Het begint zo simpel. Ineke vraagt of ik een blogartikel over Microsoft Office voor haar wil schrijven. Ik ben direct enthousiast, want ik schrijf graag blogartikelen. Als ik vraag waar ze eigenlijk wil dat het over gaat, krijg ik volledig de vrije hand. Dat is lastig, want er zijn zoveel richtingen om op te gaan.

Eerst maar even een korte introductie

Ik ben Joyce Dunnewold van Haal meer uit Microsoft en geef trainingen in Microsoft Office. Ineke en ik vullen elkaar geweldig aan: we gaan allebei voor tijdbesparing bij onze klant. Waar zij zich richt op de kantoorwerkzaamheden in het algemeen, richt ik me dus specifiek op Microsoft Office en daarbij een klein deel van Windows. Bijna iedereen gebruikt Office. Toch wordt er meestal maar een klein deel van gebruikt en dat is zonde! Mijn missie is om mensen te laten zien en ervaren dat het zoveel makkelijker kan. Om tijd te besparen, overzicht te krijgen, meer zekerheid te hebben en ook gewoon met meer plezier in Office te werken.

En dat geeft direct richting aan dit artikel: ik deel 5 tips om eerder genoemde resultaat te krijgen.

1. Snelonderdelen

Dit is mijn absolute favoriet, te gebruiken in bijvoorbeeld Outlook en Word. Hoe vaak typ jij dezelfde teksten? Met informatie over een product of dienst, informatie over je bedrijf, zinnen als introductie van een offerte of reisinformatie? Typ je dit dan steeds weer opnieuw in? Of denk je aan de laatste keer dat je het mailtje of de brief hebt gestuurd, zoek je dat op en kopieer/plak je dat? Dat kan handiger!

Gebruik hier de functie Snelonderdelen voor. Typ je tekst in een nieuwe e-mail of in een Word-document, selecteer deze, klik op tabblad Invoegen op Snelonderdelen en kies voor “Opslaan in galerie Snelonderdelen…”. Geef een duidelijke naam en klik op OK.

Verwijder nu je getypte tekst in de e-mail of het document, ga weer naar Invoegen – Snelonderdelen en tada… daar staat de tekst. Van nu af aan hoef je alleen daar maar op te klikken om de tekst toe te voegen. Dit mogen overigens ook meerdere alinea’s zijn en zelfs afbeeldingen of tabellen. Hoe handig wil je het hebben?

Het kan overigens nog makkelijker, meer hierover lees je in een blogartikel over de functie Snelonderdelen.

2. Snelle toegang in de verkenner

Soms moet je heel vaak klikken om bepaalde mappen en bestanden te kunnen openen. Natuurlijk kun je snelkoppelingen op je bureaublad zetten, maar dan wordt je bureaublad zo vol.

Gebruik liever de Snelle toegang in de verkenner (Windows 10). Dit lijkt op de vroegere favorieten, je vindt het aan de linkerkant in de verkenner. De laatste mappen die je vaak gebruikt hebt, verschijnen automatisch aan de linkerkant. Ook kun je hier mappen aan vastmaken. Alle locaties waar een punaise bij staat, staan bij mij vast in de verkenner. Die locaties hoef ik dus niet steeds te zoeken, ook niet als ik een bestand wil opslaan. Want ook dan zie ik die locaties staan. Ideaal!

3. Snel toegang tot je bestanden

Mooi aansluitend op de vorige tip is die om supersnel toegang te krijgen tot je bestanden (Windows 10). Je kunt de programma’s die je veel gebruikt vastzetten aan je taakbalk, dit is de meestal zwarte balk onderin je scherm. Hiervoor open je het programma en klik je met de rechtermuisknop op het icoon in de taakbalk. Kies dan voor “Aan taakbalk vastmaken”. Alleen… dan zet je de programma’s vast en niet de bestanden. Daarvoor ga je net een stap verder.

Klik nogmaals met de rechtermuisknop op het icoon op de taakbalk. Je krijgt nu een overzicht van de laatst gebruikte bestanden. Hang je met de muis op de bestandsnaam (nog niet klikken), komt er een punaise. Klik je hierop, wordt het bestand vastgezet. Wil je dus bijvoorbeeld je financiële overzicht openen, hoef je alleen nog maar met de rechtermuisknop op Excel te klikken en vervolgens met links op de bestandsnaam. In 2 klikken je favoriete bestand open (en dat zonder een megavol bureaublad)! Natuurlijk schreef ik ook een blogartikel over snel toegang tot je bestanden.

