Workflows, hoe wat en waarom

Heb jij al een lekkere workflow?

In de hectische wereld van ondernemerschap is efficiëntie van belang.
Hoe efficiënt ben jij echt?
Ik ben een expert in het vereenvoudigen van processen en het stroomlijnen van workflows. Dit doe ik met als doel dat jij kostbare tijd bespaart en geen last hebt van onnodige stress.

Workflows: hoe wat en waarom…

Het optimaliseren van workflows is van belang als jij je kostbare tijd wil benutten. Tijd die je kunt besteden aan groei en succes.

Wat is een workflow? Dit zijn de stappen die je neemt om taken rondom een bedrijfsproces uit te voeren. Mooie zin, maar wat bedoel je daar nou mee en heb ik wel van die bedrijfsprocessen? Ja! Elke ondernemer heeft meerdere bedrijfsprocessen.

Waarom zou je stil staan bij je workflows?

Een praktijk voorbeeld

Wat denk je bijvoorbeeld van het alom bekende pijnpunt: bonnetjes! Ja echt, ook dat is een bedrijfsproces waarin je stappen neemt en dus stiekem ook een workflow!

Hoe vaak verdrink jij je in een zee van bonnetjes?
Het kost je onnodig veel tijd als je ze gaat sorteren en registreren.
Als de Btw-aangifte komt, ben je altijd weer bonnetjes kwijt.. .

In gesprek met mijn klanten haal ik vaak het voorbeeld van de bonnetjes aan: tel eens hoe vaak een bonnetje door je handen gaat. Ik kom bij sommige klanten wel eens tot 6! keer voordat het bonnetje daadwerkelijk in de boekhouding zit. Deze stappen kunnen echt sneller en effectiever!

En ja, als ik dat benoem, komen de mooiste dingen voorbij:

ik kan toch niet direct bij de kassa mijn bonnetje scannen? Dan hou ik de rij op…
ik bewaar ze goed hoor
ik heb een blokje administratie in mijn agenda hiervoor
administratie is niet mijn sterkste kant

Maar dan de praktijk:

kijk eens op je bureau, handtas, portemonnee. Grote kans dat deze plekken meerdere bonnetjes bevat.
-> Hoeveel extra tijd ben je kwijt om alles te verzamelen als je je bonnen gaat scannen?
waar bewaar je jouw bonnen? In je portemonnee? Totdat deze niet meer dichtgaat en ze toch in je handtas, op je bureau of… belanden.
-> Bewaren is niet de oplossing om effectief met je bonnetjes om te gaan.
super dat je een blokje in je agenda gepland hebt, maar hoe ‘heilig’ is dit blokje, hoe vaak valt dit blokje er toch uit én ga je in dat blokje ook daadwerkelijk aan de slag met die bonnetjes of stapel je toch nog even door?
-> wanneer ga jij je planning serieus nemen, ook de blokken voor je eigen business?
tja ik ben absoluut een voorstander van doen waar je energie van krijgt, maar bij het runnen van een business horen ook zaken die niet leuk zijn. Administratie is vaak een van die ‘niet leuke zaken’.
-> effectief hiermee omgaan, zorgt ervoor dat dit je minimale tijd en energie kost.

Kijk, van mij hoef je niks te veranderen.
Maar als je merkt dat ergens een radartje in jouw business machine niet helemaal lekker loopt, besef dan wel dat dit effect heeft op alle radars in je business. Immers, als er een radar niet loopt, staat je machine automatisch stil.

Het onder de loep nemen van je workflows, nadenken over het standaardiseren hiervan voorkomt het blijven kiezen voor houtje touwtje oplossingen, die geven jou het gevoel dat je efficiënt bezig bent… maar je hebt structurele oplossingen nodig om écht van je business een geoliede machine te maken, zodat je moeiteloos kunt ondernemen én groeien.

De kracht van slimme workflows

Naast bonnetjes zijn er nog tal van andere gebieden waar een gestroomlijnde workflow een verschil voor je gaat maken. Ik ondersteun ondernemers bij het ontwikkelen van effectieve workflows voor diverse taken. Denk bijvoorbeeld aan:

E-mailbeheer
De kunst van het organiseren van e-mails in mappen, het inzetten van filters en het maken van slimme regels levert aanzienlijk veel tijdwinst op.
Contactmomenten met je klanten
Het inrichten van de wijze waarop én hoe je met je klanten communiceert, zorgt voor ruimte in je agenda, mailbox en werkgeheugen.
Tijdbeheer
Meer productiviteit: wie wil dat nou niet? Slimmer werken, niet harder dat is de basis.
Automatisering
Het identificeren van terugkomende taken die kunnen worden geautomatiseerd, dat hoef je dan lekker niet zelf meer te doen.

Hoe maak je slimme workflows voor jouw business?

Een persoonlijke 1-op-1 tijdwinst sessie biedt een maatwerkoplossing voor de specifieke behoeften van jou.

Je krijgt een grondige analyse van bestaande processen. We doorgronden je huidige workflows en ontdekken waar verbeteringen mogelijk zijn.
Maatwerk voor jouw unieke situatie. Iedere ondernemer is anders. We passen samen de workflow aan om perfect aan te sluiten bij jouw specifieke behoeften en doelen.
Deskundige training en begeleiding. Naast het verbeteren van workflows, krijg je deskundige training in het effectieve gebruik van tools en processen.
Ondersteuning en follow-up. Als je dat wilt, blijf ik de vinger aan de pols houden zodat je nieuwe workflow blijft werken en jouw onderneming soepel draait.

Wat moet je doen?

Als dit als muziek in je oren klinkt, stel het dan niet langer uit. Of je nu worstelt met bonnetjes of andere processen in je bedrijf. Schrijf je in voor een 1 op 1 sessie. Na deze sessie kun je jezelf wel voor de kop slaan waarom je dit zo lang hebt uitgesteld. Eindelijk heb je overzicht en rust in de randzaken die je moet doen, maar waar je hart niet ligt. Mijn hart ligt er wel. Irriteer je niet langer aan deze zaken maar neem vandaag de eerste stap naar rust in je organisatie en rust in je hoofd!