dat de stapel zo hoog is geworden dat je motivatie nog lager is.

Er lijkt gewoon te weinig tijd te zijn voor alles wat je allemaal wilt en moet doen. Herken je dat?

Productiviteitsprobleem

Als het gaat om deze 5-minuten-taken krijg je jezelf maar niet aangezwengeld. Maar uitbesteden wordt ook lastig want in de tijd dat je hebt uitgelegd wat ermee moet gebeuren, heb je het zelf al gedaan. Denk aan de volgende klusjes:

• Dat korte mailtje beantwoorden/bevestigen.
• Opruimen van je mailbox en mailtjes sorteren.
• Of wat denk je van die afspraak maken en noteren.
• Of de juiste documenten zoeken voor dat ene overleg.
• Som moet je gewoon even dat formulier invullen en opsturen.
• Of je wilt reageren op DM berichten in je socials.
• Je mappen organiseren. Want je weet dat als je niet goed archiveert, kun je het niet meer vinden.
• Verwijderen van oude documenten.
• Vergelijken van aanbieders of overstappen van aanbieder.
• Afvinken van taken die gedaan zijn en aanvullen met taken die nog gedaan moeten worden.

Omdat je deze taken niet doet, blijft het allemaal in je hoofd hangen. Dat kost energie!

Overweeg een ‘Saaie Sokken Kwartiertje’

Wat zal er gebeuren met je business als je taken niet uitstelt maar deze kleine acties ook integreert in je werkdag?
Maak er eens een voorstelling van. Wat zie je dan?

Een Saaie Sokken Kwartiertje elke week is voor jou de oplossing. Je kent vast wel die wasmand vol met sokken die samengevoegd moeten worden. Als je daar niet aan begint moet je elke dag door deze mand heen worstelen om een paar passende sokken te vinden. Maar als je er even voor gaat zitten wacht er elke dag een paar sokken die samengevoegd zijn in de mand voor je. Lekker efficiënt op de vroege ochtend. 🙂

Saaie Sokken op je werkdag

Reserveer elke week een kwartiertje voor die Saaie Sokken. Wat is nu een kwartiertje op een werkweek?

Ga er even voor zitten en daag jezelf uit om in dat kwartiertje al die kleine taken achter elkaar af te werken.

Als je dit elke week doet, voorkom je een bulk aan kleine taken waardoor je door het bomen de bos niet meer ziet.
Je zou denken dat iedere ondernemer daar op zit te wachten?

Dé uitdaging van het Saaie Sokken Kwartiertje

En toch is er een grote uitdaging voor dit principe. Het voelt immers als SAAI!
En wat doen we als het saai is?
We scrollen nog even op social media rond.
Oh je moet nog ff plassen.
Je hebt wel zin in koffie, nog even snel halen.

En voor je het weet is het kwartiertje voorbij en denk je… ach ik heb mijn best gedaan. Morgen weer een dag.

Dit uitstelgedrag praat je voor jezelf goed. Maar jij bent degene die er last van heeft. Bewust of onbewust dwalen deze onopgeloste taken door je hoofd. Je kunt het nog niet archiveren in je langdurig geheugen, want je moet er nog iets mee.

Voor ondernemers met lef!

Ik vertel je niets nieuws. Eigenlijk weet je het allemaal al lang. Maar het lukt je gewoon niet. Wil je weten hoe het wel lukt? Plan dan eens een tijdwinst sessie. Alleen voor ondernemers die het lef hebben om naar eigen gedrag te durven kijken.

Uitstellen heeft geen zin meer. Het is nu tijd om het anders te gaan doen.

 

 

Bewustwording, optimalisatie en groei

Ben jij bewust van het goud in jouw bedrijf? Of stap je over je eigen goud heen om andermans goud te ontdekken? Als ondernemer wil je graag bijblijven. Er is elke maand wel een nieuwe tool of gaaf systeem dat het werk van een ondernemer gemakkelijker maakt. Deze nieuwe systemen zie jij misschien wel als de sleutel tot efficiëntie en groei.

Voordat je hals over de kop een nieuw systeem gaat ontdekken sta dan eerst eens stil bij wat je al hebt. Bewustwording hiervan scheelt je veel teleurstelling. Want wat als het geheim van succes niet ligt in het constant najagen van nieuwe systemen, maar in het dieper begrijpen en optimaliseren van je huidige tools en systemen?

Stappenplan optimaliseren van je bedrijfsprocessen

 

1. Wat heb je al in huis?

Neem eens de tijd om te inventariseren welke systemen je al hebt en gebruikt. Wat werkt goed? Waar loop je tegenaan? Begin met een bewustzijn van je huidige processen. Neem de tijd om je systemen te doorgronden. Elk detail, elke mogelijkheid is een stukje van die ondernemerspuzzel die jij te leggen hebt.

2. Identificeer knelpunten

Ontdek waar je bedrijfsprocessen haperen. Zie je bedrijfsprocessen als een kaart. Waar zijn de onontdekte gebieden? Zijn er gebieden waar je vastloopt of waar de efficiëntie verloren gaat? Identificeer deze knelpunten voordat je gaat werken aan het verbeteren van je bedrijfsprocessen. Dit geeft je inzichten.

3. Ontdek verborgen functionaliteiten

Weet jij al alles over de mogelijkheden van je bestaande systemen? Grote kans dat je niet alle functies kent waardoor je efficiëntie laat liggen zonder dat je het weet. Open de geheime kamers en ontdek de verborgen juweeltjes in je huidige systemen.

Tijdwinst en Groei door de juiste systemen

1. Efficiëntie is de sleutel naar tijdwinst

Het optimaliseren van je bedrijfsprocessen betekent directe tijdwinst. Efficiëntie in het gebruik van bestaande systemen kan vaak meer impact hebben dan het implementeren van nieuwe. Daar zit jouw goud!

2. Doelen Bereiken

Een dieper inzicht in je systemen stelt je ook in staat om je doelen specifieker en effectiever op te stellen. Het creëert een gestroomlijnde weg naar het behalen van mijlpalen. Wat heb je daarvoor nodig? Heb je dat al? En zo niet wat is dan de beste oplossing?

3. Bedrijfsgroei

Wanneer je inzicht hebt welke systemen voor je werken en wat je eventueel nog kunt optimaliseren door nieuwe of andere systemen ontstaat er efficiëntie. Efficiëntie is een vruchtbare voedingsbodem voor groei. Met een efficiënt bedrijfsproces zet je een stevig fundament voor de groei en bloei van je bedrijf.

Mijn advies over jouw systemen

Beheers je verlangen om overal in mee te gaan en temper je enthousiasme en nieuwsgierigheid naar nieuwe systemen en tools. In plaats van het nieuwste van het nieuwste na te jagen, ligt de kracht in het bewust omgaan met wat je al hebt.

Jouw eerlijke blik op je bedrijfsprocessen, het identificeren van kansen en het optimaal benutten van je bestaande tools, besparen je tijd en geld. Zo wordt de weg vrijgemaakt voor duurzame groei.

Wat kan je nu al doen?

Het begint met jouw bewustzijn en toewijding aan het maximaliseren van dat wat er al is. Sluit eens aan voor een Lunch & Learn en ontdek hoe efficiënt werken je plezier terugbrengt.