4. Sneltoetsen

Je kunt ontzettend veel tijd besparen door Sneltoetsen te gebruiken. Helaas is dit niet altijd heel makkelijk. Je kunt immers wel een lijst afdrukken, maar dan moet je er steeds naar zoeken en dat werkt niet echt goed.

Daarom heb ik een Sneltoetsen-challenge gemaakt. Je ontvangt dan steeds een sneltoets die je een week lang kunt gebruiken. Na een week ken je deze wel en krijg je weer een nieuwe sneltoets. Door er op deze manier mee te werken, leer je wel om sneltoetsen te gebruiken. Goed voor je tijd én tegen RSI! Bovendien leer je door de sneltoetsen ook functies die je nog niet kende. Dubbel succes dus! Je kunt je nu gratis en vrijblijvend inschrijven voor de Sneltoetsen-challenge!

5. Creëer overzicht door met taken te werken

Ineke roept het regelmatig en ik ben het helemaal met haar eens: in een hele volle mailbox werk je niet effectief. Zorg ervoor dat je overzicht hebt in wat je moet doen. Dat krijg je niet als je meerdere e-mails vaker moet lezen om te kijken wat je er ‘ook alweer mee moest doen’. En stel dat je vandaag nog uitvalt? Kunnen jouw taken dan direct overgenomen worden omdat er een helder overzicht met taken en afspraken is?

Ineke schreef onlangs een blogartikel over het organiseren in Gmail, ik richt me natuurlijk Outlook. Werk hierin vooral met de taken. En heb je Office 365? Kijk dan eens naar Microsoft To-Do, ook een echt fantastisch programma!

Dit is nog maar een greep uit de tips die ik graag met je deel. Ineke kan je uitstekend helpen om slimmer te werken. Gaat het nou specifiek om Office, dan help ik je natuurlijk ook graag. Ik train meestal individueel of in groepen collega’s. Bovendien ‘spui’ ik niet gewoon mijn kennis, maar ik kijk echt naar wat jij nodig hebt (of jij en je collega’s natuurlijk). Zo krijg je een training op maat, waardoor je vaak minder tijd hoeft te trainen. Zo heb je maatwerk, maar ben je uiteindelijk vele malen voordeliger uit en is het resultaat in ieder geval veel groter. Wil je hier meer over weten?

Neem dan contact met me op!

Vanuit mijn bedrijf beheer ik tal van emailaccounts van mijn klanten. Sommige vanuit Outlook, maar er zijn er ook genoeg die hun email via Gmail hosten. Van de tientallen oplossingen die ik in de afgelopen periode heb geprobeerd om Gmail te organiseren, is de Chrome-extensie Sortd tot nu toe het beste. Het is een grote hulp om op een overzichtelijke manier mijn Gmail te organiseren. Sortd is namelijk een tool die Gmail transformeert naar een werkruimte met kolommen met aanpasbare lijsten, simpelweg door te slepen en neer te zetten.

De werking komt overeen met hoe ik denk en informatie wil bekijken: visueel en in lijsten. Net als zoveel anderen hebben mijn klanten een probleem met e-mailbeheer en vooral dat ze er teveel van hebben. Daarnaast zie ik dat zij moeite hebben om een handvat te vinden voor e-mails waarop actie moet worden ondernomen, die moet worden bewaard en die onmiddellijk kunnen worden verwijderd. Sortd is om twee redenen een grote hulp geweest: het heeft een geweldige gebruikersinterface en het biedt handige functies voor taakbeheer aan Gmail. Het maakt Gmail organiseren veel sneller en makkelijker!

Eenvoudig en snel je Gmail organiseren

En nu zal je denken Gmail, maar dat is toch voor privé email? Nou niet alleen, veel bedrijven maken gebruik van G-suite van Google om hun bedrijfse-mail te hosten en beheren.

Sortd voor Gmail is een eenvoudige, lichte add-on voor Gmail ™ en G-Suite ™, die veel van mijn klanten heeft geholpen om hun bedrijf te laten groeien, meer deals te sluiten, projecten te beheren en meer gedaan te krijgen, gewoon vanuit hun e-mail. Zo geeft kunnen zij het beheer van nieuwe opdrachten en het volgen van diverse projecten makkelijker bijhouden. Gmail organiseren is behalve sneller, nu ook nog eens efficiënter, want Sortd maakt het samenwerken met teams, het toewijzen van taken en het beheren van projecten een stuk gemakkelijker. Doe je veel aan evenementplanning en registratiebeheer of aan beheer van leads voor e-mail en webformulieren, dan zal ook jij veel hebben aan deze tool. 

Effectief Gmail organiseren voor kleine bedrijven

Gmail organiseren met Sortd is ook voor klein bedrijven ideaal. Ik was al geruime tijd op zoek naar een eenvoudige, kosteneffectieve, slimme oplossing voor cruciale office-functies zoals verkoop, accountbeheer en klantenondersteuning, direct in Gmail. In plaats van e-mails te labelen en ze vervolgens in één lange lijst te lezen, kan ik de belangrijkste e-mails ordenen in één dashboard. Dan hoef ik alleen maar mijn e-mails te slepen naar bijvoorbeeld de kolom ‘Taken’ of de kolom ‘Follow-up’ en ik zie in één oogopslag waaraan ik werk of waarop ik wacht. 

Gmail organiseren met Sortd bespaart tijd

Sortd heeft een hoop maatwerk. Je kunt extra lijsten toevoegen, de standaardnamen wijzigen, het vinkje wijzigen en lijsten slepen om ze opnieuw te rangschikken. Ik heb lijsten voor dingen waar ik op moet reageren, items waar ik op wacht voor een antwoord, e-mails waar ik naar moet verwijzen voor mijn huidige projecten, een lijst misschien / ooit en een winkelen / deals lijst. Wat ik misschien wel het leukste vind aan dit systeem, is dat ik me geen zorgen hoef te maken over het labelen van individuele berichten, wat tijdrovend kan zijn en uit de hand kan lopen. Mijn Gmail organiseren was nooit zo prettig en eenvoudig geweest!

Kolommen om effectief je Gmail te organiseren

Met Sortd wordt Gmail organiseren echt een makkie. De belangrijkste categorieën zijn de kolommen. Je bent echter niet beperkt tot het gebruik van de weergave van Sortd. Het kleine knopje aan de rechterkant van het venster schakelt tussen Sortd en de normale weergave van Gmail. En wanneer ik overschakel naar de Gmail-weergave, heb ik nog steeds toegang tot mijn kolommen van Sortd. Dat betekent dat ik snel toegang heb tot de e-mails die ik hebt toegewezen als taken of heb opgeslagen in een andere lijstcategorie, terwijl ik met Gmail werk zoals ik normaal doet.

Het is het beste van beide werelden.

Even voorstellen

Ik ben Ies Biekart en woon samen met Evelien in Amsterdam. We houden van reizen naar exotische landen, zoals Uganda, Myanmar en Madagaskar. Ik hou erg van fotograferen, van de natuur en speel graag golf.

Als businesscoach en eigenaar/oprichter van Visual Increase help ik ondernemers bij het formuleren van bedrijfsplannen en strategie, het meten van de bedrijfsresultaten en het analyseren van risico’s. Dat zorgt voor vertrouwen in de toekomst, meer focus en meer rust.

Kortom: Ik help bedrijven vooruit te komen.

Na een carrière bij de Koninklijke Marine en een werkzame periode bij een internationale organisatie, heb ik in 2015 mijn bedrijf opgericht, omdat ik merkte dat veel ondernemers moeite hadden om de toekomstvisie voor hun bedrijf te bepalen. Het is mijn ervaring dat organisaties een groeispurt maken, nadat ik mijn ervaring, kennis en inspirerend leiderschap heb ingezet. De prestaties van bedrijven verbeteren meestal sterk na een aantal coaching sessies.

Mijn kracht als businesscoach… Mijn kennis en ervaring in bedrijfsvoering, techniek en financiën, maakt dat ik een uitstekend gesprekspartner ben voor iedere ondernemer. Mijn jarenlange ervaring als business controller van grote organisaties als defensie en NAVO, zorgt ervoor dat ik snel tot de kern van de zaak kom. Ik heb een no-nonsens aanpak en mijn motto is: Geld speelt een rol en het resultaat telt! Met dit Blog geef ik aan waarom een officemanager een grote rol speelt in organisaties en bedrijven. Structuur aanbrengen en bedrijfsprocessen analyseren en ze vervolgens goed en automatisch laten verlopen is de kracht van de officemanager.

Is jouw bedrijf een schip op het strand, of..?

Met dit Blog geef ik aan waarom een officemanager een grote rol speelt om bedrijfsprocessen in een organisatie goed en automatisch te laten verlopen. Is jouw bedrijf een schip op het strand?

Een baan aan de wal

Ik ben voor het eerst op het kantoor waar ik de komende tijd ga werken. In de jaren hiervoor heb ik veel gevaren en was mijn kantoor een hut aan boord van een schip. Alhoewel dat ook mijn slaapkamer en mijn huiskamer was. Kantoor kon je het dus nauwelijks noemen. Twee bij drie meter met een bureautje van 100 x 70 cm en een telefoon. Een kastje om spullen op te bergen en een bedbank om te zitten of te slapen. Een wastafeltje en een klein patrijspoortje, wat bij zonsondergang geblindeerd moest worden. Bovendien bewoog dat kantoor ook nog op de golven van de Atlantische Oceaan! Nee, dan is dit wel anders. Een ruime 4×4 kamer met ramen, een bureau van 2 meter met diverse kasten om zaken in op te bergen. Een PC om aan te werken. Zelfs planten in een hoekje. Hmmm… die kunnen trouwens wel wat zorg gebruiken. De voorganger had kennelijk niet zoveel met planten.

Ik kijk om me heen en denk dat ik het hier wel een tijdje kan uithouden als kersvers afdelingshoofd. Ik besluit eens een wandeling te maken langs de collega’s. Het werk als hoofd van een afdeling betekent tenslotte ook dat je goed contact houdt met de medewerkers en het Administratief OndersteuningsPunt (AOP) .

Ik besluit om eerst maar eens bij dat AOP langs te gaan en mij te laten informeren hoe ik aan m’n documenten kom en wat ze bij dat AOP allemaal voor mij kunnen betekenen. 

De kennismaking

In het ‘zaaltje’ naast mij (want zo groot was het wel) zit 1 man en 2 vrouwen. Kees, de chef van het AOP, heet mij hartelijk welkom en introduceert Nathalie en Carolien. Alle 3 werken ze voor de 3 afdelingen binnen de directie waarbij ze ook elkaar kunnen waarnemen bij afwezigheid. Kees werkt daarnaast ook voor de directeur. De ruimte is gezellig ingericht met een zitje, wat tijdschriften en een aantal platen aan de muur. Voornamelijk platen van een voetbalclub, zie ik. Kees zal wel een die-hard fan zijn van ADO Den Haag. 

De documenten die voor mij bestemd zijn, liggen in de kast in mijn postvak en dat puilt al behoorlijk uit. Wat wil je ook? Mijn voorganger is al 3 weken geleden gestopt en inmiddels is er wel het nodige binnengekomen. Na nog wat uitleg over de diverse werkzaamheden en hoe de afdelingen samenwerken, besluit ik meteen aan de slag te gaan. Op enkele dossiers in mijn postvak zie ik ‘spoed’ staan. Benieuwd wat daar zo spoed aan is. Het is immers vredestijd en voor zover ik weet is er geen verhoogde spanning of zo. Het bezoekje aan mijn collega’s en medewerkers doe ik dan later wel. 

Ik bedenk mij overigens tegelijk dat ik eens moet vragen en uitzoeken wie mijn vervanger is, als ik er even niet ben. En wie er dan op let dat de werkzaamheden toch door blijven gaan. Kees heeft daar kennelijk geen aandacht voor. Hij is toch de chef van dit AOP? Hmmm…

Aan de slag met de documenten

Ik vraag of iemand van het AOP mij wat koffie kan brengen. Dat had ik beter niet kunnen doen, want allervriendelijkst wordt me door Kees te verstaan gegeven, dat zij geen koffiejuffrouw spelen en als ik koffie wil, ik dat zelf even moet halen bij de automaat. Nou ja….het is niet anders. Ik ben nu immers onder de ambtenaren in Den Haag en mijn bevoorrechte positie aan boord is voorbij.  Ik wandel terug naar mijn kantoor. Het belangrijkste is dat ik de post sorteer op belangrijkheid en urgentie. Er zit ook een aantal hele dikke verwervingsdossiers bij, waar ik kennelijk geacht word iets van te vinden. De vraag is wat. Een aantal noodzakelijke handtekeningen is reeds door anderen gezet en van mij wordt kennelijk verwacht dat ik het fiatteer. Ik blader door het eerste dossier met ‘Spoed’ en word geholpen door een checklist, die ik in mijn bureaulade vind. Die geeft aan wat er allemaal gecontroleerd moet worden. De oorspronkelijke inkoper zal ik moeten vragen om uitleg, want sommige zaken zijn me niet duidelijk. Ik zal haar zo meteen maar even opbellen om langs te komen. Maar heb overigens nog geen telefoonlijst gevonden. Gek eigenlijk dat dit dossier zolang in mijn postbak heeft gelegen, want de termijn van de offerte is al twee weken verlopen. Nou ja, kennelijk wordt de soep hier niet zo heet gegeten, als hij wordt opgediend! Na nog wat kleinere dossiers die ik snel kan paraferen voor gezien, lees ik de notulen van de laatste directievergadering. En zie ik de agenda voor de komende vergadering van a.s. woensdag. Oh! Daar zitten wat actiepunten voor mijn afdeling in! Straks maar eens vragen wie daar al wat aan heeft gedaan. Wie zat er trouwens bij die directievergadering namens mijn afdeling? Ik zie het nergens staan. Mijn voorganger is immers al een paar weken weg. 

Ik maak een aantekening op m’n blocnote.

En duik in het volgende stuk. Een brief van een leverancier die op een betaling zit te wachten. Waarom ligt dat bij mij? Die had toch meteen naar de betaalafdeling gekund? Ik vink hem af op de roulatieflap, voeg de betaalafdeling toe als actie en gooi hem in de ‘UIT-bak’. Zo, dat was een snelle handeling. ☺ ’t Ruimt al lekker op. 

Archiveren en administreren

Ik vraag me ineens af hoe de archivering hier wordt gedaan. En hoe zit het met personeelsbeheer? Word ik geacht van elk stuk een kopietje aan te houden, of wordt dat elders centraal gedaan? En als dat zo is, hoe vind ik dan stukken terug? Ik maak opnieuw een aantekening op een blocnote. ’t Wordt al een heel lijstje zo!

Daarna vind ik personeelskaarten in de stapel, die door mij moeten worden gecontroleerd. Bij enkele daarvan zit ook een declaratie van gemaakte dienstreizen. Met een paperclip vastgemaakt. Tjonge jonge, moet ik mij daar als afdelingshoofd mee bezig houden? Ik had me wel wat anders voorgesteld toen ik bij een staf in Den Haag ging werken. En dan met een paperclipje! Dat vraagt toch om problemen als die stapel stukken in mijn postbak ligt. Straks verdwijnen al die bonnetjes of zitten ze aan een andere personeelskaart vast!

Aan de slag met de systemen of toch niet?

Er wordt op m’n deur geklopt en ik zie Nathalie van het AOP in de deuropening staan. 

Ze vraagt wanneer de afdeling bij elkaar moet komen, zodat ik met alle medewerkers kan kennismaken. Dat staat voor vandaag gepland in mijn agenda, alleen de exacte tijd en de vergaderzaal moet nog worden geregeld. Ik kijk haar verbaasd aan en vraag haar hoe ik dan in mijn agenda kom. Ze kijkt me meewarig aan. 

‘Is er dan nog niemand langs geweest van de afdeling IT, om uw PC in te richten, uw wachtwoorden te regelen en u toegang te verlenen tot ‘het systeem’?’ ‘Nee, ik heb niemand gezien, maar heb er verder ook niet op gelet, dus misschien stond ik net bij de koffieautomaat’.

Ze lijkt het allemaal normaal te vinden, mompelt iets van ‘zo gaat het hier altijd’ en zal het meteen in orde maken. Ik zeg haar dat de afdelingsvergadering meteen na de lunch kan plaatsvinden en dat ze maar een zaaltje moet regelen. Ik heb geen idee of dat op zo’n korte termijn kan en of de medewerkers ook wel allemaal beschikbaar zijn. En hoop dat iemand anders dat vorige week al met de afdeling heeft afgestemd. 

Ik vraag haar, vóór ze weggaat, ook nog wat ik aan moet met die dienstreis declaraties. En ook gelijk maar waar mijn eigen declaratie naartoe moet. Nathalie is hulpvaardig. 

‘Nou, die declaraties van de medewerkers moet u paraferen voor akkoord en die zal ik dan naar de Directie Personeel brengen, die voor afhandeling en betaling zorgdraagt. Uw eigen declaratie moet u zelf invoeren in het systeem, printen en met de ‘interne post’ versturen naar de directeur. Die  tekent het af voor akkoord’. 

Ik kijk haar verbijsterd aan. 

‘Dus we voeren iets in in een systeem, waarna we gaan printen en lopen?!’ ‘Waarom sturen we dat niet elektronisch naar de directeur, zodat het veel sneller gaat?’

Opnieuw de wat meewarige blik. 

‘Ja dat had ik ook al bedacht, maar deze organisatie wil dat niet veranderen, dus blijft het zo. De reden is dat de directeur bijna nooit achter zijn PC zit en zijn secretaresse geen toegang heeft tot bepaalde personeelsgevoelige informatie’. En daar moest ik het dan maar mee doen. Ik krijg een beeld van een schip op het strand in mijn hoofd.

Aan de slag: mijn To-do lijst

Ik noteer op m’n blocnote dat ik de volgende voorstellen ga doen:

1. Er is iemand nodig die overzicht heeft van alle werkzaamheden binnen de afdeling en de directie en die ‘gestudeerd heeft’ voor office manager. De mensen die werken in het AOP dienen veel pro-actiever te worden en moeten veel meer vooruit denken. Daar is sturing voor nodig: een taak voor de office manager. Het kan toch niet zo zijn dat als iemand gedurende een paar weken afwezig is, alle werkzaamheden voor die persoon blijven liggen? 
2. Iedereen moet weten hoe stukken gearchiveerd worden en op welke manier ze kunnen worden opgevraagd.
3. Nieuwe medewerkers van hoog tot laag moeten een begeleider krijgen, die hen snel wegwijs maakt in de gang van zaken. Ook moet er een handleiding komen, waarin de meest belangrijke zaken staan. Dat moet uiteraard elektronisch benaderbaar zijn.
4. Processen, af te wikkelen binnen de directie, moeten in kaart worden gebracht en veel meer gestroomlijnd.  Als systemen worden gebruikt om de processen uit te voeren, moet het systeem tot het maximale worden benut. Ook een mooie taak voor de proceseigenaren, waarbij de office manager een belangrijke rol speelt v.w.b. de administratieve processen.
5. Iedere medewerker van hoog tot laag moet zijn taak kennen in dat proces en een vervanger moet kunnen overnemen bij afwezigheid, zodat werkzaamheden niet blijven liggen. Dat betekent dus o.a. dat er functiebeschrijvingen moeten komen die zodanig zijn opgezet dat er ruimte is om iemands taak voor een tijdje over te nemen.

Conclusie

Ik besluit de komende week een afspraak te maken met Ronald, de Directeur Planning en Control en tevens mijn baas om hem van mijn ideeën op de hoogte te stellen. Ik zal vooraf Nathalie en het hoofd AOP (Kees) informeren. Misschien dat ik hen kan meekrijgen in mijn ideeën. Zij kennen de organisatie al een lange tijd en hebben daarover vast een mening. Ik wil vooral weten wat er allemaal anders zou kunnen en vooral sneller, met minder arbeid.

Mijn conclusie is dat er binnen deze directie nog veel efficiencywinst valt te behalen en een goede office manager veel kan bijdragen om structuur aan te brengen en processen automatisch te laten verlopen. 

Dat schip moet naar volle zee!

Morgen doe ik het (anders)!

Het was stil de afgelopen tijd met bloggen. Niet dat er geen letters op papier zijn gekomen, in tegendeel! Het afgelopen jaar heb ik gewerkt aan mijn boek ‘Morgen doe ik het (anders)’! Een boek voor ondernemers die meer uit hun dag willen halen.

Ik ben een groot voorstander van tools en andere zaken die je werk makkelijker en efficiënter maken. Regelmatig deel ik een handige tool of checklist die ik tegenkom en erg handig vind. Maar wel ben ik er van overtuigd geraakt dat die handige tool niet voor elke ondernemer even geschikt is. Net zoals het feit dat niet elke methode op dezelfde wijze past bij elke ondernemer.

Ik denk bijvoorbeeld aan de Getting things Done methode. Deze manier van werken helpt je in een paar stappen effectief te werken. Een super tool om je hoofd leeg te houden en inzicht in je taken. Maar… waarom zijn er dan toch nog ondernemers waarvan het hoofd vol zit en de to-do lijsten eindeloos zijn? Dat kan zijn omdat ze nog nooit in aanraking zijn gekomen met deze manier van werken. Maar ik schat de kans groter in dat de ondernemer er echt wel eens van gehoord heeft, het wellicht ook wel geprobeerd heeft toe te passen maar dit niet heeft volgehouden. Waarom? Het kan gedeeltelijk te maken hebben met volhouden. Immers, voordat iets een nieuwe gewoonte is, moet je jezelf ‘dwingen’ om hier een gewoonte van te maken door het regelmatig te blijven doen. Ik geloof dat het niet alleen met ‘opgeven’ te maken heeft. Een tool of methode moet ook bij jou als ondernemer passen. We zijn niet allemaal hetzelfde en daarom passen ook niet alle methodes of tools bij alle ondernemers!

Hoe enthousiast ik het ook probeer om een tool te laten gebruiken bij een klant, als dit niet bij het type ondernemer past, wordt het nooit een succes. Daarom introduceer ik in mijn boek 3 type ondernemers:

Roxy de Regelaar

De ondernemer die houdt van structuur en hier vooral controle over wil houden. Zij is behulpzaam en regelt graag zaken voor anderen waardoor ze over haar eigen grenzen heengaat en van deadline naar deadline leeft.

Patrick de Pionier

De ondernemer die heel enthousiast wordt van visiegroepen. Meedenken met andere ondernemers vindt hij geweldig. Zijn visie en missie heeft hij heel duidelijk uitgewerkt en de doe-taken plaatst hij altijd onderaan zijn lijstje. Die besteedt hij bij voorkeur uit.

Claire de Creatieveling

De ondernemer bij wie altijd nieuwe ideeën oppoppen. Zij denkt visueel, stelt repeterende taken liever uit en structuur voelt voor haar als een keurslijf.

1 tool voor allen of allen voor 1 tool?

Hoe goed en effectief een tool ook is. Ik denk dat het belangrijk is dat je als ondernemer eerst goed onderzoekt of de tool bij je past.

De vragen die ik mijzelf stel voordat ik de nieuwe tool mag gebruiken

• Is dit systeem echt anders dan hetgeen ik al gebruik?
• Welke oplossing biedt dit systeem?
• Heb ik deze oplossing ook nodig (oftewel, heb ik wel dit probleem)?
• Welke mogelijkheden bieden de gratis variant? En kan ik eventueel opschalen?
• Als het over een betaald systeem gaat: heb ik deze kosten gereserveerd en past dit in mijn begroting?
• Past dit systeem bij mijn manier van werken?

En hoe graag ik ook een nieuwe tool uitprobeer, vaak sneuvelen er al veel tools bij een van bovenstaande vragen.

Ik ben benieuwd: herken jij jezelf in 1 van de ondernemerstypes?

In mijn jaren als officemanager, maar zeker de jaren als ondernemer zag ik dat ondernemers vaak tegen dezelfde problematiek aanlopen.  Het boek ‘Morgen doe ik het (anders)!’ helpt ondernemers om weer rust en ruimte in je hoofd en op je werkplek te krijgen. Het doel van het boek is dat jij eindelijk eens stil staat bij je onderneming. Dat je goed onderzoekt en analyseert hoe jij doet wat je doet. Want dan pas word je bewust hoe je het sneller, effectiever, makkelijker en leuker kunt doen. Ieder hoofdstuk bevat praktische oefeningen en in de bijbehorende online omgeving vind je geweldige tools, checklijsten, werkbladen en methoden om direct mee aan de slag te gaan.

Jouw exemplaar bestellen? Klik hier voor jouw exemplaar.